Nutzt ein Arbeitnehmer seinen Dienstwagen auch für Pendelfahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, muss der Arbeitgeber diesen Vorteil lohnsteuerlich gesondert erfassen. Zur Vorteilsermittlung kann er entweder auf die pauschale 0,03 %-Methode oder eine Einzelbewertung der tatsächlich durchgeführten Fahrten zurückgreifen. Letztere Methode lohnt bei wenigen Fahrten.
Arbeitnehmer können die private Nutzung ihres Dienstwagens nach der pauschalen 1 %-Methode versteuern (§ 8 Abs. 2 Satz 2 i. V. m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG). Sofern sie das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen, erhöht sich dieser Vorteil monatlich um 0,03 % des Kfz-Bruttolistenpreises für jeden Entfernungskilometer, der zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte liegt (§ 8 Abs. 2 Satz 3 EStG). Während die 1 %-Versteuerung bereits zur Anwendung kommt, wenn ein Arbeitnehmer die bloße Möglichkeit der Privatnutzung hat, kann der Vorteil aus der Dienstwagennutzung für Pendelfahrten zur Arbeit auf Grundlage der tatsächlich durchgeführten Fahrten berechnet werden.
BFH ebnete den Weg für Einzelbewertung
In 2010 hatte der BFH in mehreren Urteilen entschieden, dass ein Arbeitnehmer nur insoweit einen Vorteil für Pendelfahrten zur Arbeit versteuern muss, wie er den Dienstwagen tatsächlich für diese Fahrten nutzt (BFH, Urteile v. 22.9.2010, VI R 54/09, VI R 55/09, VI R 57/09). Nach Ansicht des Gerichts ist die Nutzungsversteuerung ein Korrekturposten zum Werbungskostenabzug. Zum Hintergrund: Ein Arbeitnehmer kann seine tatsächlichen Pendelfahrten zur Arbeit auch dann mit der Entfernungspauschale als Werbungskosten abziehen, wenn er mit dem Dienstwagen gefahren ist und ihm deshalb keine Kosten entstanden sind. Durch den Ansatz eines an die tatsächlichen Fahrten gekoppelten Nutzungsvorteils wird dieser „Abzug ohne Aufwand“ wieder kompensiert.
Nach der BFH-Rechtsprechung ist zur Ermittlung des Zuschlags für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte eine Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten mit 0,002 % des Kfz-Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer vorzunehmen (0,002 % des Listenpreises x Wegstrecke x Anzahl der Fahrten).
Beispiel: Ein Arbeitnehmer hat mit seinem Dienstwagen (Bruttolistenpreis: 35.000 EUR) im Mai 2016 insgesamt 12 Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte (Entfernung: 13 km) unternommen. Eine Einzelbewertung ergibt folgenden monatlichen geldwerten Vorteil:
12 Fahrten x 0,002 % x 35.000 EUR x 13 km = 109,20 EUR
Nach der pauschalen 0,03 %-Regelung würde sich ein monatlicher geldwerter Vorteil von 136,50 EUR ergeben (0,03 % x 35.000 EUR x 13 km).
Wahlrecht zwischen 0,03 %-Vorteil und Einzelbewertung
In Reaktion auf die BFH-Rechtsprechung aus 2010 hat das BMF mit Schreiben vom 1.4.2011 folgende Regelungen zur Vorteilsversteuerung bei der Dienstwagennutzung für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte erlassen, die bis heute Gültigkeit haben:
Der Arbeitgeber ist im Lohnsteuerabzugsverfahren nicht zur Einzelbewertung der tatsächlichen Pendelfahrten verpflichtet, sondern kann den Nutzungsvorteil weiterhin nach der pauschalen 0,03 %-Regelung berechnen.
Alternativ kann er den Lohnsteuereinbehalt auf Grundlage einer Einzelbewertung der tatsächlich durchgeführten Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte vornehmen, wenn der Arbeitnehmer ihm gegenüber kalendermonatlich schriftlich erklärt, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er das betriebliche Kraftfahrzeug tatsächlich für Pendelfahrten zur Arbeit genutzt hat. Auf Grundlage dieser Angaben darf der Arbeitgeber den Nutzungsvorteil dann beim Lohnsteuerabzug für jede tatsächlich durchgeführte Fahrt mit 0,002 % des Kfz-Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer ansetzen.
Hinweise: Die Berechnung des Nutzungsvorteils nach den tatsächlichen Fahrten ist lohnsteuerlich günstiger als die 0,03 %-Methode, wenn der Arbeitnehmer monatlich weniger als 15 Fahrten zu seiner Tätigkeitsstätte unternimmt.
Zu beachten ist, dass der Arbeitgeber die monatlichen Erklärungen des Arbeitnehmers als Beleg zum Lohnkonto nehmen muss, um bei einer späteren Lohnsteuer-Außenprüfung den geringeren (oder ganz ausbleibenden) Lohnsteuereinbehalt rechtfertigen zu können. Aus Vereinfachungsgründen beanstandet es die Finanzverwaltung nicht, wenn der Arbeitgeber für den Lohnsteuerabzug jeweils die Erklärung des Vormonats zugrunde legt.
Hinweis: Die Einzelbewertung ist auf 180 Fahrten pro Jahr begrenzt. Erklärt ein Arbeitnehmer mehr Fahrten, muss der Arbeitgeber für die darüber hinausgehenden Fahrten keinen lohnsteuerlichen Vorteil mehr ansetzen.
Kein unterjähriger Wechsel möglich
Der Arbeitgeber kann jedoch nicht innerhalb eines Jahres von der pauschalen 0,03 %-Methode zu einer Einzelbewertung der Pendelfahrten übergehen, denn das Wahlrecht muss für jedes Kalenderjahr einheitlich ausgeübt werden.
Hinweis: Hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer für die Pendelfahrten in den ersten Monaten des Jahres 2016 bereits nach der 0,03 %-Methode einbehalten, muss er diese Art der Vorteilsermittlung also noch bis zum Jahresende durchhalten. Ist für den Arbeitnehmer eine Einzelbewertung der Fahrten günstiger (z. B. weil er bis zum Jahresende nur noch wenige oder gar keine Pendelfahrten zur Tätigkeitsstätte mehr unternommen hat), geht ihm jedoch kein Geld verloren, denn er kann später im Zuge seiner Einkommensteuererklärung zur günstigeren Einzelbewertung wechseln. Es gilt:
Veranlagungsvorbehalt
Der Arbeitnehmer ist in seiner Einkommensteuererklärung nicht an die Methode der Vorteilsermittlung gebunden, die sein Arbeitgeber im Lohnsteuerabzugsverfahren gewählt hat. Wurden seine Pendelfahrten zur Arbeit beim Lohnsteuerabzug pauschal mit 0,03 % versteuert, kann er bei seinem Finanzamt im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung nachträglich eine Einzelbewertung seiner tatsächlich durchgeführten Fahrten erwirken. Hierzu muss er dem Amt für jeden genutzten Dienstwagen darlegen, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er sie tatsächlich für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte genutzt hat. Zudem muss er durch Belege glaubhaft machen, in welcher Höhe sein Arbeitgeber einen 0,03 %-Zuschlag lohnsteuerlich angesetzt hat (Nachweis z. B. anhand von Gehaltsabrechnungen oder einer gesonderten Bescheinigung des Arbeitgebers). Das Finanzamt ermittelt den geldwerten Vorteil dann nur für die tatsächlich durchgeführten Fahrten und erstattet dem Arbeitnehmer die zu viel einbehaltene Lohnsteuer zurück.
Fazit
Fährt ein Arbeitnehmer seine erste Tätigkeitsstätte mit dem Dienstwagen monatlich weniger als 15-mal an und wollen die Arbeitsparteien den Lohnsteuereinbehalt für diese Pendelfahrten möglichst gering halten, so bietet sich eine (jahresweise einheitliche) Einzelbewertung der Fahrten nach der 0,002 %-Methode an. Hierfür muss der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber allerdings monatlich mitteilen, wann er mit dem Dienstwagen zur Arbeit gefahren ist. Wer diesen Verwaltungsaufwand scheut, sollte im Lohnsteuerabzugsverfahren an der pauschalen Vorteilsermittlung nach der 0,03 %-Methode festhalten. Dem Arbeitnehmer erwachsen hierdurch keine finanziellen Nachteile, denn er kann später im Zuge seiner Einkommensteuerveranlagung die günstigere Einzelbewertung der Fahrten wählen, sodass das Finanzamt ihm die zu viel gezahlte Lohnsteuer zurückerstattet.
Weitere News zu diesem Thema: