Fachbeiträge & Kommentare zu Kanzlei

Rz. 105 Für den Fall, dass keine Gebührenvereinbarung mit dem Auftraggeber geschlossen worden und dieser Verbraucher ist (§ 13 BGB), sieht der Gesetzgeber einen Höchstbetrag für die Vergütung vor. Der Höchstbetrag der Gebühr beläuft sich auf 250 EUR (§ 34 Abs. 1 S. 2, S. 3 Hs. 1 RVG). Da der Gesetzgeber nicht weiter geregelt hat, anhand welcher Kriterien der Gebührenbetrag k...mehr

Rz. 113 Zur Herstellung eines besonders guten Arbeitsklimas gewähren einige Kanzleien ihren Mitarbeitern diverse "Annehmlichkeiten". Obwohl diese einen guten Zweck verfolgen, müssen hier die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften beachtet werden, damit es zu keiner finanziellen Mehrbelastung des Arbeitnehmers oder des Arbeitgebers führt. Rz. 114 Grds. ge...mehr

Rz. 9 Immer wieder in Telefonseminaren gefordert ist ein Lächeln am Telefon. Damit ist gemeint, dass sich Ihre allgemeine Stimmung auf den Anrufer überträgt und somit den weiteren Gesprächsverlauf beeinflusst und Sie daher in einer freundlichen Grundstimmung ans Telefon gehen sollten. Sie werden vielleicht bereits gemerkt haben, dass Sie, wenn Sie gut gelaunt ans Telefon gehen...mehr

Rz. 85 Die im Nachfolgenden zusammengestellten Tipps für die Durchführung des Regulierungsgespräches basieren ausschließlich auf jahrelanger Erfahrung und Auswertung von mehreren Hunderten Regulierungsgesprächen der Verfasser beim Personenschaden. Literatur zu diesem Thema ist – soweit ersichtlich – bislang in dieser Form nicht vorhanden. Rz. 86 Wenn im Folgenden der Begriff ...mehr

Rz. 6 Die größte Schwierigkeit bei der Regulierung des Personenschadens liegt darin, aus der Fülle der Personenschäden den Großschaden herauszufinden. Dieses erfordert besondere Sachkenntnis und begründet ein erhebliches Haftungspotential. Jeder Anwalt ist also gut beraten, bei der Aufklärung des Sachverhalts Indizien aufzunehmen, die für das Vorliegen eines Großschadens spr...mehr

Rz. 88 Ein besonderes Augenmerk muss auf "versteckte Fristen" gerichtet sein. Akten mit "versteckten Fristen" müssen einer täglichen Kontrolle unterliegen. Beispiel für eine "versteckte Frist" In einem zivilrechtlichen Verfahren vertreten Sie den Beklagten. Im Anschluss an die mündliche Verhandlung erlässt der Richter den nachfolgenden Beschluss, der dem Beklagten und Ihnen i...mehr

Rz. 32 Vor dem Hintergrund der Rechtsprechung zum Anwaltsrecht (vgl. unter anderem OLG Celle, Urt. v. 6.5.2009 – 3 U 294/08, OLGR Celle 2009, 661 H) ist es als unabdingbar anzusehen, dass Rechtsanwälte ihre Mandanten im Rahmen einer schriftlichen Aufklärung darüber informieren, welche Zahlungen voraussichtlich gerichtlich zugesprochen werden könnten, sofern ein wichtiger Gru...mehr

Rz. 1 Im Bereich der Personenschäden tritt zwangsläufig die Frage nach einer privaten Unfallversicherung auf. Jeder Rechtsanwalt, der Personenschäden bearbeitet, sollte daher seinen Mandanten fragen, ob dieser über Personenversicherungen, wie z.B. die private Unfallversicherung, verfügt. In größeren Kanzleien ist es manchmal üblich, dass ein Sachbearbeiter den Bereich des Ve...mehr

Rz. 18 § 23 RVG Allgemeine Wertvorschrift (verkürzte Darstellung) (1) Soweit sich die Gerichtsgebühren nach dem Wert richten, bestimmt sich der Gegenstandswert im gerichtlichen Verfahren nach den für die Gerichtsgebühren geltenden Wertvorschriften. In Verfahren, in denen Kosten nach dem Gerichtskostengesetz oder dem Gesetz über Gerichtskosten in Familiensachen erhoben werden...mehr

Rz. 266 Egal welches Programm man für die elektronische Aktenführung benutzt, so ist es jedoch stets erforderlich, vorab Organisationsanweisung für die Bearbeitung zu formulieren, um so den Mitarbeitern die Arbeit mit der elektronischen Akte zu erleichtern.mehr

