Unter der Rubrik „Aus der Praxis – für die Praxis“ greifen wir praktische Tipps zu wichtigen Themen aus dem Arbeitsalltag im Bereich des Rechnungswesens auf. Heute zu Reisekosten des Unternehmers und wie bei Business-Package, Halb- oder Vollpension der Betriebsausgabenabzug richtig berechnet wird.
Hotelabrechnung mit Business-Package/Service-Pauschale von 20 %
Bei Pauschalangeboten lässt das BMF Ausnahmen zu, die gleichermaßen für Arbeitnehmer wie für Unternehmer gelten. In der Rechnung dürfen die nachfolgend aufgeführten Leistungen, die mit 19 % der Umsatzsteuer unterliegen, in einer Summe als Sammelposten unter der Bezeichnung "Service-Pauschale" oder "Business-Package" ausgewiesen werden:
- Frühstück,
- Nutzen von Kommunikationsnetzen,
- Reinigen und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice,
- Transport zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft,
- Transport des Gepäcks außerhalb des Hotels,
- Überlassen von Fitnessgeräten,
- Überlassung von Parkplätzen.
Diese Packages kann das Hotelunternehmen aus Vereinfachungsgründen pauschal mit 20 % vom Pauschalpreis ansetzen. In diesen 20 % sind alle vorgenannten Leistungen in einer Summe zusammengefasst. Das bedeutet, dass eine Differenzierung nicht erforderlich ist.
Die Kosten für das Frühstück sind mit 20 % der vollen Verpflegungspauschale herauszurechnen. Die volle inländische Verpflegungspauschale beträgt 24 EUR, sodass 24 EUR × 20 % = 4,80 EUR pro Übernachtung aus dem Package-Preis herausgerechnet werden.
Praxis-Tipp: Abstimmung mit dem Hotel
Mit dem Hotel sollte von vornherein abgeklärt werden, dass die 19 %igen Umsätze pauschal ausgewiesen werden.
Kleinbetragsrechnungen bis 150 EUR: Was muss beachtet werden?
Bei Kleinbetragsrechnungen ist in der Rechnung der Steuerbetrag/Steuersatz so anzugeben, dass es möglich ist, die Vorsteuer zutreffend herauszurechnen.
Muster einer Kleinbetragsrechnung
Übernachtung einschließlich Businesspaket | 120,00 EUR | |
darin ist die Umsatzsteuer enthalten mit | ||
7 % = | 6,28 EUR | |
19 % = | 3,83 EUR | |
Berechnung 7 %iger Anteil (brutto): 6,28 EUR : 7 × 107 = | 96,00 EUR |
Berechnung 19 %iger Anteil (brutto): 3,83 EUR : 19 × 119 = | 24,00 EUR |
Reisekosten des Unternehmers: Übernachtung mit Halb- oder Vollpension
Hat der Unternehmer eine Übernachtung mit Halb- oder Vollpension gebucht, dann muss er nicht nur das Frühstück sondern auch das Mittag- und Abendessen aus dem Gesamtpreis herausrechnen. Die pauschale Herausrechnung aus dem Gesamtbetrag erfolgt mit 20 % von 24 EUR = 4,80 EUR für ein Frühstück und mit 40 % von 24 EUR = 9,60 EUR für ein Mittag- bzw. Abendessen. Diese Aufteilung ist unbedingt erforderlich, wenn der Vorsteuerabzug erhalten bleiben soll. D. h., dass das Hotel oder die Pension die Übernachtung und Verpflegung getrennt ausweisen muss.
Ausnahme: Berechnet das Hotel für die 19 %igen Leistungen ein "Business-Package" bzw. eine "Service-Pauschale", dann ist es möglich, die Verpflegung hieraus pauschal herauszurechnen und zwar
- für das Frühstück 20 % von 24 EUR = 4,80 EUR und
- für das Mittag- bzw. Abendessen jeweils 40 % von 24 EUR = 9,60 EUR.
Praxis-Beispiel: Hotelrechnung mit Service-Pauschale bei Übernachtung mit Vollpension
Ein Unternehmer zahlt auf seiner Geschäftsreise für eine Übernachtung mit Vollpension pauschal 150 EUR. Das Hotel weist 20 % = 30 EUR als Service-Pauschale aus. Der Unternehmer rechnet das Frühstück, Mittag- und Abendessen wie folgt aus der Service-Pauschale heraus:
Service-Pauschale | 30,00 EUR |
abzüglich Frühstück (24 EUR × 20 % =) | - 4,80 EUR |
abzüglich Mittagessen (24 EUR × 40 % =) | - 9,60 EUR |
abzüglich Abendessen (24 EUR × 40 % =) | - 9,60 EUR |
Differenz = steuerlich abziehbare Nebenkosten | 6,00 EUR |
Bei einer Übernachtung mit Vollpension bis zu einem Gesamtpreis von 120 EUR beträgt die 20 %ige Service-Pauschale 24 EUR oder weniger. D. h., dass die Service-Pauschale vollständig durch die Verpflegung aufgebracht wird. Konsequenz ist, dass die Service-Pauschale dann insgesamt nicht abziehbar ist und als Privatentnahme zu erfassen ist. Andererseits können die steuerlichen Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden.