Fachbeiträge & Kommentare zu Prozessmanagement

Fehler finden sich in HR-Prozessen ebenso wie in Produktionsprozessen. Fehler bedeuten Ärger, Unzufriedenheit, mühsame Recherche von Abweichungen, Korrekturen und weitere Kontrollen. Gutes Prozessdesign erkennt die Fehlerquellen und baut den Prozess so, dass Fehler in der Entstehung verhindert werden. Merke: Qualität kann man in einen Prozess nicht hinein kontrollieren.mehr

Prozesse optimieren bedeutet, die Zusammenarbeit in der Organisation so zu verändern, dass sie eine höhere Prozessqualität oder Ergebnisqualität zeigen. Die Ziele der Optimierung sind generell in vier Aspekten zu beschreiben: Qualität Wirtschaftlichkeit Schnelligkeit Variabilität 7.1.1 Abhängigkeiten von Zieldimensionen Die vier Ziele können keinesfalls gleichzeitig verfolgt werde...mehr

Zur Optimierung haben wir drei prinzipielle Ansätze: Wir erhöhen die Prozess-Sicherheit durch Dokumentation oder Digitalisierung. Wir ändern die Reihenfolge von Tätigkeiten, lassen Tätigkeiten weg oder ändern die Arbeitsteilung unter den Prozessbeteiligten. Wir automatisieren Tätigkeiten.mehr

Damit der Prozess in der Ausführung einheitlicher wird, schreiben wir den Prozess auf und trainieren die Prozessbeteiligten auf die festgelegte Ausführung. Dazu können wir Prozessmodelle nutzen, Handbücher oder Unternehmens-Wikis. Trainings können wir analog im Seminarraum anbieten, wir können Mitarbeitern Mentoren zur Seite stellen oder digitale Trainingsformate wie Videos ...mehr

Die Verwaltung der Personaldaten, der Bewerberdaten und der Organisationseinheiten ist häufig über verschiedene Anwendungen verteilt. Die Integration dieser Datenhaltungen in eine gemeinsame Datenbank reduziert die Redundanz und die Übergabe von Daten zwischen den Systemen. Dabei stellt sich auch die Frage, ob eine Integration dieser Personaldatenhaltung in die allgemeine Re...mehr

Natürlich lagern wir keine Personen, aber HR verantwortet den Personalbestand. Wie viele Personen werden für die operativen Prozesse im Unternehmen tatsächlich benötigt und wo haben wir zu viele Personen auf der Payroll? Wie lange sind Bewerber im Talent-Pool noch „frisch“ und wie sehr lassen wir uns von Karteileichen in die Irre führen? Arbeiten wir beim Recruiting nach Qua...mehr

Kennzahlen sind eine sehr verbreitete Methode, Prozesse zu beobachten. Wir definieren dazu Erfolgsfaktoren, die uns zeigen, dass die Leistung den Erwartungen entspricht. Diese Faktoren wollen wir mit Kennzahlen beobachten. Die vier Zieldimensionen Qualität, Wirtschaftlichkeit, Schnelligkeit und Variabilität geben auch hier den Rahmen vor. Wirtschaftlichkeit Die Kostendimension...mehr

Alternativ können wir auch die Prozesssteuerung digitalisieren. Dazu verwenden wir eine Anwendung, die den jeweiligen Ausführenden die Information über eine anstehende Aktivität zusammen mit allen inhaltlichen Informationen zur Aktivität zustellt (Process Engine). Der Anwendung müssen wir den verbindlichen Ablauf des Prozesses mit einem Prozessmodell füttern. Die tatsächlich...mehr

Innerhalb des gesamten Unternehmens leisten die Personalprozesse eine Unterstützung. Für die Arbeit von HR stellen sie allerdings den Kern ihrer Arbeit dar. Betrachten wir die anderen Prozesse als Kunden von HR, dann erkennen wir deutlich die Kernprozesse der Personalarbeit: Personen für das Unternehmen gewinnen Personen an das Unternehmen binden Personen für ihre Arbeit entloh...mehr

Aus eins mach zwei. Wenn Aktivitäten aus mehreren Arbeitsschritten bestehen, erfordern die einzelnen Schritte häufig unterschiedliche Kompetenzen. Oft erledigt so eine höher qualifizierte Person Tätigkeiten, die auch eine andere Person erledigen könnte. Will man die knappe (teure) Ressource der hohen Qualifikation sparen, macht es Sinn, diese Tätigkeiten aufzuteilen und vers...mehr

