28.09.2016 | Aus der Praxis - für die Praxis

Reisekosten: Hotelrechnung des Unternehmers mit Business-Package

Ausweis der Leistungen, die mit 19 % der Umsatzsteuer unterliegen, in einer Summe als Sammelposten unter der Bezeichnung "Service-Pauschale" oder "Business-Package".
Bild: Michael Bamberger

Unter der Rubrik „Aus der Praxis – für die Praxis“ greifen wir praktische Tipps zu wichtigen Themen aus dem Arbeitsalltag im Bereich des Rechnungswesens auf. Heute zu Reisekosten des Unternehmers und wie bei Business-Package, Halb- oder Vollpension der Betriebsausgabenabzug richtig berechnet wird.

Hotelabrechnung mit Business-Package/Service-Pauschale von 20 %

Bei Pauschalangeboten lässt das BMF Ausnahmen zu, die gleichermaßen für Arbeitnehmer wie für Unternehmer gelten. In der Rechnung dürfen die nachfolgend aufgeführten Leistungen, die mit 19 % der Umsatzsteuer unterliegen, in einer Summe als Sammelposten unter der Bezeichnung "Service-Pauschale" oder "Business-Package" ausgewiesen werden:

  • Frühstück,
  • Nutzen von Kommunikationsnetzen,
  • Reinigen und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice,
  • Transport zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft,
  • Transport des Gepäcks außerhalb des Hotels,
  • Überlassen von Fitnessgeräten,
  • Überlassung von Parkplätzen.

Diese Packages kann das Hotelunternehmen aus Vereinfachungsgründen pauschal mit 20 % vom Pauschalpreis ansetzen. In diesen 20 % sind alle vorgenannten Leistungen in einer Summe zusammengefasst. Das bedeutet, dass eine Differenzierung nicht erforderlich ist.

Die Kosten für das Frühstück sind mit 20 % der vollen Verpflegungspauschale herauszurechnen. Die volle inländische Verpflegungspauschale beträgt 24 EUR, sodass 24 EUR × 20 % = 4,80 EUR pro Übernachtung aus dem Package-Preis herausgerechnet werden.

Praxis-Tipp: Abstimmung mit dem Hotel

Mit dem Hotel sollte von vornherein abgeklärt werden, dass die 19 %igen Umsätze pauschal ausgewiesen werden.

Kleinbetragsrechnungen bis 150 EUR: Was muss beachtet werden?

Bei Kleinbetragsrechnungen ist in der Rechnung der Steuerbetrag/Steuersatz so anzugeben, dass es möglich ist, die Vorsteuer zutreffend herauszurechnen.

Muster einer Kleinbetragsrechnung

Übernachtung einschließlich Businesspaket

120,00 EUR

 

darin ist die Umsatzsteuer enthalten mit

 

7 % =

6,28 EUR

 

19 % =

3,83 EUR

 

Berechnung 7 %iger Anteil (brutto): 6,28 EUR : 7 × 107 =

96,00 EUR

Berechnung 19 %iger Anteil (brutto): 3,83 EUR : 19 × 119 =

24,00 EUR

Reisekosten des Unternehmers: Übernachtung mit Halb- oder Vollpension

Hat der Unternehmer eine Übernachtung mit Halb- oder Vollpension gebucht, dann muss er nicht nur das Frühstück sondern auch das Mittag- und Abendessen aus dem Gesamtpreis herausrechnen. Die pauschale Herausrechnung aus dem Gesamtbetrag erfolgt mit 20 % von 24 EUR = 4,80 EUR für ein Frühstück und mit 40 % von 24 EUR = 9,60 EUR für ein Mittag- bzw. Abendessen. Diese Aufteilung ist unbedingt erforderlich, wenn der Vorsteuerabzug erhalten bleiben soll. D. h., dass das Hotel oder die Pension die Übernachtung und Verpflegung getrennt ausweisen muss.

Ausnahme: Berechnet das Hotel für die 19 %igen Leistungen ein "Business-Package" bzw. eine "Service-Pauschale", dann ist es möglich, die Verpflegung hieraus pauschal herauszurechnen und zwar

  • für das Frühstück 20 % von 24 EUR = 4,80 EUR und
  • für das Mittag- bzw. Abendessen jeweils 40 % von 24 EUR = 9,60 EUR.

 

Praxis-Beispiel: Hotelrechnung mit Service-Pauschale bei Übernachtung mit Vollpension

Ein Unternehmer zahlt auf seiner Geschäftsreise für eine Übernachtung mit Vollpension pauschal 150 EUR. Das Hotel weist 20 % = 30 EUR als Service-Pauschale aus. Der Unternehmer rechnet das Frühstück, Mittag- und Abendessen wie folgt aus der Service-Pauschale heraus:

 

Service-Pauschale

30,00 EUR

abzüglich Frühstück (24 EUR × 20 % =)

- 4,80 EUR

abzüglich Mittagessen (24 EUR × 40 % =)

- 9,60 EUR

abzüglich Abendessen (24 EUR × 40 % =)

- 9,60 EUR

Differenz = steuerlich abziehbare Nebenkosten

6,00 EUR

Bei einer Übernachtung mit Vollpension bis zu einem Gesamtpreis von 120 EUR beträgt die 20 %ige Service-Pauschale 24 EUR oder weniger. D. h., dass die Service-Pauschale vollständig durch die Verpflegung aufgebracht wird. Konsequenz ist, dass die Service-Pauschale dann insgesamt nicht abziehbar ist und als Privatentnahme zu erfassen ist. Andererseits können die steuerlichen Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden.

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Schlagworte zum Thema:  Reisekosten, Unternehmer, Hotel

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