§ 2 Kanzleiorganisation / VII. Gruppierungen

Ivana Bugarin, Michael Brunner

Rz. 237

Besonders bei größeren Excel-Tabellen bietet es sich an, bestimmte Zahlen einfach zum Zwecke der Übersichtlichkeit "auszublenden".

Rz. 238

Im vorliegenden Beispiel soll eine Reduzierung der Tabelle lediglich auf die Dezernate und auf die Jahresausgaben erfolgen. Um jedoch weiterhin einen einfachen Zugriff auf die dahinterstehenden Daten zu erhalten, werden die betreffenden Zeilen und Spalten nicht einfach ausgeblendet, sondern mithilfe der Excel-Funktion Gruppierungen bearbeitet.

Rz. 239

Zunächst einmal sollen die Mitarbeiter der einzelnen Dezernate zusammengefasst werden.

1.	Markieren Sie hierzu die entsprechenden Nummern der Zeilen.
2.	Gehen Sie in der Multifunktionsliste auf die Registerkarte Daten und dort auf die Gruppe Gliederungen.
3.	Wählen sie den Befehl Gruppieren aus.

Rz. 240

Nach Ausführen des Befehls wird der markierte Zellbereich zusammengefasst, es erscheint ein Plus- oder Minuszeichen am Rande der Tabelle zum Auf- und Zuklappen des entsprechenden Bereichs, ähnlich der Ordnerstruktur im Explorer oder Outlook.

Rz. 241

Bzw.

Rz. 242

Des Weiteren sollen die einzelnen Monate des jeweiligen Jahres zusammengefasst werden.

1.	Markieren Sie hierzu die entsprechenden Buchstaben der Spalten.
2.	Führen Sie wiederholt den Befehl Gruppierungen aus.

Rz. 243

Unsere Komplettübersicht über die Mitarbeiter der Sozietät ist nun vollständig. Zugeklappt und daher für einen Gesamtüberblick besonders geeignet, sieht sie wie folgt aus:

Rz. 244

Für Detailfragen kann man die Tabelle jedoch jederzeit in den einzelnen Bereichen aufklappen.

Rz. 245

Praxistipp:

Excel-Tabellen sollten grds. das Merkmal der Übersichtlichkeit erfüllen, um Gesamtzusammenhänge schnell zu erfassen. Hierzu bietet Excel – wie oben dargestellt – einige sinnvolle Formatierungsfunktionen.

Rz. 246

Auch der übersi...

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