Das Smartphone ist in der Arbeitswelt unverzichtbar. Für welche Mitarbeiter sich die Anschaffung lohnt, hängt dabei vom Aufgaben- und Stellenprofil ab. Welche Nutzungsmodelle kommen für Firmenhandys infrage und welche Vorteile bringen diese mit sich?
Das Firmenhandy ist heute weit mehr als ein Statussymbol oder ein nettes Mitarbeiter-Incentive. Laut Daten des Branchenverbands Bitkom aus dem Jahr 2018 nutzt jeder dritte Arbeitnehmer ein mobiles Gerät zum Arbeiten. Als Arbeitswerkzeug ist es unverzichtbar, nicht nur, wenn Mitarbeiter Kunden betreuen, Termine organisieren, oft außer Haus sind oder aufgrund ihrer Verantwortlichkeiten schnell erreichbar sein müssen. Während Firmenhandys im Vertrieb, im gehobenen Management und in der Chefetage oft selbstverständlich sind, sind sie in der Produktion bislang noch die Ausnahme. Allerdings muss auch ein Werksleiter im Falle einer technischen Panne ebenso schnell erreichbar sein, wie der Kommunikationsverantwortliche im Krisenfall oder die Sekretärin bei kurzfristigen Terminänderungen.
HR entscheidet über die Gerätevergabe von Firmenhandy
Mobile Devices beschleunigen die interne Unternehmenskommunikation in allen Bereichen und ermöglichen Kollaboration und effizientes Zeitmanagement. Das erleichtert viele Aufgaben und hat Einfluss auf Geschäftsprozesse und die Produktivität. Die Vergabeentscheidung muss deshalb sorgfältig geplant werden. Die hierarchische Position im Unternehmen allein ist kein geeignetes Vergabekriterium. Neben der Position sind vielmehr die konkreten Aufgaben, die jeweiligen Arbeitsprozesse und Kriterien wie Reisetätigkeiten oder Homeoffice-Zeiten relevant.
Da HR für diese Bereiche und die Aufgabengebiete der einzelnen Mitarbeiter zuständig ist, liegt es nahe, dass HR auch bei der Geräteverteilung und Erarbeitung der Deployment-Strategie eine tragende Rolle spielt. Und nebenbei hat die Vergabe von Firmenhandys auch im Recruiting und Employer Branding Relevanz: Attraktive Geschäftshandys, die Mitarbeiter auch privat nutzen dürfen, sind als Incentive beliebt und können Teil einer modernen, digital orientierten Arbeitgebermarke sein. Knapp jedes zweite Unternehmen nutzt laut Bitkom die Vergabe von Smartphones und ähnlichen Geräten, um potenzielle Mitarbeiter zu gewinnen.
Firmenhandy: mieten oder kaufen?
Damit Aufwand und Anschaffungskosten der Geräte im Rahmen bleiben, bietet sich die liquiditätsschonende Miete an. Sie punktet gegenüber dem Kauf mit mehreren Vorteilen: Die Devices sind hier bereits so konfiguriert, dass sie aktuellen Sicherheitsanforderungen entsprechen, Mitarbeiter können auf das neueste Modell upgraden und ausgediente Geräte werden professionell recycelt, anstatt in der Schublade oder Mülltonne zu landen.
Unterschiedliche Nutzungsmodelle für Firmenhandys im Vergleich
Ist die Vergabestrategie geklärt, muss über das Nutzungsmodell entschieden werden. Experten unterscheiden zwischen drei Ansätzen:
- Bring Your Own Device (BYOD): Mitarbeiter nutzen private Smartphones auch beruflich.
- Corporate owned, Business-only (COBO): Firmenhandys zur ausschließlichen beruflichen Nutzung.
- Corporate owned, Personally Enabled (COPE): Firmenhandys für private und berufliche Nutzung.
Bring your own Device
Weit verbreitet ist BYOD, da Unternehmen hier keine Geräte anschaffen müssen und Mitarbeiter ihre vertrauten Privathandys nutzen können. Was auf den ersten Blick praktisch und kostengünstig aussieht, kann sich als teurer DSGVO-Verstoß mit Sicherheitslücken entpuppen. Beispielsweise wenn auf dem Privathandy Whatsapp installiert ist. Das Problem: Die Messenger-App überträgt beim Synchronisieren der Kontakte die Telefonnummern in die USA. Dies bedürfte aber der Zustimmung der Betroffenen, welche meist nicht vorliegt.
Problematisch sind nicht nur diese DSGVO-Verstöße: Die weitverbreitete Nutzung kostenloser Apps auf privaten Smartphones dient Hackern oft als Einfallstor, wie der jüngste Fall des Amazon-Chefs zeigt. Im Falle eines Angriffs haben Hacker bei BYOD auch Zugriff auf geschäftliche Daten.
Corporate owned, Business-only
Bei COBO stellt das Unternehmen die Devices zur rein beruflichen Nutzung. COBO-Smartphones sind deshalb meist nur eingeschränkt ("restringiert") nutzbar, beispielsweise für Telefonate, E-Mails und die CRM-Software. Gängige Funktionen wie das Internetsurfen oder die Kamera bleiben gesperrt.
Mitarbeiter schätzen diese Variante wenig, denn sie zwingt zum Gebrauch von zwei Geräten. Zudem beobachten Experten häufiger das Phänomen "Dark BYOD". Darunter versteht man den unkontrollierten und entsprechend unsicheren Einsatz von Privatgeräten im Unternehmen ohne Kenntnis der IT. Gerootete Smartphones, unsichere Apps und veraltete Betriebssysteme stellen hier ernstzunehmende Sicherheitsrisiken dar.
Corporate owned, personally enabled
Bei COPE beschafft das Unternehmen ebenfalls das Gerät, erlaubt jedoch auch die private Nutzung. Die Geräte werden grundsätzlich von der IT administriert, welche hierzu meist ein so genanntes Mobile Device Management (MDM) nutzt. Diese Verwaltungssoftware erlaubt die Einrichtung eines gesicherten Arbeitsbereiches (Workspace) auf dem Gerät der vom privaten Nutzungsbereich getrennt ist.
Für den Arbeitsbereich auf dem Firmenhandy können sicherheitsrelevante Nutzungsvorschriften festgelegt werden, beispielsweise die Einhaltung von Passwortrichtlinien und automatisierte Updates zur Schließung von Sicherheitslücken. Zeitgleich können unternehmensinterne Kontaktdaten oder arbeitsbezogene Apps hinterlegt werden. Damit ist das Gerät fest an das Unternehmen gekoppelt und geschäftliche Daten können im Notfall aus der Ferne gelöscht werden. Die Smartphones können mit einer professionellen Enrollment-Lösung direkt und automatisch beim Einrichten der neuen Geräte an das MDM angebunden werden. Hersteller wie Apple, Google oder Samsung bieten dafür jeweils eigene Lösungen.
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