Tipps und Tricks für ein erfolgreiches Online-Meeting

Wenn Sie ein Online-Meeting organisieren, sollten Sie folgende Grundregeln bei der Durchführung beachten:

Mute, sobald jemand anderes redet

Stellen Sie bis auf die sprechende Person alle anderen Mikrofone stumm, inklusive Ihres eigenen. Auch wenn diese Person nur kurz eine Frage stellt oder beantwortet. Wenn Sie ein Headset mit Kabel haben, ist dort normalerweise ein kleiner Schalter oder Knopf angebracht, den Sie einfach drücken können, um sich stumm zu schalten.

Halten Sie sich an die Zeitvorgaben

Insbesondere bei mehreren Teilnehmenden sollten Sie sich penibel an die Agenda und die damit verbundenen Zeitvorgaben halten. Wenn ein Thema deutlich mehr Zeit einnimmt als geplant, können Sie der Gruppe vorschlagen, dazu ein geson­dertes Gespräch anzusetzen. Oder Sie lassen abstimmen, ob dieses Thema den anderen Themen für heute vorgezogen werden soll. Lassen Sie die Konversation auf keinen Fall einfach laufen. Entscheiden Sie sich bewusst dafür oder dagegen – gemeinsam mit allen Beteiligten. Wir sind alle viel beschäftigt und das Respektie­ren der Zeit der anderen bedeutet eine große Wertschätzung.

Keine Angst vor Technikproblemen

Wenn die Technik streikt, verschwenden Sie keine Energie damit, sich darüber zu beklagen. Bleiben Sie ruhig und legen Sie den Fokus lieber darauf, die Schwierig­keiten so schnell wie möglich zu beheben. Im Anschluss an den Videocall können Sie dann noch mal in Ruhe reflektieren: Was ist da passiert? Warum? Wie habe ich reagiert? Was kann ich beim nächsten Mal besser machen? Oder wie kann ich es komplett vermeiden? Mehr zum Umgang mit unvorhergesehenen Technikproble­men lesen Sie weiter unten in diesem Kapitel.

Zwischenergebnisse zusammenfassen und kommunizieren

Sobald das Ende eines Agendapunkts erreicht ist, gibt es eine kurze Zusammen­fassung der Ergebnisse und daraus entstandenen Arbeitsaufträge. Somit ge­währleisten Sie, dass auch diejenigen, die zwischendurch abgelenkt waren, das Wichtigste in aller Kürze mitbekommen.

Entscheidungen vorantreiben

Sie und die Teilnehmenden kommen nicht weiter mit den Entscheidungen und Sie drehen sich im Kreis? Behalten Sie die Agenda und die Zeit im Blick. Wenn es unzumutbar ist, in der Situation eine Entscheidung zu erwarten, muss sie zurück­gestellt werden. Verbessert sich der Gesprächsverlauf weiterhin nicht und zieht sich auf die gleiche Art weiter, können Sie bestimmte Entscheidungen auch durch einen Münzwurf herbeiführen. Das geht natürlich nicht in jeder Situation. In einem Verhandlungsgespräch wäre es äußerst unprofessionell – wenn auch irgendwie amüsant –, wenn Sie plötzlich sagen würden: "Wir kommen hier nicht weiter. Kopf: Sie akzeptieren unsere Forderungen. Zahl: Wir akzeptieren Ihre." Aber: Manchmal hilft der Münzwurf, wenn sich die Gruppe einfach nicht auf einen Weg festlegen will, weil alle Wege irgendwie gut sind. Das kann sehr ermüdend und lähmend auf die Teilnehmenden wirken. Und hier ist der Münzwurf optimal. Die Münze können Sie übrigens auch online werfen lassen. Das Tool heißt www.muenzenwerfen.com.

Zuverlässigkeit

Nehmen Sie die Aussagen der Teilnehmenden ernst und reagieren Sie zügig und adäquat darauf – so, wie es von Ihnen vorab auch kommuniziert wurde. Halten Sie Zusagen, die Sie gemacht haben, ein – insbesondere zu Pausen. Das ist ein wichti­ger Faktor für das Gefühl von Sicherheit. Falls es spontan zu Änderungen kommen sollte, kommunizieren Sie diese umgehend, sobald sie Ihnen bekannt sind.

Innehalten und hinterfragen

Eine Person, die ihre Präsentation herunterrattert, weiß nicht, ob die Teilnehmen­den ihr nach wie vor folgen, gedanklich noch beim vorigen Punkt sind oder längst andere Dinge tun. Gleichzeitig fühlen sich die Teilnehmenden schlecht und fragen sich, ob die vortragende Person sie und ihre Bedürfnisse überhaupt wahrnimmt. Halten Sie deshalb regelmäßig kurz inne, schauen Sie in die Gesichter Ihrer digita­len Zuhörenden und sprechen Sie ein oder zwei Personen direkt an: "Maria, sehe ich Skepsis in deinem Gesicht?" "Alex, du kommst doch aus der Branche. Wie ist deine Sicht auf diesen Aspekt?" Durch diese Rückfragen bleiben Sie am Puls der Teilnehmenden und sorgen für mehr Aufmerksamkeit bei ihnen. Denn: Alle begrei­fen, dass sie regelmäßig damit rechnen müssen, angesprochen zu werden.

