Fachbeiträge & Kommentare zu Kassenführung

Handelt es sich um Kundenguthabenkarten, die nur im emittierenden Unternehmen zur Zahlung benutzt werden können, muss in der TSE die Zahlung aus Gutschein erfolgen. Kreditkarten (z. B. Flottenkarten bei Tankstellen) sind in der TSE als Forderung abzubilden.mehr

Trinkgelder an den Unternehmer gehören zum Umsatz des Unternehmens, sind zwingend zu versteuern und als Entgelt TSE-mäßig zu erfassen. Trinkgelder an Arbeitnehmer sind grundsätzlich bei diesem steuerfrei. Zu beachten ist jedoch die Kassensturzfähigkeit. Gehen also Trinkgelder an Arbeitnehmer in den geschäftlichen Bargeldbestand ein, sind diese im Kassensystem (mit TSE) als sol...mehr

Per Gesetz müssen Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden.[1] Dies ist für eine ordnungsmäßige Buchführung zwingend erforderlich.mehr

Mit der – i. d. R. von Kreditinstituten herausgegebenen – Guthabenkarte kann e-Geld an einer Kasse oder einem Automaten aufgeladen werden. Anschließend wird mit der Guthabenkarte bezahlt. Im TSE-System ist hierfür der Zahlart_Typ "Guthabenkarte" hinterlegt.mehr

Bei der Kassen-Nachschau handelt es sich nicht um eine Außenprüfung i. S. d. § 193 AO. Kommt es zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen, -buchungen oder der technischen Sicherheitseinrichtung, kann der Prüfer aber ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen[1]. Hierauf muss er den Unternehmer schriftlich hinweisen. Achtung Eine Kassen-Nachschau ist bei alle...mehr

Bei jedem einzelnen Geschäftsvorfall sind aufzuzeichnen: der verkaufte, eindeutig bezeichnete Artikel der endgültige Einzelverkaufspreis der dazugehörige Umsatzsteuersatz und -betrag (Wahlrecht bis 250 EUR: Gesamtentgelt und Steuersatz), eine ggf. vereinbarte Preisminderung die Zahlungsart das Datum und der Zeitpunkt des Umsatzes sowie die verkaufte Menge bzw. Anzahl. Die Grundaufze...mehr

Im Verbund können auch mehrere Kassen an eine TSE angebunden werden. Bei Ausfall einer TSE müssen die Umsätze manuell erfasst und später nachgebucht werden. Es kann aber auch auf eine zweite "Vorrats-TSE" zurückgegriffen werden. Auch gebrauchte TSE-Module können weitergegeben oder von anderen Personen verwendet werden. Voraussetzung dazu ist die Ab- und Neuanmeldung beim zustä...mehr

Offene Ladenkassen und elektronische Kassen dürfen grds. nicht nebeneinander betrieben werden. Lediglich räumlich getrennt sind beide Systeme in einem Betrieb möglich. Beispielsweise, wenn im Ladengeschäft eine elektronische Kasse und am Marktstand eine offene Ladenkasse verwendet wird. Nicht aufrüstbare "Altkassen" durften als "Stand-alone" bis Ende 2022 neben elektronischen...mehr

Die Vorschriften für elektronische Kassen sind in § 146a AO und in der sog. Kassensicherungsverordnung [1] geregelt. Werden Kassenvorgänge in irgendeiner Weise elektronisch erfasst oder verarbeitet, gelten seit dem 1.4.2021 nachfolgende Regelungen: 5.1.1 Anforderungen an TSE-Kassen Es dürfen nur noch sog. TSE-Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TS...mehr

Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Werden Eintragungen geändert, muss der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleiben und erkennbar sein, ob die Veränderungen ursprünglich oder erst später gemacht worden sind[1]. Die Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Bei einer EDV-Buchfü...mehr

Überblick Kassenzettel, Quittungen, Bareinnahmen und -ausgaben sind für viele Unternehmer das tägliche Brot. Beim Buchen geht es manchmal turbulent zu. Trotzdem sollten Unternehmen einen "kühlen Kopf" bewahren. Die nächste Betriebsprüfung bringt es ans Licht, ob man den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist. Soweit sollte man es aber nicht ...mehr

Ergänzend zu den bereits vorhandenen Außenprüfungen ist seit 2018 auch eine Kassen-Nachschau gesetzlich möglich. Durch eine unangekündigte Kassen-Nachschau während der üblichen Geschäftszeiten können Prüfer Grundstücke und Räume von Personen betreten, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausüben, um vor Ort die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen sowie der K...mehr

Die Kassen-Nachschau ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuerlicher Sachverhalte – wie die Lohn- oder Umsatzsteuer-Nachschau. U. a. wird so die ordnungsgemäße Erfassung von Geschäftsvorfällen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme oder offener Ladenkassen kontrolliert. Es werden sowohl computergestützte Kassensysteme, Registrierkassen als auch off...mehr

Zur Prüfung der gespeicherten Aufzeichnungen sowie der Belege des Unternehmers hat das Finanzamt auch das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten des Datenverarbeitungssystems zu nehmen. Befinden sich die Unterlagen bei einem Dritten, weil dieser z. B. gegenüber dem Unternehmer eine Dienstleistung zur Erfüllung der ordnungsmäßigen Buchführung bzw. zur Erstellung ordnungsmä...mehr

In den folgenden Branchen sind die Einnahmen in jedem Fall einzeln aufzuzeichnen: Hotel- und Beherbergungsgewerbe Hier kommt es wegen der Meldepflicht gerade darauf an, dass die Gäste identifiziert werden können. Autoreparaturwerkstätten Garantie- und Nachbesserungspflichten erfordern, dass die Reparaturen nach Zeitpunkt, Umfang, Inhalt und Kunden erfasst werden müssen. Restauran...mehr

Lt. Kassensicherungsverordnung sind auf dem auszugebenden Beleg auch der Beginn und das Ende des aufzuzeichnenden Geschäftsvorfalls (= Vorgang) und seine TSE-Nummer auszuweisen[1]. Bei Bestellungen oder Reservierungen kommt es auf die Wahrscheinlichkeit an, mit der z. B. aus einer Vorbestellung ein verbindlicher Kauf wird: Wird aufgrund einer Bestellung mit der Produktion bego...mehr

Im Einzelhandel, im Hotel- und Gaststättengewerbe und in den übrigen Geschäftszweigen, die laufend Umsätze mit wechselnden Kunden ausführen, werden die Geschäfte fast ausschließlich über die Kasse abgewickelt. Entweder werden die Entgelte in bar oder mit Kreditkarte, EC-Karte im Lastschriftverfahren per Unterschrift oder EC-Karte mit Geheimnummer geleistet. Alle im Rahmen die...mehr

Den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechende Buchführungen oder Aufzeichnungen setzen voraus, dass die Eintragungen in die Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.[1] Der Unternehmer ist in der Wahl des Aufzeichnungsmittels grundsätzlich frei und kann entscheiden, ob er seine Warenverkäufe...mehr

Offene Ladenkasse Wird in einem bargeldintensiven Betrieb eine offene Ladenkasse verwendet (Einzelhandel) und werden Waren an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft, wird auf die Pflicht für Einzelaufzeichnungen verzichtet. Dies gilt mit Einschränkungen auch bei Dienstleistungen: Ist der Geschäftsbetrieb auf eine Vielzahl von K...mehr

Können Bareinnahmen und -ausgaben aus zwingenden geschäftlichen Gründen nicht am gleichen Tag gebucht werden, kann dies auch noch am folgenden Geschäftstag nachgeholt werden. Dann muss aber aus den Buchungsunterlagen (z. B. aus Registrierkassenstreifen, Zwischenaufzeichnungen, Belegen) sicher hervorgehen, wie sich der sollmäßige Kassenbestand entwickelt hat. Praxis-Beispiel K...mehr

Es dürfen nur noch sog. TSE-Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) verwendet werden. Die TSE muss aus einem Sicherheitsmodul (eingebaut oder auf USB-Stick) einem Speichermedium (eingebaute Festplatte, Cloud, ...) und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle (genormte Software zum Auslesen) bestehen. Lediglich Kassen, die die Standards vom 26.11...mehr

