Führen auf Distanz in Krisensituationen / 3 Arbeiten im Homeoffice

Arbeiten im Homeoffice ist für Beschäftigte, die noch nie im Homeoffice gearbeitet haben, eine völlig neue Arbeitssituation, mit der sie sich erst mal auseinandersetzen müssen. Auch wenn es für zahlreiche Arbeitnehmer eine wünschenswerte Arbeitssituation ist, gibt es manche, die Arbeiten im Homeoffice prinzipiell ablehnen und sich dadurch in mehrfacher Hinsicht überfordert fühlen. Sie wollen Arbeit und Privatleben als 2 Bereiche ihres Lebens bewusst trennen.

Mitarbeiter können mit der Arbeit im Homeoffice auch räumlich überfordert sein. Nicht jeder hat in seiner Wohnung ein Arbeitszimmer mit Schreibtisch, einen ergonomischen Arbeitsstuhl, Platz zum Ablegen von Arbeitsunterlagen, einen Drucker.

Abgesehen von den räumlichen und technischen Voraussetzungen für Arbeiten im Homeoffice gilt es zu bedenken, dass die wenigsten Mitarbeiter alleine leben. Auch wenn Kinder oder zu betreuende Angehörige oftmals ein Grund für das Arbeiten im Homeoffice sind, kann es für ungewohnte und unfreiwillige Homeworker ein Problem darstellen, plötzlich Kinderbetreuung und Arbeit unter einen Hut zu bringen. Gerade in Zeiten einer Pandemie mit Ausgangs- und Betreuungsbeschränkungen oder dem gänzlichen Wegfall von Betreuungsmöglichkeiten stehen viele Arbeitnehmer vor einem großen Problem.

Arbeiten im Homeoffice bedeutet nicht nur die Schaffung von Rahmenbedingungen und die Befähigung der Mitarbeiter hierzu, sondern auch die Überlegung, wie die Zusammenarbeit gestaltet werden soll.

Aufgrund der Tatsache, dass in Krisenzeiten plötzlich und ungeplant viele Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten (müssen), muss sich die Führungskraft noch mal im besonderen Gedanken machen, wie sie mit den Mitarbeitern kommunizieren will, welche Erwartungen sie an die Mitarbeiter hat, wie die Leistungskontrolle erfolgen soll und wie sie die Mitarbeiter emotional unterstützen kann.

3.1 Kommunikation mit den Mitarbeitern

Es muss vereinbart werden, zu welchen Zeiten der Mitarbeiter erreichbar ist und wann die Aufgaben erledigt werden. Dabei sind nicht zwangsläufig die klassischen Bürozeiten zugrunde zu legen: der Kommunikations- und Arbeitszeitraum kann – wenn es das Arbeitsgeschehen erlaubt – auch auf den sehr frühen Morgen, den späten Nachmittag bis Abend oder das Wochenende gelegt werden. Dies ist insbesondere eine Erleichterung für Mitarbeiter, die Kinder zu betreuen haben. Geklärt werden muss auch, wie der Kontakt in dringenden Fällen erfolgen kann. Absprachen unter Berücksichtigung der Möglichkeiten des Mitarbeiters sichern die Erreichbarkeit des Mitarbeiters und setzen diesen nicht unter Druck, wenn er bei dreimaligem Läuten nicht sofort ans Telefon geht.

Verabredet werden sollte auch, wie mit Anfragen, Ad-hoc-Aufträgen und E-Mails umgegangen werden soll. In welchem Zeitraum sollten diese erledigt werden, was im Umkehrschluss bedeutet, dass der Adressant weiß, wann er mit einer Antwort oder dem Ergebnis rechnen kann? Zeitfenster sind beispielsweise: binnen 2 Stunden, binnen 4 Stunden, binnen 8 Stunden. Diese Vereinbarungen müssen natürlich allen Beteiligten kommuniziert werden.

Absprachen müssen auch hinsichtlich Telefon- und Videokonferenzen getroffen werden. Termine können regelmäßig vereinbart werden – z. B. jeden Morgen um 9:00 h, jeden Mittwoch um 11:00 h oder nach Besprechungslage. Die Konferenzzeit kann in Krisensituationen auch mal zu ungewöhnlichen Zeiten erfolgen.

Kommunikation in Krisensituationen muss unbedingt auch emotionale Stimmungen auffangen. Ein Kontakt sollte mit der Frage: "Wie geht es?" beginnen, um die aktuelle Gefühlslage des einzelnen Mitarbeiters oder des Teams in Erfahrung zu bringen (vgl. Abschn. 4). Anschließend kann besprochen werden, welche technischen, logistischen, organisatorischen oder sonstigen Probleme aufgetreten und zu lösen sind.

3.2 Leistungserbringung

Das Führen über Ergebnisse und Ziele (Management by Objectives = MBO) ist als (Leistungs-)Steuerungsinstrument für das Führen auf Distanz bekannt und bewährt. In Zeiten, in denen Homeoffice zum Teil gezwungenermaßen praktiziert wird, eröffnen sich neue Möglichkeiten für die Interpretation von MBO. Bei vereinbarten Homeoffice-Arbeitstätigkeiten ändert sich auch in Krisenzeiten wenig, sofern die Arbeitsaufträge gleich bleiben. Anders ist die Situation für Führungskräfte und Mitarbeiter, die ihren Arbeitsauftrag im Homeoffice aufgrund der neuen Situation nur bedingt erfüllen können. Aber auch hier können neue und kreative Möglichkeiten der Leistungserbringung und eine andere Art der Wertschöpfung entstehen.

Wann, wenn nicht jetzt, hat man Zeit, all das zu tun, was man schon immer mal machen wollte, wenn Zeit vorhanden ist. Jetzt ist die Gelegenheit dazu: Ausmisten und aufräumen der E-Mail-Postfächer, neue Ordnerstrukturen schaffen, den PC aufräumen … Welche Idee wollte schon immer mal zu Papier gebracht werden, wie kann man Prozesse optimieren und Arbeitsabläufe verbessern? Davon kann ein Unternehmen auch nach der Krise profitieren.

Ein weiterer wichtiger Hinweis für Führungskräfte: In Krisenzeiten darf man von Mitarbeitern nicht 120 % Leistu...