Mehr als Entsendung: Was bei Gruppenumzügen zu beachten ist

Firmenumzüge oder der Umzug ganzer Mitarbeitergruppen (sogenannte Group Moves) haben 2017 für viele international operierende Unternehmen an Brisanz gewonnen. Wirtschaftliche und politische Unsicherheiten  – bedingt durch den Brexit, die Präsidentschaftswahl in den USA, anstehende Wahlen im Herbst in Deutschland und Anfang 2018 in Italien, angespannte Beziehungen mit Russland oder auch einem Richtungswechsel in der Türkei – lassen viele Unternehmen einen Umzug erwägen. Finanzinstitute verlagern Fachkräfte aus dem Vereinigten Königreich, und Unternehmen suchen eine neue Basis in Schwellenländern.

Entsendungen und Gruppenumzüge bergen unterschiedliche Herausforderungen

Unabhängig von den Gründen für die Entscheidung stellen Gruppenumzüge die mit ihrer Organisation und Unterstützung betrauten Personaler und Global-Mobility-Anbieter vor große Herausforderungen. Diese "Group Moves" unterscheiden sich stark von der Betreuung entsandter Mitarbeiter mit kurzfristigen Verträgen bei ihrem Umzug ins Ausland.

Geschäftliche und individuelle Anforderungen sowie Gruppendynamiken – all dies ist bei Umzügen von Mitarbeitergruppen zu bedenken. Zudem können sich die Gründe für den Gruppenumzug auf seine Planung und Umsetzung auswirken. So müssen Group Moves wegen Anlagenschließungen beispielsweise anders unterstützt werden als der Umzug einer Unternehmenszentrale.

Auch die richtige Handhabung von Personalabgängen ist entscheidend und kann sich erheblich auf die Zielvorgaben für den Umzug auswirken. Abgänge können Mitarbeiter umfassen, die nicht umziehen sollen und Mitarbeiter, die nicht umziehen wollen, nach Wunsch des Unternehmens aber noch für bestimmte Zeit gebunden werden sollen. Das Planungs- und Realisierungsumfeld ist hier deutlich komplexer als bei „normalen“ Umzugsaufträgen.

Stolpersteine bei Firmenumzügen

Die üblichen Stolpersteine, die einen Firmen- oder Gruppenumzug erschweren:

• Zeitplanung: Die Vorbereitung muss weit früher beginnen, als bei laufenden Prozessen der Mitarbeitermobilität üblich. Es ist jedoch nicht ungewöhnlich, dass Mobility Manager die Bekanntgabe eines Group Moves im nächsten Monat mit der Frage ankündigen, ob sie noch etwas Besonderes tun sollten, um sicherzustellen, dass diese gut ankommt.

• Politik: Ein weiterer Fallstrick liegt in der Annahme, dass die bestehenden Regelungen auch für den Group Move gelten, ohne zu überdenken, ob zusätzliche oder andere Formen der Unterstützung notwendig sein könnten. Mobilitätsstrategien sind grundsätzlich auf die Erreichung bestimmter Geschäftsziele ausgerichtet. Entsprechend muss auch die Unternehmenspolitik für Group Moves auf das gewünschte Ergebnis zugeschnitten sein.

• Recherche/Personal: Personal- und Mobility-Teams sind meist personell nicht ausreichend für die Unterstützung eines großformatigen Gruppenumzugs mit engem Zeitrahmen ausgestattet. Außerhalb der Organisation gibt es Unterstützung bei der Recherche und Personalbesetzung.

• Abkürzungen: Manche Unternehmen sind der Auffassung, sie können einen Group Move ohne weiteren Aufwand durchführen, und verzichten beispielsweise auf die Organisation von Veranstaltungen. Das Internet, glauben sie, macht solche Hilfestellungen überflüssig. Ohne Führung gehen die Mitarbeiter jedoch eigene Wege und es entgehen ihnen möglicherweise Informationen und Perspektiven, die sie brauchen, um in der ihnen zur Verfügung stehenden Zeit eine Entscheidung treffen zu können.

• Funktionsübergreifende Planung: Befindet sich das Geschäft in einer Lage, die den Umzug einer Gruppe erforderlich macht, spricht die Geschäftsleitung meist nicht gern darüber. Ein internes Expertenteam, in dem Mitarbeiter der betroffenen Geschäftsbereiche vertreten sind, d. h. Human Resources, Facility Management, Leistungen und natürlich Mitarbeitermobilität, sollte so früh wie möglich in den Kreis der Vertrauten aufgenommen werden.

