Fachbeiträge & Kommentare zu Kanzlei

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Rz. 10 Wie bereits unter § 2 Rdn 171 ff. dargestellt, ist es äußerst hilfreich, sein E-Mail-Postfach zu strukturieren. Es bietet sich hier an, verschiedene Ordner anzulegen. Diese könnten z.B. sein: Rz. 11 Denken Sie daran, dass es der Höflichkeit und der Schnelligkeit des E-Mail-Verkehrs entspricht, wenn der Bewerbe...mehr

Rz. 6 Nicht nur die Mitarbeiter des RA, sondern auch alle sonstigen Personen, die bei der beruflichen Tätigkeit des Anwalts mitwirken, unterliegen der Verschwiegenheitspflicht. Hierzu gehören unzweifelhaft aber eben auch (und leider gerne vergessen) Rz. 7 In § 2 ...mehr

Rz. 18 In Telefonschulungen wird "aktives Zuhören" zur Konfliktbewältigung empfohlen. Dabei liegt die eigene Konzentration ganz aufseiten des Gesprächspartners. Aktives Zuhören besteht dabei aus drei Schritten: Bei der Zusammenfassung sollte der...mehr

Rz. 273 Gem. Art. 30 DSGVO muss ein Verzeichnis über alle Datenverarbeitungen der Kanzlei erstellt werden, hierzu gehören insbesondere Das Verzeichnis muss schriftlich oder elekt...mehr

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Rz. 132 Zuwendungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen anlässlich einer Betriebsveranstaltung zählen grundsätzlich zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit (§ 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG). Rz. 133 Unter Betriebsveranstaltungen fasst man dabei alle Veranstaltungen, die zwar gesellschaftlichen Charakter haben, darüber hinaus aber auch bet...mehr

Rz. 82 Im Hinblick auf die Ermittlung, Berechnung und Notierung von Fristen muss zunächst eine Arbeitsanweisung erfolgen, welche Fristen von dem Fristensachbearbeiter ermittelt, berechnet und notiert werden und welche Fristen von dem RA zu ermitteln und zu berechnen sind. Rz. 83 Zu unterscheiden ist dabei zwischen den in Ihrer Kanzlei gängigen Fristen und den Fristen, die in ...mehr

Rz. 1 Sie alle haben schon Einkäufe für die Kanzlei getätigt (Kauf von Briefmarken, Kaffee, Putzmitteln oder dergleichen). Meistens sind das Arbeiten, die während der Ausbildungszeit (gelegentlich) erledigt werden mussten. Regelmäßig werden die mahnenden Worte "Vergessen Sie nicht, sich die Rechnung geben zu lassen. Das ist ganz wichtig." mit auf den Weg gegeben. Hat man die...mehr

Im Jahr 2008 entwickelte Gundel Baumgärtel die Idee, ein praxisorientiertes Fachbuch zu verfassen. Sie konnte Ivana Bugarin und mich sofort für das Projekt gewinnen. Bereits in der Anfangsphase wurde deutlich, wie unterschiedlich unser Arbeitsalltag in den jeweiligen Kanzleien gestaltet war. Dennoch vereinte uns die Vielfalt der zu bewältigenden Aufgaben. In unseren Kanzleie...mehr

Rz. 60 Arbeitnehmer haben grds. im Krankheitsfall Anspruch auf Lohnfortzahlung für maximal sechs Wochen. Um kleine bzw. mittelständische Betriebe finanziell zu entlasten, wurde die sog. Umlage U1 eingeführt. An diesem Umlageverfahren nehmen alle Arbeitgeber mit regelmäßig bis zu 30 Beschäftigten teil, sodass die meisten Kanzleien umlagepflichtig sind. Die umlagepflichtigen A...mehr

Rz. 13 Besonders wichtig ist ferner, dass ein Anrufer möglichst direkt – ohne weitere Umwege – mit dem zuständigen Sachbearbeiter verbunden wird, denn nichts ist nerviger als mehrfach weiterverbunden zu werden und andauernd in die Warteschleife zu kommen. Zudem bekommt der Anrufer dabei den Eindruck, das Büro wäre schlecht organisiert, da man ihm nicht sofort weiterhelfen ko...mehr

