Gelangensbestätigung & Co. – Erfahrungsberichte aus der Praxis

Die eigentliche Gelangensbestätigung kommt nur in relativ wenigen Fällen zum Einsatz. Die Unternehmen stoßen dabei häufig auf Unverständnis, wenn sie ihre EU-Kunden um eine Unterschrift auf der vorbereiteten Gelangensbestätigung bitten. Viele Kunden können damit nichts anfangen oder haben Angst vor zivilrechtlichen Konsequenzen ihrer Unterschrift. Der Vorschlag, zunächst mit Umsatzsteuer abzurechnen und erst nach Erhalt der Gelangensbestätigung die Rechnung zu korrigieren, scheitert häufig am Widerstand der Kunden. Die umgekehrte Variante (Umsatzsteuer nachberechnen, wenn Gelangensbestätigung nicht zurückkommt) funktioniert auch schlecht, da es am Druckmittel fehlt, wenn der Kunde die Lieferung bereits erhalten hat.

Beliebter Alternativ-Nachweis sind u.a. die Tracking-and-tracing-Protokolle von Kurier- und Paketdiensten (oder auch Speditionen). Mehrere Teilnehmer der IHK-Veranstaltung verließen sich bei den Tracking-and-Tracing-Protokollen auf den Online-Abruf bei ihren Dienstleistern. Dass dieser häufig nur für 90 Tage zur Verfügung steht, war manch einem nicht bewusst. Es empfiehlt sich daher, die Protokolle im eigenen Unternehmen zu archivieren.

Wer die Protokolle als Ersatz für die Gelangensbestätigung nutzt, muss zusätzlich die schriftliche oder elektronische Auftragserteilung nachweisen. Erfolgt die Auftragserteilung durch den Abnehmer, ist diese Variante also ungeeignet. Ein Rahmenvertrag mit dem Dienstleister dürfte dagegen als Nachweis für die Auftragserteilung ausreichend sein.

Auch Spediteursbescheinigungen werden von einigen Unternehmen genutzt, allerdings lassen sich die Spediteure diesen Aufwand gerne bezahlen. Die Preise hierfür variieren offenbar stark und lagen bei den Teilnehmern je nach Umfang zwischen 1,50 EUR und 15 EUR pro Bescheinigung. Zum Teil werden die Bescheinigungen von den Spediteuren über eigene Portale zur Verfügung gestellt.

Unabhängig von der Art des Nachweises stellt sich auch die Frage der Archivierung. Hier zeigte sich, dass einige Unternehmen nach wie vor auf "Papier" setzen und Nachweise ausdrucken und abheften. Bei vielen hat sich allerdings die elektronische Archivierung durchgesetzt. Dabei stellt sich auch die Frage, ob es sinnvoll ist, die Archivierung einem Dienstleister (z. B. Spedition) zu überlassen und nur im Bedarfsfall (Betriebsprüfung) darauf zuzugreifen. Die Teilnehmer waren sich bewusst, dass dies mit einigen Risiken verbunden ist (Zuverlässigkeit des Dienstleisters, Insolvenz etc.).  

Spannend wird auch sein, wie die Betriebsprüfer zukünftig mit den Nachweisanforderungen umgehen. Auch für sie sind die Änderungen in der UStDV noch Neuland. Belastbare Erkenntnisse wird man wohl erst in einigen Jahren haben. Man kann jedoch vermuten, dass sich die Prüfer nicht alle Nachweise einzeln ansehen werden. Sie werden voraussichtlich Stichproben machen oder sich ansehen, wie die Erfüllung der Nachweispflichten im Unternehmen organisiert ist. Interessant war der Erfahrungsbericht einer Teilnehmerin, wonach – trotz Nichtbeanstandungsregelung – bereits für das Jahr 2013 Nachweise entsprechend der Neuregelung verlangt wurden.

Einig waren sich die Teilnehmer der IHK-Veranstaltung auf jeden Fall in einem Punkt, nämlich, dass der deutsche Sonderweg bei den Nachweispflichten ein bürokratisches Ärgernis und darüber hinaus einen echten Wettbewerbsnachteil darstellt.