Ziele und Erwartungen der Beteiligten abgleichen
Wie in jedem sorgfältig aufgelegten Projekt müssen auch bei Projekten im Gemeinkostenmanagement die zu lösenden Probleme beschrieben, die konkreten Zielstellungen definiert und das Vorgehen im Projekt geplant werden. Akzeptanzprobleme bezüglich dieser Aspekte können auftreten, wenn
- die der Planung zugrunde liegenden Problemanalysen nicht bekannt sind oder nicht verstanden werden,
- die Ziele nicht erkennbar, unkonkret oder nicht glaubwürdig sind oder
- das geplante Vorgehen aus individueller Sicht nicht zu Problemen und Zielen passt, nicht geeignet erscheint oder aus anderen Gründen abgelehnt wird.
Es unterstützt die Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Beteiligten, wenn bereits im Rahmen der Projektplanung individuelle Erfahrungen und Interessen erfasst, berücksichtigt und diskutiert werden.
Ziel-Erwartungs-Abgleich
Durch einen Ziel-Erwartungs-Abgleich können abweichende Positionen rechtzeitig erkannt und einbezogen werden. Dabei werden die Einschätzungen der Projektleitung (Controller, Gemeinkostenmanager oder Topmanagement) den Erfahrungen und Erwartungen der Stakeholder gegenübergestellt und abgeglichen (s. Abb. 5). Folgende Struktur hat sich für diesen Ziel-Erwartungs-Abgleich bewährt:
Abb. 5: Ziel-Erwartungs-Abgleich
Die Problemeinschätzung wird in dieser Struktur in die Sichtweisen Symptom und Ursachen aufgeteilt. Symptom bezeichnet dabei die beobachtbaren, erkennbaren und sichtbaren Problemanzeiger, wie beispielsweise Desinteresse an Kosteninformationen oder zu hohe Verwaltungskosten. Die Ursachen fokussieren dagegen auf dahinterliegende Zusammenhänge und Gründe. Diese Aufteilung der sonst üblichen gemischten Problemsicht hilft, in der Praxis auf Ursachen statt auf Symptome fokussierende Ziele und Lösungen zu finden.
Beim Ziel-Erwartungs-Abgleich geht es darum,
- die eigene Problemeinschätzung, Zieldefinition, die potenziellen Lösungsansätze und deren voraussichtlichen Auswirkungen konkret zu erfassen,
- die Perspektiven der Projektbetroffenen einzunehmen und deren Sichtweisen unvoreingenommen zu prüfen,
- die Sichtweisen miteinander abzugleichen sowie
- rechtzeitig nicht erfüllbare, unklare oder noch nicht bekannte Aspekte bei den Problemeinschätzungen und Zielerwartungen zu identifizieren.
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