Tipps für einen erfolgreichen Umzug ins oder aus dem Ausland

Damit ein Umzug ins Ausland oder aus dem Ausland zurück gelingt, sind folgende Tipps zu beachten:

•Rechtzeitige Planung: Die Planung sollte beginnen, wenn das Unternehmen anfängt, die Situation zu untersuchen, die zu einem Group Move führen könnte. Die Personalabteilung, der bewusst ist, dass die Verlegung von Betriebs- oder Verwaltungsstandorten, der Umzug der Unternehmenszentrale oder die Inbetriebnahme einer neuen Einrichtung bevorstehen könnte, sollte die Parameter für den Gruppenumzug abzustecken und die Kosten erwägen.

•Entwicklung spezifischer Regelungen für Group Moves: Für Mitarbeiter kann der Umzug auch existenzielle Folgen haben. Familien, die vorher nie über einen Umzug nachgedacht haben, benötigen möglicherweise Leistungen, die üblicherweise nicht angeboten werden, wie Hilfen bei besonderen Bildungsbedürfnissen, erweiterte Unterstützungsmaßnahmen für einzelne Familienmitglieder oder den Lebenspartner bei der Arbeitssuche. Wenn eine größere Anzahl Immobilien als sonst üblich gleichzeitig in einer Gemeinde auf den Markt kommt, kann der Einsatz anderer Programme für ihren Verkauf erforderlich werden. Langfristigere vorübergehende Wohnlösungen, unterschiedliche Lebenshaltungskosten und besonderer Finanzierungsbedarf sind übliche Elemente der Entsendungsrichtlinien für Gruppenumzüge.

•  Kommunikationsplanung: Eine gute Kommunikationsstrategie behandelt – zur gegebenen Zeit – sämtliche Aspekte des Umzugs. Die Kommunikationsstrategie sollte klar sein, bevor der Umzug bekannt gegeben wird.

• Unterstützung der Umzugsentscheidung: Organisierte Fahrten zum neuen Standort, Treffen mit lokalen Vertretern, Beratungsgespräche im Hinblick auf Entsendungspolitik und -zeitpunkt und ein echter oder virtueller Ressourcenraum sollten bei Bekanntgabe des Standortwechsels eingeführt sein.

• Programme zur Mitarbeiterbindung: Ein solches Programm sollte vorhanden sein, damit nicht nur Mitarbeiter unterstützt werden, die umziehen, sondern auch das andere Personal, das während der Übergangszeit im Unternehmen bleiben soll.

• Budget: Sei es für den Umzug, die Verwaltung von Abgängen oder die Aufrechterhaltung der Geschäftstätigkeit, die mit einem Group Move verbundenen Personalkosten können erheblich sein. Eine rechtzeitige Budgetplanung kann dazu beitragen, den Unternehmenskurs beizubehalten.

• Die richtigen Partner finden: Viele Aspekte eines Gruppenumzugs erfordern Fachkenntnisse. Die Organisation der richtigen Unterstützung ist wichtig: Anbieter von Vor-Ort-Services, Immobilienexperten, Berater für Gruppenumzüge und auf Standortwechsel spezialisierte Unternehmen können sich als hilfreich erweisen.

• Führungskräfte vorbereiten: Führungskräfte stehen bei Group Moves an der Kommunikationsfront. Wenn der Umzug angekündigt wird, wenden sich Mitarbeiter an ihre Vorgesetzten, um zu erfahren, was zu tun ist, und um weitere Informationen einzuholen. Die Vorbereitung von Führungskräften ist wesentlich und besonders anspruchsvoll, wenn der Manager selbst einen Umzug erwägt. Sie kann folgende Punkte umfassen:

o Steuerung von Veränderungsprozessen (Leading through Change)
o Klarheit in Bezug auf Ziele/Fristen
o Verstehen, welche Leistungen wem zur Verfügung stehen
o Erwartungen in Bezug auf mögliche Produktivitätsrückgänge nach Bekanntgabe des Umzugs
o Die Rolle der Führungskraft in Bezug auf die Rekrutierungs- und Bindungsziele
o Kenntnis des neuen Standorts
o Gegebenenfalls den Umzug der Führungskraft selbst