Kein betreutes Lesen!

Wenn Sie PowerPoint-Folien verwenden, dann lesen Sie diese nicht eins zu eins ab. Eine Folie sollte wenig bis keinen Text und ein großes Bild enthalten. Wenn wir etwas laut vorlesen, reden wir in der Regel langsamer, als wenn wir leise für uns lesen. Außerdem können nur wenige Menschen so vorlesen, dass es für die Zu­hörenden spannend bleibt. Normalerweise klingt Vorlesen monoton und bewirkt, dass die Teilnehmenden mental abschalten. Hinzu kommt, dass wir Menschen nicht gleichzeitig lesen und zuhören können. Falls Sie den Teilnehmenden etwas zu lesen geben möchten, kündigen Sie kurz an, dass Sie jetzt für einen kurzen Mo­ment schweigen werden, um allen Zeit zu geben, den Abschnitt im eigenen Tempo durchzulesen. Wer mit dem Lesen fertig ist, soll sich zurücklehnen, die virtuelle Hand heben oder einen "Daumen hoch" im Chat machen. Generell sollten Sie es jedoch vermeiden, den Teilnehmenden Text zum Lesen zu geben. Vielleicht kön­nen Sie diesen stattdessen vorab oder im Nachgang per E-Mail versenden.

Ablenkungen akzeptieren und ernst nehmen

Es kann immer vorkommen, dass Teilnehmende kurzzeitig abgelenkt sind. Damit müssen Sie sich abfinden. Denken Sie immer daran: Die Teilnehmenden sind da­durch nicht gleich rundweg schlechte Menschen. Dennoch sollten Sie natürlich etwas unternehmen, um ihre Aufmerksamkeit zurückzugewinnen. Beispielsweise indem Sie einzelne Teilnehmende ganz direkt mit Fragen ansprechen, ähnlich wie oben beschrieben. Mit direkten Fragen rütteln wir die Personen wieder auf – und richten deren Aufmerksamkeit wieder auf unser Thema: "Sophie, was geht dir gerade durch den Kopf?" Das ist eine elegante Lösung, die Teilnehmenden zur Aufmerksamkeit zu ermahnen. Als organisierende oder moderierende Person zeigen Sie damit: Ich sehe alles, mir entgeht nichts.

Manchmal ist es auch hilfreich, Ihre Präsentation zu unterbrechen und ganz di­rekt zu sagen: "Ich habe das Gefühl, ihr seid heute mit den Gedanken woanders. Lasst uns doch kurz durch die Runde gehen und schauen, was euch beschäftigt." Dadurch finden Sie in der Regel die wahre Ursache für die Unaufmerksamkeit. Viel­leicht hat die Leitung eines anderen Teams gerade negative Informationen kom­muniziert – und das Team ist verunsichert und befürchtet, dass es noch ähnliche Nachrichten bekommt. In solchen Fällen sollten Sie die Priorität auf die Menschen richten statt auf die Inhalte, die Sie vermitteln wollen. Sprechen Sie über die Sor­gen und Gefühle der anderen und verschieben Sie Ihr Thema auf einen anderen Termin. Aufnahmefähig sind die Teilnehmenden in diesen Fällen in der Regel nicht.

Proaktiv Verantwortung übernehmen und die Initiative ergreifen

Wenn im Online-Meeting Verantwortlichkeiten und Arbeitsaufträge verteilt wer­den, gehen Sie als moderierende Person ruhig mit gutem Beispiel voran. Ergreifen Sie die Initiative und übernehmen Sie als Erstes eine Aufgabe. Das darf auch eine unangenehme Aufgabe sein. So zeigen Sie allen: Wir sind ein Team. Alle Aufgaben zahlen auf unseren Erfolg ein. Ich bin mir für nichts zu schade und trage gerne et­was zum Vorankommen der Gruppe bei.

Fazit: Seien Sie Dirigent eines Orchesters

Je proaktiver, offener und handlungsbereiter Sie sich im Videocall verhalten, desto flüssiger und zielführender geht er voran. Entwickeln Sie ein Gespür dafür, wann Sie die Teilnehmen­den einfach machen lassen – und wann es sinnvoll ist, die Initiative zu ergreifen und das Gespräch weiterzutreiben. Sehen Sie sich als Dirigentin oder Dirigent eines Orchesters: Mal geben Sie nur leicht den Takt vor und ein anderes Mal aktivieren Sie ganz gezielt und intensiv nur einen kleinen Teil oder auch das ganze Orchester.

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