Rz. 19 Auch beim Erwerbsschaden können eventuell eintretende Komplikationen, Spätfolgen oder Risiken bei den Ausgangsverletzungen zu erhöhten Schadensersatzansprüchen führen. Hier besteht generell die Möglichkeit, entweder die Risiken durch Zukunftsschadensvorbehalte abzusichern oder aber sich die etwaigen Komplikationen durch höhere Schadensersatzleistungen abfinden zu lass...mehr

Rz. 16 Gem. § 51 BRAO ist das Abschließen einer Berufshaftpflichtversicherung für RA Pflicht und muss sowohl bei der Erstzulassung als auch während der gesamten Dauer der Anwaltstätigkeit nachgewiesen werden. In dem abzuschließenden Vertrag ist die Versicherung zu verpflichten, der zuständigen Rechtsanwaltskammer den Beginn und die Beendigung des Vertrags sowie jede Änderung...mehr

Rz. 19 Europa wächst zusammen mit der Folge, dass in den letzten Jahren immer mehr fremdsprachige Mandanten auch in den kleinen und mittleren Kanzleien betreut werden und nicht nur in den großen international agierenden Wirtschaftskanzleien. Rz. 20 Die nachstehende Liste soll nur einen kleinen Überblick über häufige Sätze am Telefon geben. In den letzten Jahren werden speziel...mehr

RA Prof. Dr. Peter Bilsdorfer / RA Philip Christian / RA, FAStR Michael Kaufmann[*] Es ist eine Legende, die sich hält und zudem gut anhört: Der Gangsterboss Al Capone soll sein durch illegale Betätigungen erworbenes Geld tatsächlich in Waschsalons investiert und so die wahre Herkunft verschleiert haben. Als er vor Gericht stand und nach seiner Profession gefragt wurde, soll ...mehr

(Auch) Steuerberater müssen zur Verhinderung von Geldwäsche über ein wirksames Risikomanagement verfügen, das im Hinblick auf Art und Umfang ihrer Geschäftstätigkeit angemessen ist. Das Risikomanagement umfasst eine Risikoanalyse nach § 5 GwG sowie interne Sicherungsmaßnahmen nach § 6 GwG. Der Steuerberater hat im Bereich der Risikoanalyse (§ 5 GwG) diejenigen Risiken der Gel...mehr

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Die Zusammenarbeit mit dem Fordernden kann die gesamte Kanzlei unter Stress setzen. Kommunikation: Sie ist häufig hektisch und getrieben von den Terminen des Mandanten. Anstatt geplanter, strukturierter Abstimmungen diktiert er das Geschehen: spontane Anrufe, fordernde E-Mails und die permanente Erwartung sofortiger Verfügbarkeit. Die Mitarbeiter fühlen sich wie auf Knopfdruc...mehr

Die Zusammenarbeit mit einem chaotischen Mandanten ist – wenig überraschend – stressig und fehleranfällig. Kommunikation: Sie besteht zum Großteil aus Nachhalten, Erinnern und nicht zuletzt kreativem Improvisieren. Der Kanzlei-Postausgang an diesen Mandanten ist gefüllt mit E-Mails à la „Bitte liefern Sie noch…“ oder „Wir warten noch auf …“. Häufig sind mehrere Rückfragen nöt...mehr

Die Zusammenarbeit mit preis-sensiblen Mandanten ist geprägt von einem ständigen Aushandeln des Kosten-Nutzens. Kommunikation: In vielen Gesprächen kommt früher oder später das Thema Kosten auf. Das Team muss darauf gefasst sein, dass der Mandant oft nach "kostengünstigeren Alternativen" fragt. Beispiel: "Muss der Steuerberater das machen oder kann das mein Buchhalter erledig...mehr

In der Zusammenarbeit bedeutet ein misstrauischer Mandant zunächst, dass vieles länger dauert als bei einem durchschnittlichen Mandanten. Kommunikation: Statt pragmatisch auf die Expertise des Steuerberaters zu vertrauen, verlangt er umfangreiche Erklärungen, Begründungen und Belege für jeden einzelnen Arbeitsschritt. Die Kanzlei sieht sich mit unzähligen Rückfragen konfronti...mehr

Anfangs mag ein jammernder Mandant harmlos erscheinen – er schreit nicht, er droht nicht. Aber seine permanente Negativität kann auf Dauer ebenso belasten. Kommunikation: Die Gespräche ziehen sich in die Länge, da er immer wieder neue Aspekte seines Ungemachs ausbreitet. Aus einem 15-Minuten-Telefonat zur Besprechung der Quartalszahlen wird leicht eine Stunde Therapiegespräch...mehr