Der Steuergefährdungstatbestand des § 379 Abs. 1 AO wurde im Zuge der Einführung des § 146a AO ergänzt. Dies war notwendig, um die gesetzlichen Verpflichtungen des § 146a AO bei Verstößen zu sanktionieren. Bei Ordnungswidrigkeiten kann nun eine Geldbuße bis zu 25.000 EUR verhängt werden. Die Steuergefährdungstatbestände greifen, wenn ein technisches System eingesetzt wird, das...mehr

Im Rahmen der Kassen-Nachschau dürfen von der prüfenden Person Räumlichkeiten des Unternehmens betreten werden. Die Grundstücke oder Räume müssen nicht im Eigentum der gewerblich oder beruflich Tätigen stehen. Bei den Grundstücken und Räumen muss es sich grundsätzlich um Geschäftsräume des Unternehmers handeln. Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung...mehr

Werden ein oder mehrere elektronische Aufzeichnungssysteme verwendet, sind diese grundsätzlich zur Aufzeichnung sämtlicher Erlöse zu verwenden. Jede einzelne Kasse ist für sich abzustimmen (s. o.). Achtung "Offene Ladenkasse" und PC-Kassensystem Die gleichzeitige Verwendung einer "offenen Ladenkasse" und eines PC-Kassensystems ist grundsätzlich nicht möglich. Nur für räumlich od...mehr

Ermittlung der Tageseinnahmen bei "offenen Ladenkassen" per Kassenbericht Von einer sog. "offenen Ladenkasse" spricht man, wenn die Kasseneinnahmen und -ausgaben nicht durch eine Registrierkasse aufgezeichnet werden, sondern der Ablauf wie folgt aussieht: Das von den Kunden eingenommene Bargeld wird in die Kasse eingelegt. Das Wechselgeld wird aus der Kasse an den Kunden heraus...mehr

Grundsätzlich müssen die elektronischen Kassen beim Finanzamt innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Ebenso muss eine Außerbetriebnahme dem Finanzamt gemeldet werden. In der Meldung sind folgende Angaben zu machen: Name des Steuerpflichtigen, Steuernummer des Steuerpflichtigen, Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, Art des verwendeten elekt...mehr

Als elektronische Kassen gelten alle Systeme, die mit der Erfassung von Bareinnahmen ursächlich zusammengehören (elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen). Dazu gehören auch Verbundwaagen, welche die Einzelposten (z. B. in einer Metzgerei Art, Menge, Preis) an ein Kassensystem melden und somit Teil des elektronischen Kassen- und Abrechnungssys...mehr

Bei der Einnahmen-Überschussrechnung[1] müssen die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Aufzeichnungen oder Belege nachgewiesen werden. Das gilt auch für Kassenbelege[2]. Daher sind auch Unternehmer, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, verpflichtet, die ihrer Gewinnermittlung zugrunde liegenden Belege aufzubewahren und deren vollständige Er...mehr

Die Personalisierung bzw. Zuordnung einer Kasse bzw. eines Kassensystems erfolgt über die Meldung an das Finanzamt (z. Zt. Stand Juni 2023 noch nicht realisiert[1]). Damit können auch gemietete oder geleaste Kassen eingesetzt werden. Die Meldung ist dann durch den jeweiligen Mieter bzw. Leasingnehmer zu erstellen.mehr

Werden über Bargeschäfte Aufzeichnungen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems (PC-Kassen) erstellt, müssen die hierüber gefertigten Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.[1] Verschärfte Aufbewahrungspflichten für die digitalen Unterlagen Nach dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 [2] bestehen se...mehr

Rz. 1 Eine Gebühr nach dieser Vorschrift entsteht, wenn die Buchführung für steuerliche und handelsrechtliche Zwecke und die Lohnbuchführung eingerichtet werden (vgl. E I – Rz. 34). Die Lohnbuchführung ist auch eine i. S. d. § 33 StBerG Vorbehaltsaufgabe der steuerberatenden Berufe, weil zum einen die korrekte Lohnsteuer- und Sozialversicherungsabrechnung für die Arbeitnehme...mehr

Nach den großen Veränderungen im Jahr 2020 wurde nunmehr von dem Verordnungsgeber die 4. Änderungsverordnung zur Steuerberatervergütungsverordnung erlassen. Diese ist am Tag nach der Verkündung vom 17. Juni 2022 im Bundesgesetzblatt (BGBl. I S. 877) in Kraft getreten und beschäftigt sich mit der Honorierung der Tätigkeiten bei der Grundsteuerveranlagung. Dies bedingt auch di...mehr

Am 16.12.2016 hat der Bundesrat das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen angenommen. Die gesetzlichen Neuregelungen gelten größtenteils ab dem 1.1.2020, teilweise aber schon seit der Verkündung des Gesetzes.[1] Die neuen gesetzlichen Regelungen gelten für alle Steuerpflichtige, die eine digitale Kasse führen. Als sich im Juli 2020 abzeichnete, ...mehr

Bilanzierende Steuerzahler müssen die Bareinnahmen grundsätzlich täglich aufzeichnen und die sog. Grundaufzeichnungen aufbewahren. Nur ausnahmsweise kann die betriebliche Kassenführung auch dann noch als ordnungsgemäß gelten, wenn aufgrund gewichtiger betriebsinterner Gründe die Kassenaufzeichnungen erst am nachfolgenden Werktag anhand der vorliegenden Belege vorgenommen wer...mehr

Leitsatz Die Richtsatzsammlung des Bundesfinanzministeriums kann weiterhin als Schätzungsgrundlage verwendet werden, wenn die allgemeinen Voraussetzungen für eine Schätzung vorliegen. Sachverhalt Die Klägerin betrieb einen Imbiss. Im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung rügte das Finanzamt die Buchführung als nicht ordnungsgemäß. Insbesondere die Kassenbuchführung sei fehle...mehr

§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO normiert ab 1.1.2017 die Einzelaufzeichnungspflicht für buchführungspflichtige Unternehmer.[1] Die Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle (auch Bareinnahmen) laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, sodass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung u...mehr

Seit dem 1.1.2018 gilt die Kassen-Nachschau gem. § 146b AO. Dies ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte unter anderem im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen. Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können die damit betrauten Amt...mehr

Anforderungen an Registrierkassen Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, muss gem. § 146 a Abs. 1 Satz 1 AO ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet auf...mehr

Der Einkauf von immer mehr Waren im Netz und die verbreitete Nutzung von Firmenkreditkarten sind Gründe für den Bedeutungsverlust der Barkassen in den Unternehmen. Dennoch sind sie unverzichtbar, wenn es kleinere oder größere Barkäufe gibt oder wenn Kunden die Vorkassevereinbarung durch Barzahlungen bei der Abholung erfüllen. Sinkt der Gebrauch der Barkasse, geht auch die Erfa...mehr

Neben den im Beitrag "Digitalisierung in der Buchhaltung: Die Basis" beschriebenen großen Standardanwendungen digitale Rechnungen, digitales Banking und digitale Kommunikation und den weit verbreiteten Spezialanwendungen für die Reisekostenabrechnung, die Kassenführung und die Bewertungen gibt es noch viele weitere Anwendungen in der Buchhaltung. Diese haben je nach Branche des U...mehr

Überblick Neben den großen Aufgaben in der Buchhaltung, wie das Bearbeiten von Forderungen und Verbindlichkeiten und den damit verbundenen Zahlungsströmen, sind traditionell viele weitere Arbeiten in diesem Unternehmensbereich angesiedelt. Dazu gehört z. B. die Abrechnung der Reisekosten, die Kassenführung oder die Bewertung von Vermögensgegenständen und der Bestände. Für so...mehr

Tz. 15 Stand: EL 132 – ET: 06/2023 Nicht rechtsfähige Vereine sind zunächst gem. § 1 Abs. 1 Nr. 5 KStG (Anhang 3) unbeschränkt steuerpflichtig. Wenn ein nicht rechtsfähiger Verein in den Genuss der Steuervergünstigungen wegen Gemeinnützig-, Mildtätig- und Kirchlichkeit kommen will, müssen in die Satzung die aus gemeinnützigkeitsrechtlicher Sicht notwendigen Bestimmungen (s. §...mehr

Gesetzestext 1Tritt eine Militärperson, ein Beamter, ein Geistlicher oder ein Lehrer an einer öffentlichen Unterrichtsanstalt den übertragbaren Teil des Diensteinkommens, des Wartegelds oder des Ruhegehalts ab, so ist die auszahlende Kasse durch Aushändigung einer von dem bisherigen Gläubiger ausgestellten, öffentlich oder amtlich beglaubigten Urkunde von der Abtretung zu b...mehr

Rz. 27d Ebenfalls neu durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.12.2016[1] neu eingefügt wurde § 146 Abs. 1 S. 2 AO.[2] Die Norm beinhaltet die Pflicht, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben (grundsätzlich) täglich festzuhalten sind.[3] Auch diese Pflicht ist grundsätzlich nicht neu, sondern ergab sich bereits in der Vergangenhei...mehr

Rz. 5 Zulässig ist eine Kassen-Nachschau nach § 146b Abs. 1 S. 1 AO zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben.[1] In den Anwendungsbereich fallen dabei alle Kassen eines Stpfl.[2], die sich im Inland befinden.[3] Dabei unterliegt nach § 146b Abs. 1 S. 2 AO ausdrücklich auch der ordnungsgemäße Einsatz des elektro...mehr

Rz. 17 Gegen sämtliche Verwaltungsakte, die im Zusammenhang mit der Kassen-Nachschau ergehen, kann Einspruch erhoben werden.[1] Vorläufiger Rechtsschutz ist durch Aussetzung der Vollziehung zu erlangen. Dringt der Stpfl. nicht durch, hat er Anfechtungsklage zu erheben. Rz. 18 Fraglich ist, welche sonstigen verfahrensrechtlichen Folgen sich aus einer Kassen-Nachschau ergeben k...mehr

Rz. 12 Die allgemeine Zeitdifferenz galt auch für die Buchung der Bargeschäfte. § 146 Abs. 1 S. 2 AO a. F. bestimmte lediglich, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden sollen.[1] Nach dem ausdrücklichen Wortlaut handelte es sich um eine Sollvorschrift. Das Gesetz brachte damit zum Ausdruck, dass nicht in jedem Fall das tägliche Festhalten für eine...mehr

Rz. 13 Als weitere Pflicht des Stpfl., der von einer Kassen-Nachschau betroffen ist, normiert § 146b Abs. 2 AO eine Vorlagepflicht für Aufzeichnungen, Bücher sowie für die Kassenführung erhebliche sonstige Organisationsunterlagen über die der Kassen-Nachschau unterliegenden Sachverhalte und Zeiträume.[1] Ferner ist der Stpfl. zur Auskunftserteilung verpflichtet, wenn dies fü...mehr

Rz. 127 Stand: 5. A. Update 4 – ET: 04/2023 Die Einordnung von Umsatzforderungen als Insolvenzforderungen oder Masseforderung hängt davon ab, ob die Forderungen vor Eröffnung des Insolvenzverfahrens "begründet" i. S. d. § 38 InsO sind. Der V. Senat des BFH knüpft dabei nicht an die Leistungsausführung an (so noch der VII. Senat des BFH, Urteil vom 16.01.2007, Az: VII R 7/06, B...mehr

Rz. 120 Stand: 5. A. Update 4 – ET: 04/2023 Entgeltforderungen eines Unternehmers gegen den späteren Insolvenzschuldner werden spätestens mit Eröffnung des Insolvenzverfahrens, unbeschadet einer möglichen Insolvenzquote, in voller Höhe uneinbringlich i. S. d. § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG (vgl. BFH vom 22.10.2009, Az: V R 14/08, BStBl II 2011, 988; Abschn. 17.1 Abs. 16 S. 1 UStAE). ...mehr