Die besten Absageschreiben gekürt

Wer eine gute Arbeitgebermarke aufbauen will, braucht auch gute Absageschreiben. Nicht zuletzt können gute Bewerber, die auf die jetzige Stelle nicht passen, sich künftig noch einmal mit mehr Erfolg bewerben – oder aber das Unternehmen weiterempfehlen. Die Kommunikationsberater von Kienbaum, die Jobbörse Jobware, die Hochschule Fresenius und das Personalmagazin – in der Rolle als Medienpartner – wollte herausfinden, welche Unternehmen wirklich gute Absageschreiben verschicken und hat dafür den Award zum Thema "Beste Absageschreiben 2014" ausgelobt.

Die Erwartungen der Bewerber an das Absageschreiben

Doch was macht ein gutes Absageschreiben eigentlich aus? Was erwarten die Bewerber von einem Absageschreiben? Für den Award wurden 236 Bewerber nach ihren Erwartungen befragt. Daraus wurden die Kriterien für die Bewertung entwickelt:

• Die Bewerber erwarten ein personalisiertes Absageschreiben. Sie möchten als Person wahrgenommen werden und erwarten eine Wertschätzung. Wenn sie sich schon sehr viel Mühe mit ihrer Bewerbung und dem Anschreiben gemacht haben, so erwarten sie das auch vom Unternehmen.
• Die Bewerber erwarten eine zeitnahe Rückmeldung und einen konkreten Ansprechpartner. Da die Bewerbungen heutzutage meist digital eingehen, erwarten die Bewerber eine Eingangsbestätigung und eine Statusmeldung. Das ist nicht die Regel, wie die Antworten zeigen.
• Bewerber erwarten Kommunikation auf Augenhöhe. Statt Ausreden oder langen Formulierungen erwarten die Bewerber freundliche, knappe und einfach gehaltene Absageschreiben.
• Bewerber erwarten nachvollziehbare Gründe in Absageschreiben. Für Unternehmen ist das nicht einfach einzulösen. Doch wenn es ein Vorstellungsgespräch oder formale Gründe für die Absage gab, sollte das in das Absageschreiben eingebaut werden.
• Bewerber möchten wissen, ob sie weiterhin erwünscht sind. Viele Bewerber sind heute sehr realistisch und wissen, dass man sich auch zum falschen Zeitpunkt bewerben kann. Sie erwarten deshalb einen Hinweis, ob eine spätere Bewerbung erwünscht ist.

Konkrete Gründe und Ansprechpartner fehlen im Schreiben

In der Studie wurde auch gefragt, wie die Bewerber die Absageschreiben bewerten. Vergleichsweise gut schneiden die Unternehmen bei Form und Inhalt der Bewerbungsschreiben ab, das heißt, die Absageschreiben sind meist freundlich formuliert, enthalten Dankesformeln und gute Zukunftswünsche. Am schlechtesten schneiden die Absageschreiben bei den Punkten "nachvollziehbare Gründe" und "konkreter Ansprechpartner" ab. Das deutet darauf hin, dass bei vielen Unternehmen die Absageschreiben automatisiert verfasst und verschickt werden.

Die Gewinner des Awards "Beste Absageschreiben 2014"

Die Unternehmen, die diese Anforderungen laut der sechsköpfigen Jury aus HR-Experten, am besten umgesetzt haben wurden in drei Kategorien ausgezeichnet.

In der Kategorie "Allgemein" sind dies folgende Unternehmen:

1. Platz: BUW Holding GmbH
2. Platz: Ambulante Dienste e.V. Berlin
3. Platz: Wieland-Werke AG

In der Kategorie "Ausbildung" schafften es diese Unternehmen auf das Siegertreppchen:

1. Platz: Laverana GmbH & Co.KG
2. Platz: BUW Holding GmbH
3. Platz: Mahle International GmbH

In der Kategorie "Praktikum/Trainee" haben sich diese drei Unternehmen durchgesetzt:

1. Platz: Lindt & Sprüngli GmbH
2. Platz: MSL Group Germany
3. Platz: Triaz GmbH

Nach Auffassung der Jury zeichnet diese Unternehmen aus: Sie verfügen über Absageschreiben, die eine besondere sprachliche Note haben, die auf die individuelle Situation der Bewerber eingehen und Perspektiven aufzeigen. Sie schaffen es, rechtliche Risiken bei den Absageschreiben zu vermeiden, ohne Formulierungen zu verwenden, die als Standardfloskeln wahrgenommen werden.

Der Award wurde von folgender Jury ermittelt: Dr. Wolfgang Achilles (Jobware), Alexander Schell (Kienbaum), Vera Sauermann (Kienbaum), Jonas Wiesner (Jobware), Professor Vera Aretz (Hochschule Fresenius) und Reiner Straub (Personalmagazin).

Weiterführende Informationen

Eine ausführliche Dokumentation der Absageschreiben inklusive vieler Tipps enthält das Buch „Die besten Absageschreiben an Bewerber“, das Mitte November erscheint und über den Buchhandel bezogen werden kann.

Einige ausgezeichnete Absageschreiben können Sie auch in der Personalmagazin-App lesen.

Mehr Infos und die Möglichkeit zum Download der Personalmagazin-App.