Kommunikation: Sie läuft hier heiß. Mitarbeiter sind ständig mit diesem Mandanten im Gespräch oder beantworten seine E-Mails. Das stört den Arbeitsfluss beträchtlich – besonders wenn die Anfragen oft banal oder vorschnell sind. Beispiel: Der Mandant fragt etwas per E-Mail, bevor er darüber nachdenkt, dann ruft er kurz darauf an, um noch was hinzuzufügen, dann kommt vielleich...mehr

Befindet sich ein Online-Gelehrter unter den Mandanten, spürt man das deutlich in der Kommunikation und Zusammenarbeit der Kanzlei. In der Gesprächsführung verschiebt sich die Dynamik: Statt einem unbedarften Mandanten die Grundlagen zu erklären, steht der Steuerberater nun gezielten Nachfragen ähnlich denen in der Steuerberaterprüfung und bisweilen einem besserwisserischen ...mehr

In der Kommunikation kostet ein unentschlossener Mandant vor allem Zeit und nicht zuletzt Nerven. Auswirkungen auf die Projektarbeit: Entscheidungen werden hinausgezögert, wodurch Fristen enger werden. Die Kanzlei erstellt womöglich mehrere Entwürfe, weil der Mandant sich zunächst nicht festlegen kann ("Machen Sie doch sicherheitshalber mal beide Varianten/Berechnungen fertig...mehr

Dieser Mandantentyp hinterlässt in der Kanzlei oft verbrannte Erde, wenn nicht richtig damit umgegangen wird. Kommunikation: Gespräche mit ihm sind geprägt von Spannung. Mitarbeiter gehen vielleicht schon mit Bauchschmerzen ans Telefon, wenn seine Nummer aufleuchtet. Sachliche Diskussionen werden schwierig, da er oft ins Persönliche abrutscht oder gar droht ("Wenn Sie das nic...mehr

Die Zusammenarbeit mit einem Alleswisser kann zermürbend sein. Kommunikation: Statt eines offenen Austauschs entwickelt sich oft ein Einbahnstraßen-Gespräch, bei dem der Mandant referiert und der Steuerberater kaum zu Wort kommt. Konstruktiver Rat wird als Kritik an der Expertise des Mandanten missverstanden. Das Team der Kanzlei empfindet solche Mandanten oft als anstrengend...mehr

Tipp 1: Erwartungshaltung aktiv steuern. Entwickeln Sie einen Service-Level-Plan für Ihre Kanzlei. Darin legen Sie fest, welche Reaktionszeiten als Standard gelten und welche Sonderleistungen es gibt. Kommunizieren Sie diesen Plan insbesondere neuen Mandanten proaktiv. Das schafft klare Verhältnisse und schützt vor unrealistischen Ansprüchen. Tipp 2: Vertragliche Absicherung....mehr

Für die Kanzlei bedeutet der Umgang mit Alleswissern: gut vorbereitet und selbstbewusst, aber diplomatisch auftreten. Tipp 1: Nutzen Sie schriftliche Zusammenfassungen. Nach jedem Meeting mit einem Alleswisser sollte man das Besprochene z. B. per E-Mail festhalten ("Zur Erinnerung: Wir haben besprochen, dass…"). Das schafft Klarheit und kann später bei Honorarstreitigkeiten h...mehr

Ein paar praktische Tipps, um Misstrauen abzubauen und eine produktive Zusammenarbeit zu ermöglichen: Tipp 1: Vertrauensvorschuss geben. Auch wenn es paradox klingt – gehen Sie erst einmal mit einem positiven Menschenbild in die Beziehung. Unterstellen Sie dem Mandanten nicht pauschal Unfreundlichkeit, sondern begegnen Sie ihm freundlich und verbindlich. Oft taut er auf, wenn...mehr

Tipp 1: Schulung in Deeskalation. Überlegen Sie, Ihren Mitarbeitern (und sich selbst) ein Training im Umgang mit aggressiven Kunden zu gönnen. Dort lernt man Techniken, wie man in der Hitze des Gefechts kommuniziert, ohne Öl ins Feuer zu gießen. Z. B. Ich-Botschaften statt Vorwürfen ("Ich möchte Ihnen helfen, lassen Sie uns gemeinsam schauen…" statt "Sie müssen sich beruhige...mehr

Tipp 1: Klare Prozessvorgaben. Definieren Sie für Mandanten verbindliche Abläufe: z. B. "Belege sind monatlich zu liefern, sonst…" und kommunizieren Sie das bei Mandatsbeginn. Schriftlich festhalten (Mandanten-Info oder Vertrag). Tipp 2: Fristverlängerungen proaktiv nutzen. Wenn Sie wissen, Mandant X ist chronisch spät, beantragen Sie frühzeitig Fristverlängerungen beim Finan...mehr