Rz. 57 Der Posteingang findet nicht nur am Vormittag statt, wenn der Briefträger im günstigsten Fall die Eingangspost auf Ihren Schreibtisch legt, sondern über den ganzen Tag verteilt – auch außerhalb der Bürozeiten. Sicherlich kennen Sie die Flut von E-Mails und Telefaxen, die zunächst an einem Montagmorgen im Büro warten. Mittlerweile gibt es auch private Postzusteller, die...mehr

Rz. 201 Einige sofortige Beschwerden werden typischer Weise selbstständig von den in einer Kanzlei beschäftigten Mitarbeitern bearbeitet. Eine Auswahl dieser sofortigen Beschwerden sind hier dargestellt. Selbstverständlich wird nicht auf alle möglichen sofortigen Beschwerden eingegangen, sondern auf die im Büroalltag am häufigsten vorkommenden. I. Allgemeines Rz. 202 Gegen ein...mehr

Rz. 3 Eigentlich könnte man meinen, telefonieren kann jeder. Die Telefon-Praxis ist jedoch allzu häufig sehr ernüchternd. Gerade das Telefon spielt in der Anwaltskanzlei eine bedeutende Rolle, da der Mandant meist mit einem Telefonat den ersten Kontakt mit der Kanzlei aufnimmt. Und der erste Eindruck entscheidet häufig, ob ein Mandat erteilt wird. I. Annahme des Telefonats Rz...mehr

Rz. 139 Sollte das Kanzleikonto nicht über ein entsprechendes Guthaben verfügen, um den Zahlungsverpflichtungen nachzukommen, kann es auch sein, dass der RA im Laufe des Jahres Einlagen erbringen muss. Rz. 140 Zum Jahresende, wenn der Gewinn feststeht, kann dann überprüft werden, ob der Anwalt zu viel oder zu wenig aus der Kanzlei entnommen hat.mehr

Rz. 41 § 5 BUrlG sieht in folgenden drei Fällen einen Anspruch auf Teilurlaub vor: Rz. 42 In allen o.g. Fällen entsteht 1/12 des Jahresurlaubs je vollen Kalende...mehr

Rz. 9 Es gibt unterschiedlich lange Verschwiegenheitsverpflichtungserklärungen, die alle ihren Zweck erfüllen. Die meisten Rechtsanwaltskammern haben entsprechende Formulare auf ihren Seiten ins Netz gestellt. Die Verschwiegenheitsverpflichtungserklärung der Bundesrechtsanwaltskammer finden Sie auf der Homepage www.recht-clever.info/wp-content/uploads/2021/04/Verschwiegenhei...mehr

Rz. 20 Neben der Mandantenbuchhaltung (Verhältnis Mandant und RA) kann im Wege der Forderungsbuchhaltung (Verhältnis Mandant und Gegner), also bei Forderungen des Mandanten gegen einen Dritten oder umgekehrt, die gesonderte Abrechnung des Kontos durch den RA erfolgen (Zwangsvollstreckungsangelegenheiten). Aber auch hier steht eine direkte Verknüpfung zur Finanzbuchhaltung. Z...mehr

Rz. 74 Bereits seit dem 1.1.2017 besteht die Verpflichtung für RAe, Schutzschriften zur Verhinderung eines Verfügungsbeschlusses ohne mdl. Verhandlung gem. § 944 ZPO in einem einstweiligen Verfügungsverfahren nur noch in elektronischer Form über das Zentrale Schutzschriftenregister einzureichen. Die Gerichtskosten für die Einreichung einer Schutzschrift betragen gemäß § 1 Nr....mehr

Rz. 624 Gerade in der Zwangsvollstreckung gehen oftmals Zahlungen für den Auftraggeber (sog. Fremdgeld) auf dem Konto des RA ein. Der RA muss Fremdgelder grds. an den Auftraggeber weiterleiten. Rz. 625 Der RA ist bei der Behandlung der ihm anvertrauten Vermögenswerte zu der erforderlichen Sorgfalt verpflichtet (§ 43a Abs. 7 S. 1 BRAO). Fremde Gelder sind unverzüglich, d.h., o...mehr

Rz. 76 Betriebsausgaben sind in § 4 Abs. 4 EStG definiert. Es handelt sich um Aufwendungen, die durch die Kanzlei veranlasst sind und sie müssen notwendig, angemessen, üblich und zweckmäßig sein. Aber nicht alle Aufwendungen sind abzugsfähige Betriebsausgaben. Rz. 77 Steuerrechtlich sind nicht alle betrieblich veranlassten Betriebsausgaben gewinnmindernd zu berücksichtigen. I...mehr

