Fachbeiträge & Kommentare zu Kassenführung

Der bei jeder Kassierung vom System ermittelte Saldo (2) stellte bis vor einiger Zeit die steuerliche Brutto-Bemessungsgrundlage (Bruttokasse) für die Ertrag- und Umsatzsteuern dar, wurde und wird aber auch regelmäßig für die Berechnung der Vergnügungssteuer herangezogen. Eine gesetzliche Regelung gab es nicht. Mittlerweile hat die Finanzverwaltung sich darauf festgelegt, das...mehr

Unterlagen und Belege über Abrechnungen und Zahlungen an die Betreiber von Gaststätten, in denen Geldspielautomaten aufgestellt werden, sind aufbewahrungspflichtig. Die Herstellung der Kassensturzfähigkeit verlangt, dass die aus dem Gerät entnommenen Münzen und Scheine unter Berücksichtigung der Bestandsveränderungen u. a. zunächst in voller Höhe als Bareinnahmen und die wei...mehr

Die Geldspiel-Automatenbranche hat sich in den vergangenen Jahren zu einem bedeutenden Wirtschaftszweig entwickelt. Trotz neuen, stets strengeren Verordnungen im Hinblick auf den Jugendschutz und zur Bekämpfung pathologischer Spielsucht (u. a. Spieldauer 5 Sekunden, min. 5 Minuten Pause nach 1 Stunde Spieldauer, "Spielerkarte" bei ab 2021 aufgestellten Automaten)[1] boomt di...mehr

Die Geldspeicher aller Geldeinwurfautomaten stellen im Zeitpunkt der Entleerung eine Kasse dar. Für alle Automaten ist die Kassensturzfähigkeit uneingeschränkt und jederzeit erforderlich. Was diese Automaten tatsächlich leisten können, entscheidet darüber, ob es sich um (elektronische) Aufzeichnungssysteme oder um offene Ladenkassen handelt. Zu den Dienstleistungs- und Gelde...mehr

Geldspielgeräte sind nach den Ausführungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)[1] Bestandteile des betrieblichen Datenverarbeitungssystems. Da mit Geldspielgeräten Bareinnahmen aufgezeichnet werden, gehören sie vergleichbar den Registrierkassen unstrittig z...mehr

Parkautomaten, Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker unterliegen nicht den verschärften Anforderungen für elektronische Aufzeichnungssysteme. Nach der Kassensicherungsverordnung [1] sind solche Kassen nicht als elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO anzusehen. Sie brauchen deshalb nicht durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtun...mehr

Das Spielgerät muss eine Kontrolleinrichtung beinhalten, die sämtliche Einsätze, den Gewinn und den Kasseninhalt zeitgerecht, unmittelbar und auslesbar erfasst.[1] Das Kontrollmodul ist fester Bestandteil der Gerätesoftware und hat die Aufgabe, die Einhaltung der sog. Eckdaten der Spielverordnung zu überwachen. So wird beispielsweise der "Spieleraufwand" errechnet, indem die...mehr

Bei der (meist monatlichen) Auslesung der Geräte hat der Betreiber die Möglichkeit, eine Auslesung mit oder ohne Löschung der Daten im System zu veranlassen. Eine "Auslesung ohne Löschung" ist vergleichbar mit einem X-Abruf bei einer elektronischen Registrierkasse. Das bedeutet, dass die Daten im Gerät weiter vorgehalten und bei der nächsten Auslesung wieder mit ausgelesen we...mehr

Die Übertragung der Daten auf den PC ermöglicht dem Unternehmer auch eine wirtschaftliche Auswertung seiner Daten. Auch wenn diese Daten noch nicht den gesetzlichen Anforderungen nach maschineller Auswertbarkeit vollumfänglich genügen sollten, handelt es sich doch um vorlagepflichtige steuerlich relevante Daten. Werden sie im Rahmen einer Außenprüfung nicht vorgelegt, riskier...mehr

Der Spieleraufwand ist wesentlicher Bestandteil des Kontrollmoduls. Dieses Modul hat die Aufgabe, die Einhaltung der Spielverordnung im Gerät zu überwachen. Wie in Tz. 3.3 dargestellt, ist der Spieleraufwand anders als der Saldo (1) die Bilanz aus den tatsächlichen Spielereinsätzen und Spielgewinnen, entspricht jedoch regelmäßig dem Saldo (1)-Wert. Der Spieleraufwand stellt s...mehr

In der Praxis werden häufig Geldbestände aus dem Kassenbehälter eines Automaten entnommen und dem Auszahlungsvorrat eines anderen Geräts zugeführt (Nachfüllungen). Dadurch können leergespielte Geräte weiterbetrieben oder mögliche spätere Leerspielungen vermieden werden. Um die Kassensturzfähigkeit zu gewährleisten, müssen alle Geldverschiebungen zwischen mehreren Geschäftska...mehr

Jeder Buchführungspflichtige[1] ist zur Führung eines ordnungsmäßigen Kassenbuchs verpflichtet. Diese Verpflichtung gilt insbesondere für bargeldintensive Unternehmen wie Spielhallen und Automatenaufstellerbetriebe. Aus dem Kassenbuch müssen taggenau alle Bareinnahmen und -ausgaben ersichtlich sein. Gerade wenn mehrere Geräte im Einsatz sind, können mithilfe des Kassenbuchs ...mehr

Für Unterhaltungsgeräte, das sind Spielautomaten ohne Gewinnmöglichkeit, gibt es derzeit keine gesetzliche Verpflichtung, nach der diese Geräte eine genormte VDAI-Schnittstelle zur Erzeugung eines Auslesestreifens vorweisen müssen (VDAI = Verband der Deutschen Automatenindustrie e. V.). Eine Vielzahl der Unterhaltungsgeräte verfügt jedoch bereits über eine entsprechende tech...mehr

Inwieweit die verschärften Anforderungen des sog. "Kassengesetzes" auf Geldspielgeräte und andere Automaten anwendbar sind, ist derzeit immer noch strittig. Nach aktuellem Stand der Kassensicherungsverordnung [1] gehören Geldgewinnspielgeräte nicht zu den elektronischen Aufzeichnungssystemen i. S. d. § 146a AO. Dies hat zur Folge, dass die für die Zeit seit 2020 geforderte ze...mehr

Bei einem Geldspielgerät werden die Vorgänge durch ein elektronisches Zählwerk erfasst. Diese Daten werden im sog. VDAI-Protokoll (Verband der Deutschen Automatenindustrie e. V.) gespeichert (sog. "Kassenstreifen") und können über eine Schnittstelle mit entsprechenden Lesegeräten ausgelesen werden. Sind digitale Daten vorhanden, ist es nicht zulässig diese zu löschen und stat...mehr

Einen ganz besonderen Stellenwert im Rahmen der gesamten Buchhaltung bzw. Aufzeichnungen hat die Kassenführung. Insbesondere bei Betrieben in denen – wie bei Gastronomiebetrieben – überwiegend Bargeld fließt, ist sie als Hauptbestandteil einer Buchführung bzw. der Aufzeichnungen entscheidend für die Beurteilung ihrer Ordnungsmäßigkeit verantwortlich. 1.1 Die Gastronomie und i...mehr

Das macht deutlich, wie aussichtslos sich ein Rechtsstreit im ungünstigsten Fall für einen Unternehmer gestalten kann. Eine schlampige Kassenführung kann, obwohl sie vielleicht inhaltlich zutreffend ist, unvorhersehbare Folgen für ein Unternehmen nach sich ziehen. Dieser Beitrag soll helfen, unnötige formelle Fehler zu vermeiden. Jede Schätzung birgt Ungenauigkeiten, viellei...mehr

Dennoch muss sich ein Unternehmer der Gastronomiebranche im Klaren sein, dass die korrekte Erfassung seiner Bareinnahmen und Barausgaben im besonderen Fokus jeder Außenprüfung steht. Entgegen früherer gängiger Praxis, bei der die Kassenführung oftmals nur oberflächlich überprüft und "durchgewunken" wurde, soweit sich keine größeren Ungereimtheiten ergaben, haben Prüfer heute...mehr

2.1 Offene Ladenkasse nach wie vor zulässig Auch nach Inkrafttreten aller gesetzlichen Verschärfungen ist es in Deutschland nach wie vor zulässig, eine offene Ladenkasse im Unternehmen einzusetzen. Darunter versteht man eine Kasse, die über keine technischen Hilfsmittel verfügt. Das kann eine einfache Schubladenkasse, aber auch eine Schuhschachtel oder im Extremfall theoretis...mehr

5.1 Die unangekündigte Kassen-Nachschau Mit der unangekündigten Kassen-Nachschau steht den Finanzbehörden mittlerweile ein Mittel gegen den Betrug im Bargeldbereich zur Verfügung. Zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben kann ein Amtsträger ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung Ge...mehr

