Reisekosten: Hotelrechnung des Unternehmers mit Business-Package

Unternehmer können die Kosten einer betrieblich veranlassten Übernachtung grundsätzlich als Betriebsausgaben abziehen. In der Praxis entstehen jedoch häufig Fragen, wenn das Hotel neben der Übernachtung ein Business-Package, eine Service-Pauschale oder eine Halb- bzw. Vollpension abrechnet. Entscheidend ist dann die richtige Aufteilung der Kosten, damit der Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug nicht gefährdet wird.

Hotelabrechnung mit Business-Package/Service-Pauschale von 20 %

Bei Pauschalangeboten lässt das BMF Ausnahmen zu, die gleichermaßen für Arbeitnehmer wie für Unternehmer gelten. In der Rechnung dürfen die nachfolgend aufgeführten Leistungen, die mit 19 % der Umsatzsteuer unterliegen, in einer Summe als Sammelposten unter der Bezeichnung "Service-Pauschale" oder "Business-Package" ausgewiesen werden:

• Frühstück,
• Nutzen von Kommunikationsnetzen,
• Reinigen und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice,
• Transport zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft,
• Transport des Gepäcks außerhalb des Hotels,
• Überlassen von Fitnessgeräten,
• Überlassung von Parkplätzen.

Diese Packages kann das Hotelunternehmen aus Vereinfachungsgründen pauschal mit 20 % vom Pauschalpreis ansetzen. In diesen 20 % sind alle vorgenannten Leistungen in einer Summe zusammengefasst. Das bedeutet, dass eine Differenzierung nicht erforderlich ist.

Die Kosten für das Frühstück sind mit 20 % der vollen Verpflegungspauschale herauszurechnen. Die volle inländische Verpflegungspauschale beträgt 28 EUR, sodass 28 EUR × 20 % = 5,60 EUR pro Übernachtung aus dem Package-Preis herausgerechnet werden.

Praxis-Tipp: Abstimmung mit dem Hotel

Mit dem Hotel sollte von vornherein abgeklärt werden, dass die 19 %igen Umsätze pauschal ausgewiesen werden.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR: Was muss beachtet werden?

Bei Kleinbetragsrechnungen ist in der Rechnung der Steuerbetrag/Steuersatz so anzugeben, dass es möglich ist, die Vorsteuer zutreffend herauszurechnen.

Muster einer Kleinbetragsrechnung

Reisekosten des Unternehmers: Übernachtung mit Halb- oder Vollpension

Hat die Unternehmerin eine Übernachtung mit Halb- oder Vollpension gebucht, dann muss sie nicht nur das Frühstück sondern auch das Mittag- und Abendessen aus dem Gesamtpreis herausrechnen. Die pauschale Herausrechnung aus dem Gesamtbetrag erfolgt mit 20 % von 28 EUR = 5,60 EUR für ein Frühstück und mit 40 % von 28 EUR = 11,20 EUR für ein Mittag- bzw. Abendessen. Diese Aufteilung ist unbedingt erforderlich, wenn der Vorsteuerabzug erhalten bleiben soll. D. h., dass das Hotel oder die Pension die Übernachtung und Verpflegung getrennt ausweisen muss.

Ausnahme: Berechnet das Hotel für die 19 %igen Leistungen ein "Business-Package" bzw. eine "Service-Pauschale", dann ist es möglich, die Verpflegung hieraus pauschal herauszurechnen und zwar

• für das Frühstück 20 % von 28 EUR = 5,60 EUR und
• für das Mittag- bzw. Abendessen jeweils 40 % von 28 EUR = 11,20 EUR.

Praxis-Beispiel: Hotelrechnung mit Service-Pauschale bei Übernachtung mit Vollpension

Ein Unternehmer zahlt auf seiner Geschäftsreise für eine Übernachtung mit Vollpension pauschal 150 EUR. Das Hotel weist 20 % = 30 EUR als Service-Pauschale aus. Der Unternehmer rechnet das Frühstück, Mittag- und Abendessen wie folgt aus der Service-Pauschale heraus:

Bei einer Übernachtung mit Vollpension bis zu einem Gesamtpreis von 140 EUR beträgt die 20 %ige Service-Pauschale 28 EUR oder weniger. D. h., dass die Service-Pauschale vollständig durch die Verpflegung aufgebracht wird. Konsequenz ist, dass die Service-Pauschale dann insgesamt nicht abziehbar ist und als Privatentnahme zu erfassen ist. Andererseits können die steuerlichen Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden.