Büro der Zukunft: neue Anforderungen an die Führung

Unternehmen im Silicon Valley machen es vor: Dort ist die Gestaltung des Büroarbeitsplatzes längst nichtmehr alleinige Aufgabe des Facility Managements – sondern zentrales Element der Workforce-Strategie. Das haben Studien an der Universität Berkeley ergeben, über die Professor Martin Klaffke, der an der HTW Berlin Personal lehrt und das Hamburg Institute of Change Management (HICM) leitet, und Ariane Kuchta, Beraterin bei der WM-Consult GmbH, in Ausgabe 09/2015 des Personalmagazins berichten (hier können Sie das Personalmagazin als App lesen).

Warum Bürokonzepte auch HR-Aufgabe sind

Dafür, dass HR sich auch hierzulande stärker in die Gestaltung der Büroräume einmischen sollte, nennen Klaffke und Kuchta vier Argumente:

• Neue Bürokonzepte erlauben es, den Faktor "Arbeit" besser einzusetzen und Innovationen zu fördern.
• Das Angebot von Arbeitsplatzoptionen kann das Engagement der Mitarbeiter fördern, weil es dem Wunsch vieler Mitarbeiter nach Autonomie entspricht.
• Innovative Bürodesigns steigern die Arbeitgeberattraktivität.
• Die Neugestaltung des Büros bietet die Chance, das Betriebliche Gesundheitsmanagement zu unterstützen – mittels Bewegung und in den Büroalltag integrierte Mikro-Fitnessaktivitäten.

Was sich für Führungskräfte und HR ändert

Neue Bürokonzepte bedeuten allerdings auch neue Anforderungen an Führung und HR-Management. Um die neuen Herausforderungen für Chefs zu identifizieren und daraus neue Handlungsfelder für die HR-Arbeit abzuleiten, hat das HICM Tiefeninterviews mit zwölf Führungskräften von Firmen durchgeführt, die in den vergangenen Jahren neue Bürokonzepte implementiert haben.

Aus den Interviews konnten die Wissenschaftler die folgenden Kernherausforderungen an die Führung im Büro der Zukunft ableiten:

• Als tiefgreifendste Veränderung erachten die Befragten das Kommunikationsverhalten im Büro. Neue Möglichkeiten des (Online-)Austauschs und der Zusammenarbeit, die zusammen mit den neuen Bürokonzepten eingeführt werden, stellen auch erweiterte Anforderungen an die Technik- und Medienkompetenz von Führungskräften und Mitarbeitern.
• Weiterhin stellten die Befragten eine gestiegene Handlungsautonomie der Beschäftigten fest. Die Befragten identifizieren daher das Führen über Zielvereinbarungen als einen zentralen Erfolgsfaktor neuer Büroformen.
• Mit dem erweiterten Handlungsspielraum der Beschäftigten sei die Führungskraft zudem vor allem in ihrer Rolle als Coach, Berater und Vernetzer der Beschäftigten gefragt, so die Befragten. Dies bedinge, Vertrauen im Team zu schaffen, Erwartungen an die Beschäftigten und Spielregeln der Zusammenarbeit gemeinsam zu definieren und Unterstützung bei der Selbstorganisation zu bieten. Wichtig sei zudem das Vorleben der Nutzungsmöglichkeiten der neuen Bürostrukturen.
• Veränderungsbereitschaft und -fähigkeit wird neben Kommunikationsvermögen und Empathie als zentrale Kompetenz von Führungskräften bewertet.

Führungskräfteentwicklung im Fokus

Diese neuen Herausforderungen an die Führung bedeuten auch neue Aufgaben für HR: Um die Führungskräfte fit für das Führen in neuen Büroumgebungen zu machen, muss HR entsprechende Trainings in das Personalentwicklungskonzept integrieren.

Im Einzelnen müsse HR den Managern Hilfe bieten, den oft gefühlten Kontroll- und Statusverlust sowie das neue Rollenverständnis zu reflektieren und Kompetenz sowie Sicherheit im Umgang mit Selbstorganisation der Mitarbeiter zu entwickeln, fordern Klafflke und Kuchta.

Hierfür empfehlen die Autoren Führungskräfteworkshops oder Einzelcoachings, in denen Führungskräfte ihre Roadmap entwickeln und Good Practices bei der Führung in den neuen Bürowelten austauschen können.

Damit kommt der HR-Arbeit nach Einschätzung der beiden Autoren eine wichtige Rolle bei der Planung und Implementierung neuer Bürokonzepte zu: Denn sie bewerten die Führungskräfteentwicklung als einen zentralen Erfolgsfaktor bei der nachhaltigen Umsetzung neuer Bürowelten.

Den kompletten Beitrag "Zu Besuch im Büro der Zukunft" lesen Sie in Ausgabe 09/2015 des Personalmagazins. Hier können Sie die Ausgabe als App herunterladen.

Mehr zum Thema "neue Bürokonzepte" lesen Sie auch in der Titelstrecke von Ausgabe 04/2014 des Personalmagazins.