Überlegungen zum Kundenerleben und zur Kundenbegeisterung beziehen sich meistens auf die Interaktion mit externen Kunden des Unternehmens. Es geht darum, mit Kundenbegeisterung die Bindung zu stärken und Marktanteile für die Zukunft zu sichern. Sind diese Überlegungen für interne Supportprozesse übertragbar? Im Unterschied zu externen Kunden fällt sofort auf, dass die interne...mehr

Für jedes IT-Projekt ist also zu bestimmen, welche operativen Prozesse von dem Projekt berührt werden. Dann müssen wir erst diese Prozesse kritisch anschauen, die Prozesskunden und die Prozessbeteiligten zu Rate ziehen. Welche Kundenerwartungen werden nicht erfüllt? Welche Verschwendung steckt im Prozess? Welche Verbesserungen sind in diesem Prozess möglich? Diese Verbesseru...mehr

Aus diesem Begriff von Wertschöpfung folgt unmittelbar, dass wir für ein gutes Prozessdesign die Kunden- und Stakeholdererwartungen kennen und bewerten müssen. Nicht jeder Wunsch, der von einer Führungskraft an die Personalabteilung herangetragen wird, ist gleich eine relevante Kundenerwartung für alle Personalprozesse. Erkennen und Bewerten von Kundenerwartungen ist also ei...mehr

Im Personalprozess bewegen wir keine Güter, aber wir können das Konzept auf die Personen übertragen, die wir in den Prozessen verwalteten. Die werden nicht nur passiv von A nach B „umgelagert“, sie müssen vielleicht selbst „von Pontius zu Pilatus“ laufen, telefonieren oder mailen. Wie viele Kommunikationspartner hat ein Mitarbeiter in einem Recruitingprozess zu kontaktieren?...mehr

Die Personalprozesse haben eine Dienstleistungsfunktion im Unternehmen. Die eigentliche Wertschöpfung des Unternehmens findet in den Kernprozessen statt. In produzierenden Unternehmen, also in der Produktion oder der Produktentwicklung, in Versicherungen im Versicherungsbetrieb, in IT-Unternehmen in der Software-Entwicklung oder im Rechenzentrumsbetrieb. Aber diese Kernproze...mehr

Statt die Liste der relevanten Prozesse im eigenen Unternehmen zu sammeln kann man auch ein allgemeines Referenzmodell als Orientierung verwenden. Im Groben leisten Personalprozesse in allen Unternehmen gleiche Leistungen, da kann auch eine generische Prozessliste helfen, die wichtigen Prozesse im Unternehmen zu identifizieren. Das American Productivity & Quality Center (APQC...mehr

Neben den (mehr oder weniger) expliziten Kundenerwartungen zählt auch das Kundenerleben: Wie nehmen Kunden die Leistung und die Interaktionen zur Erbringung der Leistung wahr? Fühlen sich Mitarbeitende von ihren HR-Ansprechpartnern kompetent und fair beraten? Verstehen Mitarbeitende ihre Gehaltsabrechnung? Sehen Führungskräfte ihren HR-Businesspartner wirklich als eine Hilfe...mehr

Aus zwei mach eins. Sehr häufig beobachten wir in Unternehmen, dass Tätigkeiten kleinschrittig über viele Personen oder Abteilungen verteilt sind. Meistens ist dies in der Kompetenz der Personen begründet oder in der Verfügbarkeit von Informationen. Häufig ist aber der Grund für diese Arbeitsteilung längst nicht mehr bekannt oder noch aktuell. In diesem Fall ist die Integrat...mehr

Digitalisierung verändert Prozesse. Wie oben geschildert, hängen (fast) alle Maßnahmen zur Prozessoptimierung davon ab, dass die IT mitspielt. Prozessoptimierungen sind ohne die IT also nicht zu haben. Das gilt aber auch umgekehrt: Wer digitale Lösungen einführt, muss auch die Prozesse ändern. Mehr noch: Der Benefit (betriebswirtschaftlich ausgedrückt als Return on Investmen...mehr

Neben den Kunden gibt es eine Anzahl weiterer Geschäftspartner, die für den Prozess und die Qualität von Bedeutung sind. In einzelnen Prozessen erhalten sie eine größere Rolle als die Partner, die wir als Kunden ansehen. Die Sozialversicherungen und das Finanzamt dürften für Personalprozesse hier an erster Stelle stehen. Kunden und Stakeholder stellen Erwartungen an die Leist...mehr

Die HR-Arbeit ist stark dokumentenabhängig. Die Personalakte sammelt alle relevanten Vorgänge bezüglich einer beschäftigten Person und ist Nachweis aller Aktivitäten in Bezug auf diese Person. Verträge und Vertragsanpassungen, Personalentwicklung, Versetzung, disziplinarische Maßnahmen, Zeugnisse – alles muss in der Personalakte transparent zugänglich sein. Die Digitalisierun...mehr

Gutes Prozessdesign verfolgt das Ziel, die gesamte Arbeit im Prozess auf die Wertschöpfung zu konzentrieren und Verschwendung zu vermeiden. Für die ganze Wahrheit müssen wir aber neben den beiden Kategorien noch Abstufungen beachten: Nicht alle Stakeholder sind Kunden und die Erfüllung von Stakeholdererwartungen steigert nicht unbedingt den Marktanteil. Nichtsdestotrotz müsse...mehr

Die Automatisierung von Prozessen zielt darauf ab, Wissensarbeit von Ausführungsarbeit zu differenzieren und Ausführungsarbeit zu automatisieren. Es ist also zu entscheiden, welche Entscheidungen in einem HR-Prozess von einer Person zu treffen ist und welche Fragestellung auch ein Automat anhand festgelegter Regeln beantworten kann. Um einen solchen digitalen Prozess zu errei...mehr

Diese Verschwendungskategorie ist der Klassiker in allen administrativen Prozessen. Hier fällt jedes überflüssige Formular auf, jede Excel-Tabelle, die nicht sinnvoll genutzt wird, jede Auswertung, die niemand liest. Sehr häufig finden wir auch ein Übermaß an Kontrolle: Zur Vermeidung von Fehlern wird jeder Abrechnungsvorgang dreimal geprüft. Zu viel Kontrolle ist Overprocess...mehr

Mit dem Suchschema TIMWOOD haben wir eine pragmatische Herangehensweise, um Verschwendung in unseren Prozessen zu benennen. Aber diese Identifikation zieht notwendigerweise eine Diskussion und Bewertung nach sich. Es ist nicht möglich, Verschwendung in allen Prozessen objektiv und zweifelsfrei zu identifizieren. Vielmehr ist es schon eine Bewertung, wenn ich eine Arbeit oder...mehr

Die Personalprozesse brauchen selbst wiederum Unterstützung. Dabei greifen sie wie alle anderen Prozesse auf die Supportprozesse des Unternehmens zu. Allerdings stellen Personalprozesse dabei oft besondere Anforderungen an die Leistungen. Das kann zu Konflikten führen, wenn das Unternehmen die Standardisierung seiner Supportprozesse sehr betont. Ein wichtiger Supportprozess f...mehr

Die vier Ziele können keinesfalls gleichzeitig verfolgt werden, da sie sich zum Teil widersprechen. Variabilität und Geschwindigkeit schließen sich aus. Mehr Varianten drücken auf die Schnelligkeit, schnellere Prozesse fordern weniger Varianten. Ähnlich ist es mit Qualität und Wirtschaftlichkeit. Ein Mehr vom einen führt zu einem Weniger des anderen. Variabilität und Qualität...mehr

Für viele Beobachter ist es bereits eine erhebliche Optimierung eines Prozesses, wenn die Ausführung nicht mehr beliebig den einzelnen Teams und Beteiligten überlassen ist, sondern einem vorgegebenen Muster folgt. Standardisierung gilt dann als Optimierung. Dazu ist es notwendig, dass sich alle Beteiligten zunächst der Unterschiedlichkeit ihrer Arbeitsmuster bewusst sind und ...mehr

Kontrollen Eine Möglichkeit, die Durchlaufzeit und die Ausführungskosten zu minimieren ist es, Tätigkeiten wegzulassen. Viele Tätigkeiten dienen der Qualitätskontrolle im Prozess. Gelingt es, die Prozess-Sicherheit zu steigern, können wir auf Kontrollen verzichten. Dokumentation Andere Tätigkeiten dienen der Dokumentation des Prozesses. Gelingt es, dass der Prozess selbst seine...mehr

Der Begriff Organisationsentwicklung wird oftmals synonym für andere Konzepte des geplanten organisatorischen Wandel verwendet. Obwohl hier auf den ersten Blick Gemeinsamkeiten erkennbar sind, handelt es sich dabei um eigenständige Konzepte, die inhaltlich zwar Schnittmengen mit der Organisationsentwicklung aufweisen, jedoch unterschiedlich historisch gewachsen und akzentuie...mehr

Begriff Ziel beim Prozessmanagement in HR ist es, die Effektivität und Effizienz des Unternehmens bzw. unternehmenskritischer Prozesse wie z. B. dem Talent Management zu verbessern. Mittels der Strukturierung und Darstellung von Personalmanagement-Workflows in Arbeitsschritten in Form von Ablaufdiagrammen können Schwachstellen schnell identifiziert und behoben werden. Auch ...mehr

Im Gegensatz zur korrektiven Arbeitsgestaltung, die ein kostenaufwendiges Nachbessern am bereits fertiggestellten Arbeitsplatz bedeutet, hilft eine Einbindung der Sifa in die Planung, Kosten zu reduzieren. Denn erst mit der Einbindung der Sifa werden die Arbeitssicherheit und der Gesundheitsschutz in die Planung ausreichend genug integriert. Um strategische Fehleinschätzunge...mehr

1) Besteht eine gesetzliche Pflicht für ein betriebliches Gesundheitsmanagement? Obwohl keine gesetzliche Pflicht für ein BGM besteht, ergeben sich aus den Forderungen des Arbeits- und Gesundheitsschutzrechts, dass neben der Sicherheit auch die Gesundheit der Beschäftigten gewährleistet werden muss. Dies beinhaltet ausdrücklich auch die Aspekte psychische Belastungen, Ergonom...mehr

Gegenüber der DIN EN ISO 9001:2008 gibt es in der neuen ISO-Version vor allem folgende Handlungsfelder, die von Unternehmen neu überdacht bzw. überarbeitet werden müssen: Das Qualitätsmanagement muss in die strategische Ausrichtung eines Unternehmens eingebunden werden, wobei die Geschäftsleitung mehr Verantwortung als früher übernehmen und sicherstellen muss, dass Qualitätsp...mehr

Hinweis Arbeitshilfe "Marketing: Entwicklung einer effektiven Marketingstrategie und Marketingmix" Um eine effektive Marketingstrategie und einen Marketingmix zu entwickeln, können folgende Bausteine in Betracht gezogen werden. Zur Arbeitshilfe. Positionierung & Konkurrenzvergleich: Definieren Sie, wie Sie Ihre nachhaltigen Produkte im Markt positionieren möchten, indem Sie ihr...mehr

Business Process Management (BPM) ist seit vielen Jahren ein bekanntes und bewährtes Instrument zur Weiterentwicklung von Prozessen und Umsetzung nachhaltiger Optimierungen. Gerade die letzten Jahre haben jedoch gezeigt, dass die Rahmenbedingungen anspruchsvoller werden. Neben einer laufenden Weiterentwicklung und Umsetzung inkrementeller Optimierungsschritte ist die jüngere...mehr

Armistead/Pritchard/Machin, Strategic Business Process Management for Organisational Effectiveness, in Long Range Planning, 32. Jg., 1999, H. 1, S. 96-106. Brenner/Lesch/Zander, Process Mining: Controllinginstrument zur Optimierung von Geschäftsprozessen, in Gleich/Klein (Hrsg.), Controlling Challenge 2025, 2020, S. 93-106. IGC, Controlling-Prozessmodell 2.0, 2. Aufl. 2017. Gle...mehr

Business Process Management (BPM) ist ein etabliertes und zentrales Instrument zur systematischen Analyse von Prozessen und Ableitung von Optimierungsmaßnahmen. Die aktuelle Umfeld-Dynamik basierend auf Digitalisierung, neuen Geschäftsmodellen und disruptiven Veränderungen im Umfeld, aber auch bspw. die Einführung neuer ERP-Systeme macht eine eingehende Auseinandersetzung mit...mehr

Trotz der hohen Bedeutung ist in vielen Unternehmen das Controlling bislang nicht auf Prozesse fokussiert. Ein Prozesscontrolling wird ggf. nur am Rande durchgeführt, i. d. R. sind die Steuerungsgrößen des Managements auf andere, meist finanzorientierte Größen ausgerichtet. Folglich ist in den bereitgestellten Ansätzen und Services (Planung, Reporting etc.) der Prozessfokus ...mehr