Tipp 1: Beratungsprozess standardisieren. Entwickeln Sie einen Workflow zur Entscheidungsfindung: z. B. Erstgespräch mit Darstellung der Optionen, danach kurze Bedenkzeit, dann Entscheidungs-Meeting. Kommunizieren Sie dem Mandanten, dass das so üblich ist – das nimmt ihm das Gefühl, er müsste ewig überlegen. Tipp 2: Nutzen Sie Visualisierung. Unentschlossene Mandanten können ...mehr

Tipp 1: Beschwerden positiv nutzen. Klingt kontraintuitiv, aber: Jammerer liefern Feedback – und jede Beschwerde birgt auch einen Hinweis auf mögliche Verbesserungen. Schulen Sie Ihr Team, Beschwerden nicht genervt abzutun, sondern systematisch zu erfassen und auszuwerten. Vielleicht steckt hinter manchem Gejammer ein konkreter Kritikpunkt ("Ich bekomme immer so spät Infos")...mehr

Tipp 1: Klare Honorarpolitik definieren. Entwickeln Sie – idealerweise schriftlich – eine Honorarpolitik, die Sie Mandanten kommunizieren können. Darin kann z. B. stehen: "Wir berechnen nach StBVV/Zeithonorar, orientieren uns aber am Nutzen für den Mandanten." Zeigen Sie, dass Sie dem Thema Preis einen Platz geben, und auch, dass es fair zugeht. Tipp 2: Keine Angst vor Honora...mehr

Tipp 1: Erwartungsmanagement von Anfang an. Schon beim Mandatsstart kann man präventiv etwas sagen wie: "Wenn zwischendurch Fragen auftauchen, notieren Sie sie gerne – wir können sie bei unserem nächsten Termin oder gebündelt am Telefon klären." So setzen Sie subtil den Ton, dass nicht jede Frage sofort und einzeln behandelt wird. Tipp 2: Interne Richtlinie – wenn Mandant X a...mehr

Tipp 1: Vorbereitung ist alles. Bitten Sie den Mandanten schon vor dem Termin, Ihnen seine Fragen oder Quellen zu schicken. So können Sie sich gezielt vorbereiten und eventuelle Irrtümer in den mitgebrachten Informationen vorab erkennen. Tipp 2: Mehrwert verdeutlichen. Machen Sie klar, welchen Mehrwert Ihre Beratung bietet. Das gelingt z. B. mit einer Anekdote: "Ein Mandant v...mehr

Bei einem misstrauischen Mandanten ist die Honorarfrage ein sensibles Terrain. Er argwöhnt möglicherweise, die Kanzlei könnte mehr berechnen als geleistet oder unnötige Leistungen erbringen, nur um die Rechnung zu erhöhen. Konkrete Herausforderungen: Er will das Honorar höchst detailliert aufgeschlüsselt haben. Ein pauschaler Betrag ohne genaue Leistungsliste weckt sofort sei...mehr

Honorartechnisch ist der Fordernde Mandant ein zweischneidiges Schwert. Einerseits erzeugt er oft Mehrarbeit, die eigentlich zu einem höheren Honorar führen müsste. Andererseits ist er nicht immer bereit, mehr zu bezahlen – schließlich sieht er seine Forderungen als normal an. Herausforderungen im Einzelnen: Wenn nach StBVV oder vereinbarten Pauschalen abgerechnet wird, droht...mehr

Wie der Name schon sagt, liegt die größte Herausforderung dieses Mandantentyps direkt im Bereich Honorar. Irrtum entlarvt: Viele Steuerberater fürchten „Der Mandant will nur billig“ – doch das ist nicht immer wahr, Mandanten wollen vor allem Wert fürs Geld. Der Preis-Sensible allerdings legt den Fokus stark auf möglichst wenig bezahlen. Herausforderungen im Einzelnen: Preissetz...mehr

Beim "Chaotischen" Mandanten herrscht das pure Durcheinander. Verhalten und Denkweise Ordnung und Fristen sind nicht seine Stärke. Er kommt mit einem Schuhkarton voll unsortierter Belege kurz vor Ultimo in die Kanzlei gestürmt oder schickt USB-Sticks voller digitaler Quittungen – natürlich ohne irgendeine Struktur. Typische Szenen: Telefonanrufe am Abend des 30. Juli – "Mir is...mehr