Nicht alle sind der Meinung, dass das mittlerweile verschärfte Kassenrecht in der Lage ist, dem Steuerbetrug entscheidend entgegenzuwirken. Da geht doch noch einiges mehr. Noch immer ist der Ehrliche der Dumme. Das befürchtete ein Fachanwalt für Steuerrecht vom Bodensee,[1] gleichzeitig Besitzer mehrerer Restaurants. Als Steuerrechtler der Ehrlichkeit verpflichtet, weiß er ge...mehr

Die Umsetzung der damals neuen, strengeren Vorgaben des Gesetzgebers erfolgte zeitnah. Im Zuständigkeitsbereich der Berliner Senatsverwaltung für Finanzen wurden 2018, einer Pressemitteilung[1] zufolge, verstärkt Betriebsprüfungen im Gastronomiebereich durchgeführt – mit unglaublichen Ergebnissen! Allein bis Ende November 2018 ergaben diese ein steuerliches Mehrergebnis von r...mehr

Jeder Unternehmer, der eine Geschäftskasse unterhält, muss ein Kassenbuch führen. Das Kassenbuch ist das Bindeglied zwischen Kasse und Finanzbuchhaltung. Das Kassenbuch der offenen Ladenkasse ist der Kassenbericht. Unternehmer, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, brauchen kein formelles Kassenbuch. Sie müssen ihre baren Gesch...mehr

Zusammenfassung Überblick Dieser Beitrag informiert darüber, welche Besonderheiten es bei der Kassenführung in der bargeldintensiven Gastronomiebranche gibt, z. B. wie sich die Betriebsprüfung in diesem Bereich gewandelt hat, weshalb die offene Ladenkasse noch genutzt werden kann oder was hinsichtlich von Bewirtungsbelegen beachtet werden muss. Außerdem wird auf die Einzelauf...mehr

Überblick Dieser Beitrag informiert darüber, welche Besonderheiten es bei der Kassenführung in der bargeldintensiven Gastronomiebranche gibt, z. B. wie sich die Betriebsprüfung in diesem Bereich gewandelt hat, weshalb die offene Ladenkasse noch genutzt werden kann oder was hinsichtlich von Bewirtungsbelegen beachtet werden muss. Außerdem wird auf die Einzelaufzeichnungspflic...mehr

Auch nach Inkrafttreten aller gesetzlichen Verschärfungen ist es in Deutschland nach wie vor zulässig, eine offene Ladenkasse im Unternehmen einzusetzen. Darunter versteht man eine Kasse, die über keine technischen Hilfsmittel verfügt. Das kann eine einfache Schubladenkasse, aber auch eine Schuhschachtel oder im Extremfall theoretisch sogar der umgedrehte Hut sein. Eine Pfli...mehr

Wird eine zusätzliche Thekenkasse in Form einer offenen Ladenkasse betrieben, dürfte es schwierig werden, zu begründen, dass die Erfassung der Thekengeschäfte über die vorhandene Registrierkasse unzumutbar sei. Auch wenn sich eine organisatorische Abgrenzung vom übrigen Geschäftsbereich noch aufzeigen ließe, so wird es letztlich an einer eindeutigen räumlichen Trennung schei...mehr

Alle diese Zumutbarkeitsüberlegungen sind aber nur dann anzustellen, wenn kein elektronisches Kassensystem, sondern eine offene Ladenkasse eingesetzt wird. Wer eine elektronische Registrierkasse einsetzt, ist immer einzelaufzeichnungspflichtig. Die Einzelaufzeichnungen sind grundsätzlich auch zumutbar, weil die Registrierkasse alle eingetippten Geschäftsvorfälle einzeln im S...mehr

Betreibt ein Unternehmer neben seinem Restaurant zusätzlich einen Beherbergungsbetrieb oder einen Catering-Service, so kann er sich für diese Umsätze nicht auf die Unzumutbarkeitsüberlegungen berufen. Solche Dienstleistungen sind vom Gepräge des Geschäftsablaufs her nicht mit dem eines Händlers vergleichbar. Einzelaufzeichnungen sind auch dann zumutbar, wenn eine offene Lade...mehr

Unter elektronischen Aufzeichnungssystemen sind elektronische Registrierkassen oder computergestützte Kassensysteme, sog. PC-Kassen zu verstehen. Sie sind zwar relativ teuer, haben aber neben der besseren Personalkontrolle und betriebswirtschaftlichen Auswertungsmöglichkeiten noch viele weitere Vorteile: Die einzeln erfassten Journaldaten werden im System abgespeichert und vo...mehr

