Warum müssen Unterweisungen dokumentiert werden? / 1 Details

1.1 Definition

Der Arbeitgeber muss die Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit ausreichend und angemessen unterweisen. Die Unterweisung muss die mit der Arbeit verbundenen Gefährdungen und die Maßnahmen zu ihrer Verhütung enthalten. Die Unterweisung muss vor Arbeitsaufnahme erfolgen. Es gibt z. B. folgende Anlässe für eine Unterweisung:

• Einstellung oder Versetzung;
• Veränderungen im Aufgabenbereich;
• Veränderungen in den Arbeitsabläufen;
• Einführung neuer Arbeitsmittel, Technologien oder Arbeitsstoffe;
• Ergebnisse von Betriebsbesichtigungen;
• Unfälle, Beinaheunfälle und sonstige Schadensereignisse.

Die Unterweisung ist gemäß § 4 DGUV-V 1 "Grundsätze der Prävention" zu dokumentieren. Die Dokumentation hilft dem Unternehmer, seiner gesetzlichen Verpflichtung zur Unterweisung nachzukommen. In der Regel führt der Unternehmer die Unterweisungen nicht selbst durch (Ausnahme bei kleinen Unternehmen). Es gehört aber zu seinen Organisationspflichten zu kontrollieren, ob die Verpflichtung zur Unterweisung in seinem Betrieb erfüllt wird. Dies kann er oder seine in der Linie Verantwortlichen nur kontrollieren, wenn es einen schriftlichen Nachweis darüber gibt.

Die Unterweisung muss nicht nur bei den eigenen Mitarbeitern erfolgen, sondern auch bei Leiharbeitnehmern (Arbeitnehmerüberlassung). Gemäß § 12 Arbeitsschutzgesetz muss der Unternehmer als Entleiher die Unterweisung unter Berücksichtigung der Qualifikation und der Erfahrung der Personen, deren Arbeitsleistung ihm überlassen wird, durchführen. Nach § 8 Arbeitsschutzgesetz muss sich der Unternehmer je nach Art der Tätigkeit auch vergewissern, dass Mitarbeiter von Fremdfirmen, die in seinem Betrieb tätig werden, hinsichtlich der Gefahren für ihre Sicherheit und Gesundheit während ihrer Tätigkeit in seinem Betrieb angemessene Anweisungen erhalten haben, also entsprechend unterwiesen wurden. Diese Kontrolle kann der Unternehmer nur durchführen, wenn die Unterweisungen entsprechend dokumentiert wurden.

1.2 Hintergrund

Es gibt mehrere gesetzliche und berufsgenossenschaftliche Vorgaben, aus denen die Forderung zur Unterweisung hervorgeht, z. B.:

• § 12 Arbeitsschutzgesetz;
• § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz;
• § 14 Gefahrstoffverordnung;
• § 12 Betriebssicherheitsverordnung;
• § 6 Arbeitsstättenverordnung
• § 11 Lärm- und Vibrations-Arbeitsschutzverordnung;
• § 3 PSA-Benutzungsverordnung;
• § 63 Strahlenschutzverordnung;
• § 4 DGUV-V 1 "Grundsätze der Prävention".

Die direkte Forderung, die Durchführung von Unterweisungen zu dokumentieren, ergibt sich in erster Linie aus § 4 DGUV-V 1. Grundsätzlich muss dich der Unternehmer jedoch die Frage stellen, wie er seiner Verpflichtung zur Unterweisung aus den unterschiedlichsten gesetzlichen und berufsgenossenschaftlichen Vorgaben gerecht werden will. Nur wenn diese Unterweisungen dokumentiert werden, kann er den Nachweis erbringen, dass diese auch durchgeführt wurden.

Je größer der Betrieb ist, umso mehr ist der Unternehmer auch auf eine Dokumentation der Unterweisungen angewiesen, da seine in der Linie verantwortlichen Vorgesetzten im Rahmen der Übertragung von Unternehmerpflichten im Arbeitsschutz für die Durchführung der Unterweisungen verantwortlich sind. Der Unternehmer muss sich im Rahmen seiner Gesamtverantwortung zumindest stichprobenhaft davon überzeugen, dass seine Verantwortlichen die übertragenen Pflichten – in diesem Fall die Unterweisung – auch erfüllen.

Die Dokumentation der Unterweisung sollte mindestens folgende Inhalte haben:

• Datum der Unterweisung;
• Name des Unterweisenden;
• Unterweisungsthemen (z. B. arbeitsplatzbezogene Gefährdungen sowie Maßnahmen zu deren Abwehr, Notfallmaßnahmen, Betriebsanweisungen für Maschinen oder für Gefahrstoffe);
• Name, Vorname und Unterschrift der unterwiesenen Personen.

Weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, dass der Unterwiesene mit seiner Unterschrift bestätigt, dass er die Inhalte der Unterweisung verstanden hat und die Vorgaben einhalten wird. Dadurch werden die Unterwiesenen mehr in die Pflicht genommen, die enthaltenen Informationen umzusetzen. Für den Unterweiser und damit letztlich auch für den Unternehmer ist mit den Unterweisungsinhalten der Nachweis möglich, was unterwiesen wurde. Gerade im Schadensfall oder bei wiederholtem Fehlverhalten ist dies ein wichtiger Nachweis, der anders nicht erbracht werden kann.

1.3 Unfall- und Berufskrankheitsgeschehen

Bei vielen Unfallanalysen muss festgestellt werden, dass menschliches Fehlverhalten zum Unfall geführt hat. Analysiert man das Fehlverhalten kann man sehr häufig feststellen, dass bestimmte Schutzmaßnahmen sowie Anweisungen zum Bedienen von Maschinen etc. nicht im ausreichendem Maße bekannt waren. Aussagen des Verunfallten wie "das habe ich nicht gewusst" oder "das hat mir keiner gesagt" kann der Vorgesetzte nur schwer widerlegen, wenn diese Inhalte nicht aus einer Dokumentation der Unterweisung, die der Mitarbeiter unterschrieben hat, hervorgehen.

Die Dokumentation der Durchführung und der Inhalte von Unterweisungen ist auch eine Absicherung für den Vorgesetzten, dass er seiner Pflicht zur Unterwe...