Diese ständige Kontaktsuche ist auch eine Honorarfalle. Unproduktive Zeit: Viele kurze Telefonate oder E-Mails summieren sich zu Stunden – doch kann man das alles abrechnen? Wenn vertraglich z. B. ein Pauschalhonorar vereinbart wurde, sind solche Zwischenfragen oft als "inklusive" angesehen. Selbst bei Zeithonorar erfasst man ehrlicherweise nicht jedes 3-Minuten-Gespräch, sch...mehr

Der chaotische Mandant verursacht in der Honorargestaltung einige heikle Punkte. Mehraufwand: Ganz klar, sein Chaos produziert zusätzliche Stunden – sei es für Sortierarbeiten, für mehrfache Rückfragen oder für Last-Minute-Einsätze des gesamten Teams. Laut StBVV kann man solche Mehrarbeiten teilweise berücksichtigen, aber oft schluckt die Kanzlei einiges an Kulanz (man will d...mehr

Ein Alleswisser-Mandant stellt auch bei der Honorarfrage besondere Herausforderungen. Da er meint, viele Aufgaben eigentlich selbst zu beherrschen, neigt er dazu, den Wert der Beratungsleistung zu unterschätzen. Er könnte argumentieren, bestimmte Arbeiten seien "doch nur Routine" oder" in 5 Minuten erledigt". Entsprechend kritisch begutachtet er Rechnungen und fragt detailli...mehr

Der misstrauische Mandant begegnet der Kanzlei von Anfang an mit Vorsicht und Argwohn. Misstrauen und Argwohn könnte dabei auf schlechten Erfahrungen aus alten Beratungsverhältnissen herrühren, seien Sie also mit dieser Einstellung nicht zu kritisch. Verhalten und Denkweise Er hinterfragt jede Empfehlung zweimal, sucht nach Haken und Ösen in Verträgen und vermutet nicht selten...mehr

Beim jammernden Mandanten liegen die Herausforderungen eher indirekt in der Honorarthematik. Zeit ist Geld: Der offenkundigste Effekt: Er beansprucht überproportional viel Zeit für zumeist unbezahlten Gesprächsbedarf, der nicht immer fachlich notwendig ist. Diese "Kummerkasten-Zeit" wird schwerlich abrechenbar sein. Wenn man jeden Anruf streng nach Minuten fakturierte, würde ...mehr

Kommunikative Deeskalation steht bei Aggressiven an erster Stelle. Grundregel: Bleiben Sie selbst ruhig, sachlich und professionell – auch wenn der Mandant laut wird. Wie man in der Psychologie weiß: Wenn eine Seite laut ist, hilft "Gegenlauten" nicht, es schaukelt sich sonst hoch. Stattdessen mit leiser, kontrollierter Stimme antworten. Das wirkt häufig wie ein Dämpfer, da ...mehr

Überblick Es geht um einen oft unterschätzten, aber zentralen Aspekt der steuerberatenden Tätigkeit: dem professionellen Umgang mit sog. "schwierigen Mandanten". Dabei wird insbesondere der Zusammenhang zwischen spezifischen Mandantentypen, typischen Kommunikations- und Verhaltensmustern sowie den daraus resultierenden Herausforderungen für die ZusammenarbeitundHonorargestal...mehr

Um mit einem Fordernden Mandanten klarzukommen, ist aktives Erwartungsmanagement das A und O. Kommunikativ sollte die Kanzlei von Beginn an die Spielregeln definieren, ohne den Mandanten vor den Kopf zu stoßen. Eine klare und freundliche Ansage gleich zu Mandatsbeginn kann Wunder wirken: "Wir freuen uns, Sie zeitnah und umfassend zu unterstützen. Damit das gut klappt, möchte...mehr

Struktur aufzwingen, ohne zu bevormunden: Das ist die Kunst. Kommunikativ sollte man früh klarmachen, wie wichtig sein Mitwirken für die gewissenhafte Bearbeitung ist. Im Erstgespräch (oder sobald das Chaos-Muster erkannt ist) offen ansprechen: "Unsere Arbeit ist nur so gut wie Ihre Zuarbeit. Wir brauchen geordnete Unterlagen bis Termin X." Manchmal hilft den Chaoten eine ex...mehr

Honorartechnisch birgt der Unentschlossene Tücken, die auf den ersten Blick gar nicht offensichtlich sind. Herausforderung 1: Umfangreicher Beratungsaufwand. Weil der Mandant viel Zuspruch und Wiederholung benötigt, investiert die Kanzlei deutlich mehr Beratungszeit. Das sind Stunden, die entweder extra berechnet werden müssten oder im vereinbarten Honorar untergehen. Bei ein...mehr