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Der Weg zur passenden HR-Software muss nicht kompliziert sein. In acht Schritten erhalten Personaler eine erste Orientierung, welche Lösung die richtige sein könnte. Bild: mauritius images / Westend61 / Giorgio Fochesato

Als zentraler Ansprechpartner für alle administrativen Personalthemen bietet HR viel Raum für Prozessoptimierung. Häufig hakt es schon bei der Einführung fester Prozesse mit einer geeigneten digitalen Unterstützung. Die ideale HR-Software zu finden, ist jedoch nicht einfach. ​​​​​​​

Viele HR-Manager sind gut strukturierte, organisierte und empathische Menschen. Sie sind zuverlässig, kommunikativ und haben oft eine große „Schwäche”: Sie sind zu nett. Diese Nettigkeit führt dazu, dass die Kollegen sie oft als „Mädchen für alles“ wahrnehmen und ihnen mit Belanglosigkeiten die Zeit stehlen. Tagtäglich bombardieren Mitarbeiter sie mit unzähligen Fragen zu Urlaub, Krankheit oder Home Office und bekommen stets eine persönliche Antwort.

Administration frisst fast 40 Prozent der Arbeitszeit

Laut einer aktuellen Studie von Kienbaum sind Personaler im Bereich Administration sehr weit von ihrem Idealbild entfernt. Sie verbringen im Schnitt 39 Prozent ihrer Arbeit mit Verwaltung, wobei es eigentlich nur zwischen 15 und 20 Prozent sein sollten. Viele Personalverantwortliche wünschen sich nichts mehr als einen Arbeitsalltag, den sie selbst strukturieren können. Die wichtigen Dinge der strategischen Personalarbeit wie Mitarbeitergespräche, Organisationsentwicklung oder Employer Branding bleiben allzu oft auf der Strecke.

Objektiv betrachtet kann ein Personalverantwortlicher es sich gar nicht erlauben, nett zu den Kollegen zu sein. Dafür ist keine Zeit. Wer in Ruhe Dinge erledigen möchte und die Organisation voranbringen will, muss sich zurückziehen und nein sagen. Nur so kann jemals ein Ende der To-do-Liste in Sicht sein, oder? Sicher nicht.

Fehlende Prozesse als Kern des Problems

Personalverantwortliche sollten sich gezielt mehr Zeit für Prozessmanagement nehmen und überlegen, wie sie sich selbst entlasten können. Diese Zeit für die Auswahl einer passenden HR-Software ist einmal investiert und auf Dauer gewonnen. Sich langfristig mit funktionierenden Strukturen aus der ständigen Mittlerposition zu befreien, ist ein erstrebenswertes Ziel für jede HR-Abteilung. Ein Weg, das gesamte HR-Prozessmanagement glatt zu ziehen heißt: Digitalisieren. Mit digitalisierter Personalarbeit ist der Mitarbeiter selbst am Zug und kann durch Änderung seiner Stammdaten, selbstständiges Eintragen von Urlaub oder Herunterladen seiner Lohnabrechnung ohne Hilfe des HR-Managers Verwaltungsaufgaben erledigen.

Indem Prozesse in einer Software abgebildet und somit an diese delegiert werden können, ist der HR-Manager seine Verwalterrolle zum Großteil los. In der bereits erwähnten Kienbaum-Studie gaben nur 28 Prozent der Befragten an, ihre HR-Arbeit bereits jetzt konsequent zu digitalisieren. Das könnte an der vermeintlichen Komplexität liegen, die mit der Einführung neuer Software verbunden ist.

Acht Schritte auf dem Weg zur passenden HR-Software

Der Weg zu einer digitalen Lösung führt durch einen Dschungel an Möglichkeiten und Informationsüberfluss. Folgende acht Schritte bieten eine erste Orientierung, um herauszufinden, welche Lösung die richtige sein könnte.

 

Schritt eins: Fragen Sie sich: Warum brauchen Sie HR-Software? Finden Sie die Lösung, die Sie langfristig begleitet.

Schritt zwei: Definieren Sie Stakeholder, die Sie berücksichtigen sollten. Management, IT, Finanzen, Belegschaft - wer benötigt was? Verschaffen Sie sich einen Überblick.

Schritt drei: Legen Sie fest, welche Kriterien entscheidend für Sie sind. Setzen Sie Ihre Schwerpunkte in Bezug auf Recruiting, Management und Performance.

Schritt vier: Planen Sie die Software-Einführung. Acht Wochen oder sechs Monate: Wann soll und kann es für Sie losgehen?

Schritt fünf: Testen Sie die HR-Software. Gleichen Sie Ihre Anforderungen mit der Software ab.

Schritt sechs: Errechnen Sie den Business Case für die Einführung der Software. Bereiten Sie Ihr Anliegen für die Budget-Entscheider auf.

Schritt sieben: Erreichen Sie die Freigabe des HR-Budgets, indem Sie die Zweifler im Unternehmen mit Zahlen und Fakten überzeugen.

Schritt acht: Schließen Sie den Kauf der Software ab. Machen Sie sich gleichzeitig bewusst: Nach dem Kauf ist vor der Implementation. Wie geht es jetzt weiter?

Entlastete HR-Manager sind bessere HR-Manager

Wer sich anhand dieser Fragen für die richtige digitale HR-Lösung entscheidet, revolutioniert die eigene Arbeit langfristig. HR-Manager, die alles im Griff haben, können sich mehr Zeit für ihre Mitarbeiter nehmen. Strategische Personalarbeit kann höher priorisiert werden, ohne dass Hilfsbereitschaft und Nettigkeit auf der Strecke bleiben. Im "Wegweiser HR-Software" erfahren Sie alles über notwendige Schritte auf dem Weg zur digitalen Personalarbeit. Er gibt Ihnen Argumente an die Hand, mit denen Sie Chef und Kollegen überzeugen. Zusätzlich finden Sie Material zum Ausdrucken und Bearbeiten.

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In den folgenden Teilen der Themenserie „Der Weg zum effizienten HR-Management“ werden verschiedene Aspekte zur effizienten Auswahl, Einführung und Arbeit mit einer Personalsoftware beleuchtet. Der zweite Serienteil gibt Personalern konkrete und anwendungsorientierte Tipps zum Change Management bei der Einführung der Software im Unternehmen. Im dritten Serienteil stellen wir die Hans Turck GmbH vor, die alle Schritte erfolgreich hinter sich gebracht hat und nun seit einiger Zeit ihre Personalarbeit vollständig digitalisiert hat.

Schlagworte zum Thema:  HR-Software

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