Budgetierung: So navigieren Sie Ihr Unternehmen durch un ... / 2.2 Vorgehen für eine realistische Beschaffungsplanung

Wenn bekannt ist, welche Mengen verkauft werden sollen, kann auch geplant werden, welche Mengen beschafft werden müssen. Im Folgenden wird hier die Budgetierung beschrieben für ein Unternehmen, das die Waren bei Lieferanten bestellt. Ein solcher Lieferant kann auch die eigene Fertigung sein, die in diesem Budgetierungsprozess wie ein Externer behandelt wird und lediglich die Herstellkosten als Beschaffungspreis angibt.

Die Informationsquellen

Wenn der Einkauf seine Aktivitäten für das kommende Jahr plant, muss er vor allem die Einkaufspreise der zu beschaffenden Waren prognostizieren.

• Dazu spricht er selbstverständlich mit den Lieferanten und erhält allgemeine Informationen.
• Ist der Lieferant bereit, einen langfristigen Rahmenvertrag abzuschließen, dann ist der darin verlangte Preis der Einkaufspreis für das Budget.
• Werden Produkte gekauft, die an einer Börse gehandelt werden, gibt es meist auch Kontrakte, die sich auf die Zukunft beziehen. Diese Börsenpreise können dann für das Budget verwendet werden.
• Die Industrieverbände geben Informationen heraus, die auf eine Preisentwicklung der dort vertretenen Produktgruppen in der Zukunft schließen lassen.
• Die Erfahrung des Einkäufers kommt hinzu, um die Informationen aus den vielen Quellen zu beurteilen und zu verdichten.

Hinweis

Informationen verifizieren

Die heutigen Märkte stellen sich oft transparenter dar als sie wirklich sind. Vor allem die Informationen aus dem Internet müssen sehr kritisch gesehen werden. Sie sollten diese möglichst verifizieren, bevor sie in Ihre Budgetierung einfließen.

In 5 Schritten zur Beschaffungsplanung

Auch im Einkauf helfen eine systematische Vorgehensweise in mehreren Schritten und die Konzentration auf die wesentlichen Produkte, die komplexe Planungsaufgabe durchzuführen:

Step by Step

Beschaffungsplanung durchführen

1. Ermitteln Sie die wichtigsten Einkaufsprodukte des Unternehmens. Das können z. B. die 20 % der Produkte mit dem höchsten Einkaufsvolumen sein.
2. Ergänzen Sie diese Produkte um weitere, die eine wichtige Bedeutung für das Unternehmen haben (z. B. Schlüsselprodukte, Produkte eines wichtigen Lieferanten).
3. Für diese ausgewählten A-Produkte werden intensive Untersuchungen des Marktes durchgeführt, um einen möglichst genauen Planpreis zu ermitteln. Eventuell werden bereits Rahmenverträge abgeschlossen, um die Belieferung und den Preis zu sichern.
4. Die nicht ausgewählten B-Produkte werden in möglichst homogene Gruppen eingeteilt.
5. Für jede Gruppe wird eine durchschnittliche Preissteigerung festgelegt. Damit errechnen sich die Planpreise für das Budget.

Hinweis

Durchschnittlicher Einkaufspreis

Wichtig für die Beschaffungsplanung ist die Tatsache, dass in einem Jahresbudget ein durchschnittlicher Einkaufspreis verwendet werden muss. Für die Budgetrechnungen ist weder der Preis zu Jahresbeginn noch der am Jahresende maßgeblich. Das Jahresergebnis ergibt sich aus dem Durchschnittspreis aller Einkäufe im budgetierten Jahr.