Rz. 26 Zum Starten des beA geht man wie folgt vor: Rz. 27 Das Arbeiten mit dem beA ist rec...mehr

Rz. 28 Nicht selten muss der RA einen auswärtigen Gerichtstermin wahrnehmen, der oftmals auch weit außerhalb der Ortes seines Kanzleisitzes stattfindet. Je größer die Entfernung zwischen Kanzleisitz und Gerichtsort ist, desto eher stellt sich die Frage, ob der RA die Gerichtstermine selbst wahrnehmen oder ein anderer RA mit der Vertretung im Gerichtstermin beauftragt werden ...mehr

Rz. 88 Das Feedbackgespräch soll grds. nicht als Beschwerdeinstrument benutzt werden, da es dazu dienen soll, die Kanzlei und den entsprechenden Mitarbeiter voranzubringen. Eine Stellungnahme über das allgemeine Büroklima ist erlaubt, reden Sie jedoch nie schlecht über Kollegen oder lästern gar. Rz. 89 Eine einzige Ausnahme sei hier erlaubt, wenn Sie Opfer von Mobbing geworden...mehr

Rz. 276 Mit allen externen Dienstleistern (IT-Firma, Lohnbüro) müssen entsprechende Verträge zur Einhaltung der Datensicherheit abgeschlossen werden. Mandanten und Besucher der Website müssen über den Datenschutz informiert werden. Entsprechende Hinweise zu den Datenschutzbestimmungen müssen auf der Kanzlei-Website überarbeitet werden und die Mandanten sollten bei Mandatsbegi...mehr

Rz. 4 I.d.R. sollte das Telefonat nach dem zweiten und vor dem fünften Klingeln angenommen werden. Mit dem ersten Klingeln wäre man zu schnell am Hörer und würde signalisieren, man hätte nichts anderes zu tun und würde nur vor dem Telefon sitzen und warten. Außerdem sollte man sich für den Anrufer auch Zeit nehmen und einmal durchatmen, bevor man ans Telefon geht. Lässt man da...mehr

Rz. 25 Sofern der Antrag schriftlich oder nachträglich gestellt wird, ist das nachstehende Formular zu verwenden. Rz. 26 Praxistipp: Einen entsprechenden Vordruck für einen Antrag auf Bewilligung von Beratungshilfe können Sie bspw. kostenlos auf der folgenden Internetseite einsehen und herunterladen: https://justiz.de/service/formular/dateien/agI1.pdf Rz. 27 Bevor die verschied...mehr

Rz. 34 Besonders bei Kolleginnen und Kollegen, die nicht gerade in einer arbeitsrechtlichen Kanzlei arbeiten, gibt es immer wieder Unsicherheiten beim Thema Urlaub. I. Dauer Rz. 35 Gemäß § 3 Abs. 1 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) beträgt der gesetzliche Urlaubsanspruch 24 Werktage. Unter Werktagen versteht man dabei die Wochentage von Montag bis Samstag, sodass es letztendlich ein...mehr

Rz. 144 Haben Sie keinen Auftrag zur Berufungseinlegung, sollten Sie nicht tätig werden. Dies ist dem Auftraggeber mitzuteilen. Praxistipp: Weisen Sie den Auftraggeber vor Ablauf der Frist ruhig ein zweites Mal darauf hin, dass Sie ohne seine Zustimmung (oder besser: ohne seinen Auftrag) nicht tätig werden. Rz. 145 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 7.15...mehr

Rz. 194 Zuletzt folgt die Unterschrift bzw. die Signatur des Antragstellers. In das linke Feld ist der vollständig ausgeschriebene Name des Antragstellers einzutragen. Bei Antragstellung durch einen Rechtsanwalt ist hier der Name des Rechtsanwalts einzutragen – nicht der Name der Kanzlei.mehr

Rz. 58 In den vorangegangen Abschnitten haben Sie eine Übersicht erhalten, wie das beA aufgebaut und strukturiert ist sowie die Erstellung und den Versand von Nachrichten verinnerlicht. So sehr der elektronische Rechtsverkehr unsere Arbeitsweise digitalisiert und damit auch unabhängiger werden lässt, so ist das System nicht fehlerfrei und auch in den letzten Jahren hat sich ...mehr

