Verbindliche Bestätigung einzelner Projektschritte
Für eine Stärkung der Akzeptanz und Verbindlichkeit im Projekt hat es sich bewährt, in den Projektverlauf verbindliche Bestätigungen einzelner Projektschritte einzubauen. Bei diesen müssen alle Projektbeteiligten darüber abstimmen, ob der aktuelle Projektstand abgenommen wird beziehungsweise der nächste Projektschritt angegangen werden soll. In modernen Projektarchitekturen mit einem Lenkungskreis werden Meilensteine berücksichtigt. Ausgerichtet auf mehr Akzeptanz wird diese Meilensteinarchitektur um die verbindliche Abstimmung im Projektteam erweitert. Ziel ist es, dass möglichst alle Stakeholder zu einem gewissen Zeitpunkt ihre verbindliche Bestätigung zu einem Teil des Projekts abgeben müssen.
Konkret kann die Abstimmung in einer Projektsitzung per Handzeichen, durch Unterschrift unter ein Projektvorgehensprotokoll oder durch andere Abstimmmechanismen erfolgen. Wichtig ist, dass jeder Beteiligte aufgefordert ist, aktiv seine Zustimmung oder Ablehnung kenntlich zu machen. Stimmenthaltungen sollten möglichst vermieden oder offiziell als neutrale Zustimmung deklariert werden.
Der nächste Projektschritt wird erst gestartet, nach dem ALLE Beteiligten ihre Zustimmung (gegebenenfalls unter Auflagen) erteilt haben.
Abb. 6: Verbindliche Projektabstimmung im Gemeinkostenmanagement
Der Vorteil dieses Vorgehens ist es, dass latente Akzeptanzprobleme sich bereits zu einem frühen Zeitpunkt offenbaren können. Auch lassen sich zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr alle Themenstellungen und Projektschritte infrage stellen, sondern nur noch die offenen Punkte. Darüber hinaus erhöht diese Abstimmung die Auseinandersetzung mit dem Thema, Einwände werden transparent und können durch Auflagen berücksichtigt werden.
Nachteilig wird häufig der notwendige Zeitaufwand gesehen. Diese Zeitinvestition muss aber unter dem langfristigen Aspekt eines funktionierenden und akzeptierten Systems bewertet werden. Häufig sind frühzeitig diskutierte Einwände schneller gelöst als spät aufbrechende Grundsatzdiskussionen zu einem Projekt.
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