Mit seiner Klage vor dem Finanzgericht Baden-Württemberg[1] gegen den Steuerbescheid eines seiner eigenen Restaurants wollte der Fachanwalt für Steuerrecht letztlich bis zum Bundesverfassungsgericht vordringen und den Gesetzgeber endlich zum Handeln zwingen. In seiner Klage trug er umfangreiche Argumente zusammen, die seinen Steuerbescheid als verfassungswidrig ausweisen. All...mehr

Neben dem Einzelhandel zählt nicht zuletzt die Gastronomie zu den klassischen bargeldintensiven Branchen. Gut 179.000 Gastronomiebetriebe erwirtschaften jedes Jahr rund 77 Mrd. EUR. Das meiste davon bar. Während Gasthäuser und Restaurants nach Angaben der Zeitschrift "GastroSpiegel" 61 % Bargeld vereinnahmen, liegt der Anteil bei Schnellrestaurants und Imbissstuben sogar imm...mehr

Umgekehrt darf eine offene Ladenkasse in Ausnahmefällen und unter bestimmten Voraussetzungen zusätzlich zur elektronischen Kasse betrieben werden. Ungeachtet des o. g. Grundsatzes wird es nicht beanstandet, wenn die Erfassung über das elektronische System aus technischen Gründen oder aus Zumutbarkeitserwägungen nicht möglich ist. Weitere Voraussetzung ist, dass die zusätzlic...mehr

Egal welche Kassenform gewählt wird und unabhängig davon, welche Kombination von Systemen bei Verwendung mehrerer Kassen im Unternehmen zum Einsatz kommt, die Herstellung der sog. Kassensturzfähigkeit ist oberstes Gebot. Kassensturzfähig ist eine Kasse, wenn sich das rechnerische Soll jederzeit mit dem tatsächlichen Ist abgleichen lässt. Das Soll, welches sich aus den Eintra...mehr

Mit der Frage, ob und inwieweit die Ausnahmeregelung wegen der Zumutbarkeit auch auf Dienstleistungen übertragbar ist, beschäftigt sich der Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 146 AO. Demnach ist für eine Ausnahmeregelung Voraussetzung, dass Dienstleistungen an eine Vielzahl unbekannter Kunden gegen Barzahlung erbracht werden.[1] Der Geschäftsbetrieb muss auch au...mehr

Jedem am Geschäftsvorfall Beteiligten ist ein Beleg auszustellen.[1] Allerdings nur, soweit ein elektronisches Aufzeichnungssystem eingesetzt wird.[2] Das gilt auch für den Gastronomiebereich. Ein Kundenbeleg muss auch dann ausgestellt werden, wenn der Gast diesen nicht mitnehmen will.[3] Verzichtet er auf die Rechnung, darf sie umgehend vernichtet werden.[4] Eine Zwischenre...mehr

Testkäufe bzw. Testessen und verdeckte Beobachtungen sind Teil der Kassen-Nachschau. Soweit sich Kassen in öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen befinden, sind auch verdeckte Beobachtungen von Kassen ohne Vorlage des Dienstausweises zulässig.[1] Heimliche Beobachtungen sind jedoch umstritten, weil sich diese nicht nur auf Verdachtsfälle beschränken müssen und der Steuerpfl...mehr

Manchmal fühlt sich ein Gastwirt verpflichtet, einem befreundeten Geschäftsmann Waren abzukaufen (z. B. besondere Weine), obwohl er sie gar nicht braucht. Da er die Weine nicht auf seiner Getränkekarte führt, will er sie in seinem Lokal auch nicht anbieten oder darf sie vielleicht aus vertraglichen Gründen gar nicht verkaufen. Werden diese Waren privat verbraucht oder versch...mehr

In jedem Betrieb gibt es manchmal Besonderheiten und Situationen, die sich vom alltäglichen Geschäftsbetrieb unterscheiden. Sind solche außergewöhnlichen Gegebenheiten für die Besteuerung von Bedeutung, kann es im Rahmen einer Betriebsprüfung zu Rückfragen zu kommen. Nicht immer kann man sich nach Jahren noch genau an die damaligen Verhältnisse erinnern, man gerät schnell in...mehr