Rz. 68 Neben der Umlage U1 stellt die Umlage U2 (Mutterschaft) eine weitere finanzielle Entlastung für Arbeitgeber dar. Über die Umlage U2 erhalten Arbeitgeber eine Erstattung ihrer Aufwendungen, die sie nach dem Mutterschutzgesetz (MuSchG) zahlen müssen. Rz. 69 Im Jahre 2006 wurden folgende Punkte hinsichtlich der Umlage U2 neu geregelt:mehr

Rz. 13 Immer wieder stellt sich die Frage, wie eine E-Mail-Bewerbung aussehen soll. Vom Grundsatz her gilt: wie eine "normale" Bewerbung, nur in elektronischer Form. Die E-Mail selbst kann dabei bereits das eigentliche Anschreiben darstellen oder es wird als Anhang der E-Mail beigefügt. In diesem Fall wird nur ein kurzer E-Mail-Text verfasst und auf die Anlagen verwiesen. Au...mehr

Rz. 93 Die elektronische Signatur ist eine Art Siegel oder Stempel (ähnlich den Siegeln und Stempeln, die Notare für Beurkundungen und Beglaubigungen benutzen) für digitale Daten. Zur Erstellung der Signatur benötigt der RA ein qualifiziertes Zertifikat, das ein Zertifizierungsdienstanbieter ausstellt und mit dem sich die Identität des RA als Zertifikatsinhabers nachweisen l...mehr

Rz. 237 Besonders bei größeren Excel-Tabellen bietet es sich an, bestimmte Zahlen einfach zum Zwecke der Übersichtlichkeit "auszublenden". Rz. 238 Im vorliegenden Beispiel soll eine Reduzierung der Tabelle lediglich auf die Dezernate und auf die Jahresausgaben erfolgen. Um jedoch weiterhin einen einfachen Zugriff auf die dahinterstehenden Daten zu erhalten, werden die betreff...mehr

Rz. 278 Künstliche Intelligenz (KI) ist eine Technologie, die es Computern ermöglicht, menschenähnliche Aufgaben zu erledigen, wie z.B. wie das Verstehen von Sprache, das Lösen von Problemen oder das Erstellen von Texten. Besonders bekannt sind KI-basierte Sprachmodelle, die Texte schreiben, übersetzen oder zusammenfassen können. Die bekanntesten Modelle sind:mehr

Rz. 1 Neben dem Kostenrecht stellt die Zwangsvollstreckung ein Spezialgebiet der Rechtanwaltsfachangestellten in der Kanzlei dar. Nach Sammlung von Berufserfahrung und ggf. entsprechenden Fortbildungsmaßnahmen können Rechtsanwaltsfachangestellter die Zwangsvollstreckung in vielen Kanzleien eigenverantwortlich bearbeiten und damit die Rechtsanwälte spürbar entlasten. Rz. 2 Zwa...mehr

Rz. 159 Es reicht nicht aus, nur Berufung einzulegen. Die Berufung muss begründet werden. Erstaunlich finde ich, in wie vielen Kanzleien der Ablauf der Berufungsbegründungsfrist immer wieder für eine "Überraschung" sorgt. Die Berufung kann zunächst gem. § 513 ZPO nur darauf gestützt werden, dass die Entscheidung auf einer Rechtsverletzung (§ 546 ZPO) beruht oder nach § 529 Z...mehr

Rz. 127 Die Regelungen für die GWG gelten nur für abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die einer selbstständigen Nutzung fähig sind. Nach § 6 Abs. 2 EStG ist ein Wirtschaftsgut nicht für sich allein nutzbar, wenn es nach seiner betrieblichen Zweckbestimmung nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens genutzt werden kann und die in de...mehr

Rz. 18 Wegen der Abrechnung der mandantenbezogenen Daten ist auch eine sog. Mandanten-Buchführung, in der sämtliche Geschäftsvorfälle erfasst werden, zu führen – wobei hier eine Verknüpfung der Finanzbuchhaltung mit der Mandantenbuchhaltung besteht. D.h. zahlt der Mandant eine Vergütungsrechnung, erfolgt eine Einnahme, die sich in der Finanzbuchhaltung niederschlägt. Es erfo...mehr

