Investitionscontrolling am Beispiel eines Immobilienprojekts

Zusammenfassung

Überblick

Immobilienprojekte sind für Unternehmen meistens eine besondere Herausforderung. Zum einen erfordern sie viel Kapital, zum anderen fehlt internes Know-how.

Deswegen empfiehlt es sich, sowohl bei Planung, Durchführung und laufender Kontrolle externe Spezialisten einzubeziehen, um die Risiken möglichst niedrig zu halten.

Eine sehr sorgfältige Planung unter Berücksichtigung möglichst vieler Rahmenbedingungen zahlt sich später aus.

Auch bei umfassender Planung sollte ein Bauprojekt Reserven beim Zeit- und Kostenplan beinhalten.

In diesem Beitrag soll am Beispiel einer Immobilieninvestition dargestellt werden, wo die Basis für den Erfolg solch eines Projekts liegt, aber auch, wo Fußangeln lauern, die solch ein Vorhaben zum Scheitern bringen können oder zumindest zu einem Projektergebnis führen, das die gesteckten Ziele bei Weitem nicht erreicht.

1 Das Problem

Großprojekte wie Stuttgart 21 oder der Flughafen BER haben gezeigt, dass ein Bauprojekt aus verschiedenen Gründen schnell aus dem Ruder laufen kann. Dazu können externe Faktoren beitragen, wie die Öffentlichkeit, gestörte Anwohner usw., die so lange gegen die Maßnahme mobil machen, bis sie nicht mehr durchzusetzen ist. Aber auch Kompetenzwirrwarr in den eigenen Reihen und organisatorische Mängel können in eine Kostenexplosion münden. Dann bleibt letztlich nur noch die Entscheidung offen, das Projekt "zu beerdigen" und alle bis dahin angefallenen Kosten abzuschreiben oder das Projekt weiterzuführen, ohne dass es letztlich wirtschaftlich ist.

Nun kann man anführen, dass ein mittelständisches Unternehmen nicht in den Ausmaßen solcher Großprojekte agiert, was ohne Zweifel stimmt. Gravierende Fehler können aber auch schon in wesentlich kleineren Projekten auftreten.

2 Die Herausforderung

Immobilienprojekte binden Kapazitäten beim Bauherrn

Einerseits steht das Erbauen einer Immobilie für viele mittelständische Unternehmen im Laufe der Firmengeschichte irgendwann einmal im Fokus der Tätigkeit. Andererseits gehört die Begleitung einer Immobilieninvestition nicht zum Geschäftsgegenstand, deshalb fehlen i. d. R. die persönlichen Erfahrungen. Deshalb kann es zu schwierigen, sogar existenzbedrohenden Situationen kommen, wenn die Risiken, die z. B. in der Errichtung eines Firmensitzes stecken, unterschätzt werden.

Was sind die Gründe, die einen mittelständischen Unternehmer veranlassen, sich an ein Projekt zu wagen, dessen finanzieller Umfang in vielen Fällen den üblichen Rahmen der betrieblichen Tätigkeit deutlich sprengt?

Bei Neugründungen oder jungen Unternehmen gilt eindeutig: Das Unternehmen benötigt, sobald es aus der Größe eines "Garagenunternehmens" oder aus dem häuslichen Arbeitszimmer herausgewachsen ist, einen Firmensitz. Dieser soll zum einen auch künftiges Wachstum ermöglichen, zum anderen die Unternehmensprozesse unter einem Dach sinnvoll bündeln. Auch eine gewisse repräsentative Funktion des Firmengebäudes sollte man nicht unterschätzen.

Bei bestehenden Unternehmen können die Gründe vielfältig sein:

• Unternehmenswachstum und damit verbundener größerer Flächenbedarf
• Optimierung der genutzten Flächen, z. B. durch Zusammenführen verschiedener Standorte
• Optimierung von Prozessen im Unternehmen, die mit der vorhandenen Substanz nicht mehr sinnvoll abzuarbeiten sind, z. B. zersplitterte Flächen, ungünstige Transportwege usw.
• Auslaufen von Miet- oder Pachtverträgen, was zu der Frage führt: Vertrag verlängern – wenn möglich – oder eigene Immobilie?
• Kostenerwägungen
• Nutzung eventueller Steuervorteile
• …

In dem Beitrag wird die richtige Vorgehensweise am Bespiel eines Immobilienprojekts eines mittelständischen Unternehmens vorgestellt. Die Frage, ob ein Objekt gemietet/gepachtet werden soll oder ob eine eigene Immobilie errichtet wird, ist immer im Einzelfall zu beantworten und nicht Gegenstand dieses Beitrags. Die Entscheidung ist im Vorfeld gefallen.

3 Das Projekt

3.1 Kombination aus Eigennutzung und Vermietung sowie aus wohnwirtschaftlicher und gewerblicher Nutzung

Die investierende Gesellschaft ist ein gewerblicher Vermieter. Zu ihr gehören Tochterunternehmen, die vor allem als Dienstleister für die Mutter tätig sind. Diese Töchter sind, ebenso wie die Muttergesellschaft, auf verschiedene Standorte im Stadtgebiet verteilt. Geschuldet ist das vor allem der historischen Entwicklung. Aufgrund der Haupttätigkeit ist Publikumsverkehr unumgänglich. Die Anlaufstelle sollte möglichst zentral liegen und gut erreichbar sein. Zurzeit wird der Kundenverkehr in angemieteten Räumen abgewickelt. Der Mietvertrag war zeitlich befristet und läuft zum Ende des Jahres 2013 aus.

Die Gesellschaft beabsichtigt, die verstreuten Standorte zusammenzufassen und dabei auch die Tochtergesellschaften zu integrieren. Sie verspricht sich davon vor allem Synergieeffekte durch kürzere Kommunikationswege und die Möglichkeit, Abteilungen zusammenzulegen, z. B. die Buchhaltung.

Die Wahl fiel auf eine Immobilie im Stadtzentrum, bestehend aus mehreren zusammenhängenden Grundstücken. Ein Neubau war aus städtebaulicher Sicht nur genehmigungsfähig, wenn gleichzeitig ein mittelalterliches Gebäude (ehemaliger Gasthof und stadtbürgerliches Wohnhaus am Marktplatz...