In einer Gastwirtschaft liegt der tatsächliche Eigenverbrauch wesentlich höher als die angesetzten Pauschalsätze der Richtsatzsammlung. Der Koch verwendet nur den teuersten Spätburgunder-Rotwein für den Sauerbraten und benötigt davon ca. 7 Liter je Woche. Anstelle von Leitungswasser wird Mineralwasser verwendet. Immer nach Geschäftsschluss öffnet der Unternehmer zwei Flaschen C...mehr

Finden in der Gaststätte regelmäßig Geschäftsessen oder beruflich veranlasste Besprechungen statt, so werden meistens Rechnungen hierüber verlangt, um diese Ausgaben im eigenen Unternehmen steuerlich absetzen zu können. Bewirtungskosten dürfen jedoch nur dann als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn der Bewirtungsbeleg maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet wu...mehr

Während bei diesen Bereichen die eindeutige räumliche Trennung von den Hauptgeschäftsräumen unterstellt werden kann, ist es dennoch meist zumutbar, die vorhandene elektronische Kasse zu bedienen. Insbesondere dann, wenn das Bedienpersonal die Kundenbestellungen an den Theken- oder Küchenbereich weitergibt, dort auch die Warenausgabe erfolgt und sich die elektronische Registr...mehr

Die Einzelaufzeichnungspflicht ist gesetzlich in § 146 Abs. 1 Satz 1 AO geregelt. Demnach sind die Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung ist aus Zumutbarkeitsgründen eingeschränkt, wenn Waren bar an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkauft werden.[1] Der Begriff "Waren" ist großzügig ...mehr

Ob unterschiedliche Kassensysteme in einem Unternehmen nebeneinander eingesetzt werden dürfen, war bisher nicht Gegenstand eines gerichtlichen Verfahrens. Das Führen einer offenen Ladenkasse neben der elektronischen Hauptkasse wurde durch die Rechtsprechung zwar nie ausdrücklich zugelassen, aber in anderen Entscheidungen auch nicht beanstandet. Es wurde deshalb auch im Rahme...mehr

Im Grunde kann jeder Restaurantbesuch eines Finanzbeamten nachträglich zu einer verdeckten Beobachtung umqualifiziert werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Beamte aus privatem Anlass anwesend ist oder ob er einem dienstlichen Auftrag nachkommt. Da er sich nicht zu erkennen gibt, hat der Gastwirt davon keine Kenntnis. Dabei kann u. a. das Tippverhalten des Kellners eben...mehr

Individuelle Gewohnheiten, die dem Prüfer nicht bekannt sind, können bei einer Verprobung verständlicherweise auch nicht berücksichtigt werden. Sie verfälschen das Kalkulationsergebnis und müssen hinterher mühevoll aufgeklärt werden. Erklärungsversuche im Nachhinein klingen nicht immer glaubwürdig, soweit man überhaupt dazu in der Lage ist. Werden ungewöhnliche oder branchen...mehr

Der Prüfer stellt mithilfe seiner Analysesoftware Lücken in den Tageseinnahmen fest. Kann nicht auf einen festen Ruhetag oder auf Betriebsferien verwiesen werden, liegt der Verdacht von Einnahmenverkürzungen durch Nichterfassung von Tageseinnahmen nahe. Tatsächlich gibt es jedoch eine Reihe weiterer triftiger Gründe, warum keine oder nur eingeschränkte Erfassung von Einnahmen...mehr

Kassenführungsunterlagen sind, wie die Unterlagen der Finanzbuchführung, grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren, soweit sie steuerlich von Bedeutung sind.[1] Das gilt für Tagesendsummenbons, Kassenbücher, Waren- und Kellnerberichte, aber auch für Organisationsunterlagen, wie Programmierprotokolle (Erstprogrammierung und Programmieränderungen), Bedienungsanleitungen u. a. Bei E...mehr

Als Teil des Konjunkturpakets im Zuge der Corona-Krise hatte die Bundesregierung eine zeitlich befristete Senkung des Umsatzsteuersatzes beschlossen. Vom 1.7 bis 31.12.2020 wurde der Regelsteuersatz von 19 % auf 16 %, der ermäßigte Steuersatz von 7 % auf 5 % abgesenkt.[1] Mit diesem Maßnahmepaket wollte die Bundesregierung die wirtschaftlichen Folgen der Corona-Krise für Unt...mehr

Mit der unangekündigten Kassen-Nachschau steht den Finanzbehörden mittlerweile ein Mittel gegen den Betrug im Bargeldbereich zur Verfügung. Zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben kann ein Amtsträger ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume d...mehr