Rz. 66 Ein in der Praxis wichtiges Arbeitsgebiet ist die PKH/VKH (zukünftig nur noch PKH) sowie der Umgang mit Mandanten, die u.U. einen Anspruch auf PKH haben. In diesem Kapitel ist dieses Thema mit der Hilfe von Beispielen und Musterformularen den Kanzleimitarbeitern eine Orientierungshilfe und Unterstützung, die evtl. in der Praxis bisher gar nicht oder sehr selten mit PK...mehr

Rz. 39 Es lässt sich leider nicht immer vermeiden, dass sich einige Mandanten beschweren. Vielleicht kennen Sie das auch: häufig rechnet man, wenn man sich beschwert, mit einer "Abwehrhaltung" des anderen – frei nach dem Motto: Angriff ist die beste Verteidigung. Wie angenehm überrascht ist man, wenn genau das Gegenteil eintrifft. Rz. 40 Folgende Dinge sollten Sie berücksicht...mehr

Rz. 198 Folgeanträge für RAe sind verpflichtend in maschinell lesbarer Form als EDA-Datei und über das beA einzureichen. Dies umfasst den Antrag auf Neuzustellung des Mahnbescheids, den Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheids und den Antrag auf Neuzustellung des Vollstreckungsbescheids und auch im Falle der Vertretung des Antragsgegners muss der Widerspruch gegen den...mehr

Rz. 161 Bei den Fristen im Zivilverfahren wird zwischen unterschieden. Rz. 162 Im Zivilprozess sind die allgemeinen Vorschriften über die Fristen in den §§ 221 bis 229 ZPO geregelt. Rz. 163 Nachstehend soll ein Überblick über die in einer Kanzlei wichtigsten Fristen im Zivilprozess ...mehr

Rz. 50 Die Bearbeitung des Postein- und auch Postausgangs ist eine Aufgabe, die keinesfalls unterschätzt werden darf und aufgrund Ihrer großen Bedeutung ausschließlich in den Aufgabenbereich einer ausgebildeten und mit der Kanzlei vertrauten Fachkraft fallen sollte. Insbes. die Fristenberechnung und Terminverwaltung bei der Eingangspost darf nur von einer ausgebildeten Fachk...mehr

Rz. 3 Aus § 238 HGB (Handelsgesetzbuch), ergibt sich die Buchführungspflicht für Kaufleute. Alle Geschäftsvorfälle müssen in ihrer Entstehung und Abwicklung nachvollziehbar sein. § 1 HGB definiert die Kaufmannseigenschaft. Danach ist Kaufmann derjenige, der ein Handelsgewerbe betreibt. Gem. § 2 HGB sind Gewerbetreibende diejenigen, die im Handelsregister eingetragen sind. Ge...mehr

Rz. 80 Ein weiterer Grundsatz hört sich banal an, ist aber für das Gelingen eines Feedbackgesprächs äußerst wichtig: sich Zeit zu nehmen. Planen Sie für das Feedbackgespräch eine gute Stunde ein und legen es, wenn es in Ihren Möglichkeiten liegt, an einen der nicht ganz so stressigen Tage. Nichts ist schlimmer, als wenn der Chef aus einer "langwierigen Besprechung" mit einem ...mehr

Rz. 21 Die Lohnbuchhaltung ist für das Erfassen, Abrechnen und Buchen von Löhnen und Gehältern zuständig. Es ist für jeden Mitarbeiter eine monatliche Gehaltsabrechnung zu erstellen, und zwar in brutto und netto, sowie ein Lohnkonto zu führen. Die Nettogehälter sind an die Mitarbeiter auszuzahlen. Gleichfalls sind die Abgaben (Lohnsteuer, ggf. Kirchensteuer und Sozialversich...mehr

Rz. 169 Durch Einsatz von Internet und E-Mails ist jedoch das Kanzleileben schneller geworden. Hatte man noch vor Jahren eine Anfrage an den Mandanten per Post gestellt, so erhält man heute z.T. innerhalb von kürzester Zeit die Rückantwort und kann diese z.T. am gleichen Tag weiterbearbeiten. Rz. 170 Doch immer wieder werden die Handhabungspflichten für E-Mails verkannt:mehr