Behördliche Systemkontrolle – Mit AMS gut vorbereitet! / 2.3.3 Durchführung einer behördlichen Systemkontrolle

Die Überwachung kann je nach Situation mit der Systemkontrolle oder der Complianceprüfung beginnen.

Die Systemkontrolle besteht aus mehreren Teilschritten: Vorinformation, strukturiertes Gespräch, Dokumentenprüfung und die Stichprobe. Die Teilschritte orientieren sich hinsichtlich der Strukturierung und des Inhalts an den Prüfgegenständen der Elemente der LV 54. Der Ablauf der Teilschritte kann variieren. Tab. 3 skizziert die Schritte.

Anlass	Je nach Anlass der Systemkontrolle (eigeninitiiert, anlassbezogen oder im Rahmen eines Projekts) ist der Startpunkt differenziert zu wählen: z. B. können bei anlassbezogener Revision die dem Anlass zugrunde liegenden Arbeitsschutzmängel und deren organisatorische Ursachen der Ausgangspunkt sein.
Vorinformation	Die Vorinformation erfolgt i. d. R. aufgrund der Aktenlage. Im Vorfeld einer Systemkontrolle kann auch ein Informationsgespräch mit dem Betrieb stattfinden. Dies kann zweckmäßig sein, z. B. bei eigeninitiierten Revisionen oder wenn die Organisationsprüfung im Rahmen von Projekten oder Schwerpunktaktionen durchgeführt wird. In größeren Betrieben lässt sich in einem Informationsgespräch festlegen, welche Ansprechpartner und welche Unterlagen zur Einsichtnahme am Überprüfungstermin bereitstehen sollten. Außerdem können im Vorfeld Unterlagen vom Betrieb angefordert werden. Die Vorinformationen geben Hinweise auf die zu prüfenden Elemente.
Strukturiertes Gespräch im Betrieb	Die Überwachung der Arbeitsschutzorganisation erfolgt i. d. R. durch organisationsbezogene Gespräche, ggf. ergänzt durch Befragung einzelner Mitarbeiter. Gesprächsleitfäden und andere Befragungsinstrumente können die Durchführung der Befragungen erleichtern und eine Vollständigkeit der zu überprüfenden Aspekte sicherstellen. Ansprechpartner ist in jedem Fall der Arbeitgeber oder weitere Verantwortliche. Darüber hinaus kommen diejenigen Funktionsträger infrage, die in der Arbeitsschutzorganisation des Betriebs eine Schlüsselfunktion innehaben: weitere Führungskräfte, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt, Betriebsrat etc. Der Betriebsrat, wenn vorhanden, wird grundsätzlich wie bei jeder Revision hinzugezogen.
Dokumentenprüfung	Ergänzend zum Gespräch erfolgt zusätzlich eine Prüfung der Dokumente. Dabei sollten stichprobenartig wesentliche Dokumente (die z. B. die Aufgaben- und Kompetenzzuteilung der einzelnen Funktionsträger und die Organisation arbeitsschutzrelevanter Abläufe wiedergeben) eingesehen werden.
Stichprobe im Rahmen der Systemkontrolle	Die Überprüfung der Umsetzung der organisatorischen Regelungen an den Arbeitsplätzen erfolgt im Zuge einer Revision (möglichst mit einem kompetenten Ansprechpartner). Bei der Auswahl steht die Bedeutung für die Umsetzung der organisatorischen Regelungen im Vordergrund sowie die Frage, ob die Stichprobe jeweils repräsentativ ist.
Abschlussgespräch	In einem Abschlussgespräch sollten die ersten wichtigsten Ergebnisse dargestellt werden, ggf. mit dem Hinweis, dass sich eine detaillierte Bewertung anschließt, aus der weitere Ergebnisse resultieren werden.
Beratung	Wird deutlich, dass der Arbeitgeber aufgrund fehlender Kenntnisse nicht in der Lage ist, eine funktionierende Arbeitsschutzorganisation einzurichten, so sind ihm die Möglichkeiten zur Implementierung der Strukturen und Prozesse einer systematischen Organisation des betrieblichen Arbeitsschutzes aufzuzeigen. Der Arbeitgeber soll darauf hingewiesen werden, dass er Möglichkeiten der Information und Beratung hat durch: die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder/und den Betriebsarzt des Betriebes, die Nutzung von Medien (z. B. Leitfäden der Länder, Handlungshilfen der Unfallversicherungsträger), externe Dienstleister oder Berufsverbände. Bei der Beratung sollte insbesondere auf die Funktionsfähigkeit der Aufbau- und Ablauforganisation eingegangen werden und auf die Umsetzung von arbeitsschutzorganisatorischen Regelungen, wie sie in den Elementen formuliert sind, hingewirkt werden.
Ergebnisfeststellung	Nach Abschluss der Überprüfungen wird festgestellt: inwieweit die erforderlichen Regelungen umgesetzt worden sind und Anwendung finden, welche Mängel in der Arbeitsschutzorganisation vorliegen, ob die Situation vor Ort und die dort getroffenen Maßnahmen im Arbeitsschutz an den Arbeitsplätzen ausreichen und wirksam sind, welche Arbeitsschutzmängel ggf. vorgefunden wurden, und soweit möglich welche organisatorischen Ursachen den Arbeitsschutzmängeln zugrunde liegen. Wird im Ergebnis festgestellt, dass die bisherigen Prüfungen nicht ausreichen, sind vertiefende Untersuchungen durchzuführen, z. B. durch die Einbeziehung weiterer Elemente.
Bewertung	Auf der Grundlage des Ergebnisses der Revision/Betriebsbesichtigung beurteilt die überwachende Behörde den jeweiligen Organisationsgrad hinsichtlich der untersuchten Elemente und ob der Arbeitgeber über eine geeignete Organisation zur Ermittlung, Planung und Durchführung der erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes als Gesamtes verfügt.
Verwaltungshandeln	Ausgehend von...