Saisonverlauf der Aufgaben in der Kostenrechnung / 2.1 Budgetvorbereitungen – Erleichterung für die heiße Phase

Die Arbeiten im Budget vereinfachen sich, wenn bestimmte Aufgaben bereits im Vorfeld erledigt werden. Sie sparen unnötige Arbeiten und doppelte Anstrengungen und verlagern Arbeit in Zeiten, in denen der Druck auf die Kostenrechnung nicht so groß ist.

2.1.1 Zeitplan ist Grundlage für alle Arbeiten

Wer schon einmal ein Budget verantwortlich erstellt hat, wird die Empfehlung für einen Zeitplan auf jeden Fall unterstützen. Vor allem die Beteiligung vieler Stellen außerhalb der Kostenrechnung bei der Aufstellung der Budgets macht eine umfangreiche Planung der Aufgaben und Termine notwendig. Darin wird geregelt,

• welche Aufgaben erledigt werden müssen,
• wer diese Aufgaben erledigt und
• bis wann diese Aufgaben erledigt sein müssen.

Viele Sachverhalte, vor allem wenn andere Abteilungen sie erledigen müssen, können parallel geplant werden. So kann z. B. die Planung des Absatzes und Umsatzes in den verschiedenen Vertriebsbereichen gleichzeitig geplant werden. Andere Aufgaben sind abhängig von der Erledigung vorhergehender Planungsaktivitäten. So kann z. B. die Produktionsabteilung erst dann ihre Kosten budgetieren, wenn der Vertrieb die Verkaufsmengen und die Materialwirtschaft ihre Lagerbestände geplant hat.

Zeitplan sehr diffizil

Mit dem Zeitplan für das Budget greift die Kostenrechnung sehr tief in die Zeitplanung der einzelnen Abteilungen ein. Es empfiehlt sich daher, diese bei der groben Abstimmung der Termine zu beteiligen. Verkaufsmessen, Produktionsumstellungen und andere Großereignisse belasten die Fachbereiche bereits ausreichend. Gemeinsam ist es immer möglich, einen Kompromiss für die Budgetierung zu finden. Machen Sie aber auch eindeutig klar, dass der Zeitplan für alle bindend ist.

Mit Hilfe des Zeitplans können alle Beteiligten die Belastung der Mitarbeiter und die Verfügbarkeit von technischen Hilfsmitteln (z. B. Informationstechnologie) reservieren. In den Plan aufgenommen werden auch die Aktivitäten, die zum Budgetprozess gehören, aber nur in den Fachabteilungen erledigt werden. So ist zwar die Vertriebsleitung für die Umsatzplanung verantwortlich, muss dafür aber ihre einzelnen Gebietsleiter befragen. Diese Aktivität muss im Zeitplan vorgesehen sein.

2.1.2 Kostenträgerstruktur prüfen

In den wenigsten Fällen wird der Kostenrechner die Kalkulation seiner Produkte anhand der klassischen Zuschlagskalkulation durchführen. In aller Regel werden die unterschiedlichen Belastungen von Fertigungsanlagen und Mitarbeitern in der Produktion auch in den Kalkulationen der einzelnen Kostenträger festgehalten. Diese Strukturen der Fertigung können sich während des Jahres geändert haben. Bevor jetzt die Planung beginnt und Verkaufsmengen und -preise geschätzt werden müssen, sollte in der Kostenrechnung die Kalkulation an die Veränderungen angepasst werden (vgl. Checkliste 1).

Veränderungen in der Fertigung

Prüfen Sie für jedes Produkt und jede Leistung, ob eine der folgenden Veränderungen bisher noch nicht in der Kalkulation berücksichtigt ist:

• Wird das Produkt jetzt ganz oder teilweise zugekauft bzw. fremdgefertigt?
• Haben sich Fertigungsverfahren verändert, so dass zusätzliche Anlagen genutzt werden?
• Haben sich Fertigungsverfahren verändert, so dass Anlagen nicht mehr genutzt werden?
• Ist die Fertigung ganz in eine andere Abteilung verlegt worden (z. B. von manuellen Drehautomaten zu elektronisch gesteuerten Drehmaschinen)?
• Hat es Veränderungen in der Produktionsgeschwindigkeit gegeben, so dass jetzt mehr oder weniger Produkte in einer Zeiteinheit gefertigt werden können?
• Wird jetzt anders ausgebildetes Personal an den Maschinen eingesetzt (nicht ausgebildete Mitarbeiter, sondern angelernte Mitarbeiter)?

Checkliste 1: Kalkulationen anpassen

2.1.3 Kostenstellenstruktur prüfen

Ebenso, wie es Veränderungen in der Fertigungsstruktur der Produkte gibt, gibt es neue Zuordnungen von Verantwortungen in der Kostenstellenstruktur. Getrennte Kostenstellen werden zusammengelegt, einzelne Kostenstellen werden getrennt. Teilbereiche einer Kostenstelle werden herausgenommen, andere Bereiche hinzugefügt. Solche Veränderungen sollten zwar regelmäßig auch in der Kostenrechnung bekannt gegeben werden, die Praxis zeigt aber in vielen Fällen einen Informationsstau. Bevor jetzt bei der Planung von Leistungen und Kosten eine solche Umgestaltung erkannt und unter Zeitdruck angepasst wird, prüft die Kostenrechnung systematisch, ob es Anpassungsbedarf in der Kostenstellenstruktur gibt.

2.1.4 Umlagen und Verteilungen prüfen

Viele Kosten werden anhand von Schlüsseln auf verschiedenste Kostenstellen verteilt, die Kosten von Hilfskostenstellen werden auf die Hauptkostenstellen umgelegt, wieder mit Hilfe von Schlüsseln. Die Grundlage für die Bildung der Umlage- und Verteilschlüssel bilden die Gegebenheiten im Unternehmen. So können Gebäudekosten anhand der benutzten Quadratmeter der Kostenstellen zugeordnet werden. Grundsätzlich muss die Kostenrechnung in der Budgetvorbereitung prüfen, ob diese Schlüssel noch der Realität entsprechen. Fast immer sind Anpassungen notwendig.

2.1.5 Planungsunterlagen erstellen

Die Budgetplanung selbst wird von den einzelnen Kostenstellenleitern erledigt. Sie kennen ihren Verantwortungsbereich am besten. Die Koste...