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Doering/Schönherr/Steinhäuser, Working Capital Controlling, in Controlling – Zeitschrift für erfolgsorientierte Unternehmenssteuerung, Jhg. 24, 8-9/2012, S. 409–415. Heesen/Moser, Working Capital Management: Bilanzierung, Analytik und Einkaufsmanagement, 2017. Horváth, Controlling, 2011. Horváth/Gleich/Michel, Finanz-Controlling: Strategische und operative Steuerung der Liquidi...mehr

Angesichts der oben beschriebenen Kritikpunkte am Prozessmanagement stellt sich die Frage nach prinzipiellen Gestaltungsempfehlungen für das BPM, um die Fallstricke einer bürokratisierten Dokumentationsmaschinerie zu umgehen. Für die erfolgreiche Umsetzung im Unternehmen lassen sich folgende Punkte ableiten und als erste universelle Handlungsempfehlungen abgeben: Effizientes ...mehr

Die Prozessanalyse ist notwendige Voraussetzung, um später ein funktionsfähiges Prozessmanagement, z. B. in Form einer prozessbasierten Kalkulation, darauf aufsetzen zu können. Im Wesentlichen umfasst die Prozessanalyse fünf Schritte: Erfassung der Gemeinkosten über Kostenstellen Durchführung einer Tätigkeitsanalyse Bestimmung von Kostentreibern und Bildung von kostenstellenübe...mehr

Die sachlich zusammenhängenden Aktivitäten, die die erstellten Prozesslisten dokumentieren, werden zu kostenstellenübergreifenden Hauptprozessen zusammengefasst. D.h., man verlässt hier die kostenstellenorientierte Betrachtungsweise und baut dafür eine prozessorientierte Sichtweise auf. Dazu werden die in den Prozesslisten beschriebenen Tätigkeiten in einer dem tatsächlich i...mehr

Die Prozesskostenrechnung zielt darauf ab, Gemeinkostenbereiche prozessorientiert zu erfassen, um diese transparent und damit steuerbar zu machen. Ziel ist es, die tatsächlichen Kosten eines Geschäftsprozesses zu ermitteln, Ineffizienzen im Gemeinkostenbereich und im Prozessablauf zu erkennen, um damit Einsparpotenziale aufzudecken und Kosten zu senken. Des Weiteren ist die...mehr

In "modernen" Controlling-Methoden wie Target Costing, Balanced Scorecard und der Prozesskostenrechnung ist eine Prozessbetrachtung ein wesentliches Element. Trotzdem spielt Prozesscontrolling bislang in vielen Unternehmen eine untergeordnete Rolle. Dafür gibt es mehrere Gründe. Zum einen liegt für viele Controllingeinheiten der Schwerpunkt auf der finanzorientierten Planung ...mehr

Seit nunmehr einigen Jahren ist BPMN 2.0 (Business Process Management and Notation) als Standard für die Prozessdokumentation etabliert. BPMN liegt seit 2011 in der Version 2.0 vor, wurde 2013 in der Version 2.0.1 als ISO/IEC 19510:2013 zum internationalen Standard und liegt seit Januar 2014 in der Version 2.0.2 vor. Er definiert bestimmte Vorgaben für die Darstellung von Pr...mehr

Da, wie gezeigt, bereits das Anbieten eines Vorteils gegenüber einem Amtsträger eine Strafbarkeit zu einem denkmöglichst frühen Zeitpunkt begründet und der erforderliche Verdachtsgrad zur Einleitung eines Strafverfahrens (Anfangsverdacht) sehr niedrigschwellig ist, sollte Korruptionsprävention im Unternehmen an einem sehr frühen Punkt ansetzen, nämlich mit der Sicherstellung...mehr

Zur Beantwortung der Frage, welches Tool am besten geeignet ist, bedarf es zunächst eines Wissens, was das Tool können soll, also welche Prozesse in welcher Form unterstützt werden sollen. Soll zum Beispiel der Forecast durch das Tool unterstützt werden, so bedarf es neben allgemeinen Funktionalitäten insbesondere einer Prozessmanagement-Komponente (Workflow) sowie ggf. eine...mehr

Aus der Praxis ergeben sich eine Reihe von Anforderungen an Planung und Forecast, deren Relevanz sich durch die zunehmende Dynamik des Umfelds und durch die regelmäßige Komplexität der Unternehmensrealitäten in den letzten 15 Jahren deutlich verstärkt hat. Als wesentliche Anforderungen können hier vor allem genannt werden: Schnelligkeit und Flexibilität: Die Prognosen und Zie...mehr