Großgruppenmoderationen unterscheiden sich deutlich von Moderationen in kleinen Gruppen. Professor Holger Buxel von der Hochschule Münster forscht zum Thema und hat Tipps zusammengestellt, wie HR-Verantwortliche und andere Gelegenheitsmoderatoren die anspruchsvolle Moderationsaufgabe bewältigen.
Eine Großgruppenmoderation unterscheidet sich von der Moderation eines Workshops in kleinem Kreise oft deutlich. Diese fünf Praxis-Tipps für eine erfolgreiche Großgruppenmoderation können Personalmanagern und anderen Gelegenheitsmoderatoren dabei helfen:
Tipp eins: Planen Sie klare Abläufe und Strukturen für die Kommunikation.
Im Arbeitsprozess steigt mit wachsender Anzahl der Teilnehmer auch die Anzahl der Kommunikationsverbindungen exponentiell an. Je größer eine Gruppe, desto wichtiger ist es, klare Abläufe, Regeln, und Strukturen für den Kommunikations- und Denkprozess zu planen und einzuhalten. Gibt es diese nicht, versinken Großgruppen schnell in chaotischer Kommunikation und stranden ergebnislos.
Tipp zwei: Wählen Sie die richtige Methode.
Es gibt verschiedene erprobte Moderationsmethoden, um den Arbeitsprozess mit einer Großgruppe zu strukturieren. Bekannte Verfahren wie RTSC, World Café, die Methode Move-Moderation oder Open Space unterscheiden sich stark darin, wie strukturiert und detailliert man damit ein Problem bearbeiten kann und wie gut die Ergebnisse in Aktionspläne überführt werden können. Braucht man konkrete Maßnahmen zur Problemlösung, ist etwa die Move-Moderation effektiv. Bei Strategieentwicklungsfragen sollte man auch RTSC prüfen. Geht es hingegen nicht so sehr darum, ein Problem konkret zu lösen, sondern eher darum, eine große Gruppe an ein Thema heranzuführen und Partizipation zu erreichen, bieten sich World Café und Open Space an.
Tipp drei: Planen Sie Untergruppen nicht zu groß.
Fast alle Großgruppen-Methoden sind so aufgebaut, dass sie Phasen enthalten, in denen kleinere Untergruppen bestimmte Zwischenschritte bearbeiten. Das liegt daran, dass man eine konkrete Diskussion um einzelne Themenaspekte effizienter in kleinen Gruppen als in der Gesamtgruppe führen kann. Gesamtgruppen- und Kleingruppen-Arbeitsphasen wechseln sich ab, die Ergebnisse aus den kleineren Untergruppen werden immer wieder zusammengeführt und konsolidiert. In der Praxis zeigt sich, dass eine Personengruppe von fünf Personen ein Thema gut und effizient diskutieren kann. Sitzen bereits sieben Personen an einem Thema, wird die Kommunikation oft schon schwieriger. Planen Sie daher bei Kleingruppenphasen die Gruppen nicht zu groß ein.
Tipp vier: Bauen Sie Puffer ein.
Wenn sich im Veranstaltungsablauf die Phasen der Großgruppen- und Kleingruppenarbeit abwechseln, müssen sich die einzelnen Teilnehmer immer wieder orientieren, wann sie wo als Nächstes sein müssen. Kommen nicht alle Teilnehmer rechtzeitig an den nächsten Arbeitssitzungen an, kommt der Gesamtprozess zum Stocken. Bauen Sie daher stets genug Puffer zwischen den Arbeitsschritten ein und achten Sie darauf, dass Sie rechtzeitig und aktiv beginnen, die Gruppenteilnehmer für die nächste Runde wieder „einzusammeln“.
Tipp fünf: Haben Sie einen Plan, wie es weitergeht.
Am Ende der Großgruppenmoderation stehen oft nicht nur wertvolle Ergebnisse, sondern auch viele Beteiligte, die wissen wollen, wie es mit dem Thema nun weitergeht. Die Ergebnisse müssen dokumentiert und in einen Arbeitsplan überführt werden. Überlegen Sie daher bereits im Vorfeld, wie Sie die Dokumentation der Arbeitsergebnisse erstellen wollen und wie Sie die nächsten Schritte angehen wollen. Leider gilt oft: Nach wenigen Tagen ist bei den meisten Beteiligten bereits die Erinnerung an viele Details verblasst, die diskutiert wurden. Je schneller die Dokumentation und die nächsten Schritte eingeleitet werden, desto besser können der erzeugte Schwung und die Ergebnisse nutzbar gemacht werden.
Prof. Dr. Holger Buxel ist Professor für Marketing und Management an der Fachhochschule Münster. Die Themen „Gruppen- und Großgruppenmoderation“ gehören zu seinen Arbeitsbereichen und er berät Unternehmen zu den beiden Themen.