Unter der Rubrik „Aus der Praxis - für die Praxis“ greifen wir Kundenanfragen auf, die ein Fachautor für uns beantwortet: Muss ein Gastronom eine elektronische Registrierkasse anstatt eines handschriftlichen Kassenbuches nutzen?
Die Frage: Muss ein Gastronom eine elektronische Kasse verwenden?
"Der Unternehmer ist in der Wahl des Aufzeichnungsmittels frei und kann entscheiden, ob er seine Warenverkäufe manuell oder unter Zuhilfenahme technischer Hilfsmittel - wie eben einer elektronischen Registrier- oder PC-Kasse - erfasst."
Gilt dieser Satz auch noch seit dem 1.1.2017 und dem neuen "Kassengesetz". Oder ist etwa ein Gastronom zur Nutzung einer (elektronischen) Registrierkasse anstatt eines handschriftlichen Kassenbuchs verpflichtet?
Die Antwort: Keine Pflicht für elektronische Kasse seit 2017
Die Einführung der gesetzlichen Voraussetzungen für die Kassensysteme zum 1.1.2017 sorgt manchmal für Verwirrung, weil Gastronomen und anderen Geschäftsleuten gesagt wird, sie müssten zu diesem Termin eine elektronische Kasse einführen.
Das ist nicht richtig!!!
Keine Pflicht zur Nutzung einer elektronischen Kasse seit 2017!
Die offene Ladenkasse findet sich auch beim Einzelhandel, in der Gastronomie und bei Schaustellern.
Wer bisher schon nur eine offene Ladenkasse geführt hat, kann diese auch nach dem 1.1.2017 weiterhin führen wie bisher. Es gibt keine Pflicht, das zu ändern. Es ist sogar möglich, dass der Gastronom von der bisherigen elektronischen Kasse zur offenen Ladenkasse wechselt. Das Finanzamt verpflichtet niemanden, eine elektronische Kasse zu führen.
Nur, falls man bereits eine elektronische Kasse führt, gelten seit dem Jahr 2017 strengere Vorschriften.
Wichtig: Entscheidet sich der Unternehmer für die offene Ladenkasse, ist ein täglicher Kassenbericht ein absolutes Muss! Es muss möglich sein, aufgrund dieses Berichtes die Einnahmen eines Tages rechnerisch zu ermitteln!
Dem Finanzamt ist dabei wichtig:
Kassen-Endbestand (Ermittlung durch Zählung) – Kassen-Endbestand des Vortages – Bareinlagen
+ alle Ausgaben
+ alle Barentnahmen
= Tagesseinnahmen
Eine tägliche Bestandsaufnahme ist wichtig und muss auch sorgfältig dokumentiert werden. Das Kassenbuch alleine reicht nicht!
Sprechen Sie auf jeden Fall mit Ihrem Steuerberater!
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Die steuerlichen Anforderungen sind verkürzt dargestellt und weitere Dokumentationspflichten sind fahrlässig nicht erwähnt.
Also richtig ist lediglich, dass es keine Kassenpflicht gibt.
Will der Gastronom (z.B. nach Aufforderung eines Gastes) einen Bewirtungsbeleg ausstellen, benötigt er zwingend ein Kassensystem. Hierdurch hat er nachgewiesen, dass ihm diese Einzelaufzeichnung zumutbar ist.
Er kann für die übrigen Geschäftsvorfälle nicht mit einer offenen Ladenkasse abrechnen.
Wenn ein Unternehmer kein Kassensystem einsetzen (will), muss er jeden Geschäftsvorfall hinreichend genau einzeln aufzeichnen, es sei denn, er kann die Unzumutbarkeit nachweisen.
3. Sachverhalt: Selbst wenn es bei Massengeschäftsvorfällen den Anschein erweckt, die Einzelaufzeichnung sei unzumutbar, erfordern Erlöse mit unterschiedlichen Steuersätzen eine Einzelaufzeichnung, es sei denn ein anderes Verfahren wird gemäß § 63 Abs. 4 UStDV vom Finanzamt genehmigt.
Diese Sachverhaltskonstellationen hätten schon erwähnt werden müssen, um die steuerlichen Anforderungen umfassend zu beschreiben.
Als Fazit ist festzuhalten´, dass ein Kassensystem einem ehrlichen Unternehmer bei seiner steuerlich notwendigen Dokumentation viel besser unterstützt und letztlich der Garant für eine hinzuschätzungssichere Kassenbuchführung ist.