Fachbeiträge & Kommentare zu Kassenführung

Überblick Eine Buchführung, die der Besteuerung zugrunde gelegt werden soll, muss sowohl die formellen als auch die materiellen Voraussetzungen erfüllen. Gleiches gilt für Aufzeichnungen. Ein ganz wesentlicher Anteil an der Buchführung bzw. den Aufzeichnungen hat die Kassenführung. Insbesondere bei Unternehmen mit erheblichem Bargeldverkehr können die Kassenbewegungen einen ...mehr

3.1 Müssen Friseurbetriebe alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzeichnen? Ob und in welchem Umfang Friseurbetriebe und vergleichbare Dienstleistungsbranchen ihre Geschäftsvorfälle einzeln aufzeichnen müssen, war in der Vergangenheit ein viel diskutiertes und umstrittenes Thema. Schon vor der Verabschiedung des sog. "Kassengesetzes 2016"[1] wurden für viele Unternehmen in der Bar...mehr

Zusammenfassung Überblick Eine Buchführung, die der Besteuerung zugrunde gelegt werden soll, muss sowohl die formellen als auch die materiellen Voraussetzungen erfüllen. Gleiches gilt für Aufzeichnungen. Ein ganz wesentlicher Anteil an der Buchführung bzw. den Aufzeichnungen hat die Kassenführung. Insbesondere bei Unternehmen mit erheblichem Bargeldverkehr können die Kassenbe...mehr

Erst mit der Enttarnung von Manipulationssoftware, die eigens für Zwecke von Friseurbetrieben entwickelt wurde, rückte auch das Friseurgewerbe mehr und mehr in den Fokus der Finanzbehörden. Bedienerfreundliche und speziell auf das Friseurgewerbe zugeschnittene Programme versprachen dem Unternehmer nachträgliche Einnahmekorrekturen, die angeblich nicht mehr im System erkannt ...mehr

Auch aktuell ist es jedem Unternehmer erlaubt eine offene Ladenkasse zu führen, solange die Vorschriften der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) beachtet werden. Wer nicht von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit ist und dennoch keine Registrierkasse anschaffen will, muss seiner Aufzeichnungsverpflichtung auf andere Weise nachkommen. Die Anforderungen an eine ordnu...mehr

Ob und in welchem Umfang Friseurbetriebe und vergleichbare Dienstleistungsbranchen ihre Geschäftsvorfälle einzeln aufzeichnen müssen, war in der Vergangenheit ein viel diskutiertes und umstrittenes Thema. Schon vor der Verabschiedung des sog. "Kassengesetzes 2016"[1] wurden für viele Unternehmen in der Bargeldbranche Ausnahmeregelungen von der Einzelaufzeichnungspflicht aus ...mehr

Auf die Aufzeichnungserleichterungen können sich weder Einzelhändler noch Dienstleister berufen, wenn tatsächlich Einzelaufzeichnungen geführt werden. Dies ist bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse oder einem Computerkassensystem regelmäßig der Fall. Wird ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Unternehmen eingesetzt, so werden die einzelnen Geschäftsvorfälle ...mehr

Friseurbetriebe benutzen für die Abrechnung mit ihren Kunden oft sog. Bedienerzettel oder nutzen hierfür eine spezielle Friseursoftware. Einzeln aufgeführt werden neben der erbrachten Dienstleistung auch der Warenverbrauch im Kabinett und die Verkaufswaren. Diese Unterlagen sind zwingend aufzubewahren. Die Preise der im Kabinett eingesetzten Produkte sind meist nicht mit den ...mehr

Liegen Bedienerzettel, Terminbücher oder sonstige Aufzeichnungen vor, sollten sie unbedingt aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung wird auch dann empfohlen, wenn keine gesetzliche Verpflichtung gegeben ist. Nach einer Entscheidung des FG Rheinland-Pfalz gehören Terminbücher nicht zu den in § 147 Abs. 1 AO genannten aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen.[1]mehr

Seit dem 1.1.2018 müssen auch Friseurbetriebe jederzeit damit rechnen, dass ihr Abrechnungssystem und die Ordnungsmäßigkeit ihrer Kassenaufzeichnungen im Rahmen einer Kassen-Nachschau[1] vor Ort überprüft werden. Bei diesem besonderen Verfahren zur zeitnahen Prüfung einer Kassenbuchführung handelt es sich um keine Außenprüfung im Sinne der §§ 193 ff. AO. Eine Kassen-Nachscha...mehr

Grundsätzlich ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.[1] Die handelsrechtlichen Buchführungspflichten gelten auch für die Besteuerung.[2] Danach müssen sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung progressiv und ...mehr

Auf die Aufzeichnung von Personenstammdaten seiner Kunden kann ein Unternehmer in der Bargeldbranche, wie bisher schon üblich, verzichten, auch wenn er gesetzlich zur Einzelaufzeichnung verpflichtet ist. Das gilt jedoch nur, wenn die Kundendaten nicht zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Geschäftsvorfalls benötigt werden.[1] Auch wenn das elektronische Aufzeichnun...mehr

Neben der reinen Dienstleistung erbringt der Friseurbetrieb gewöhnlich auch Verkaufsleistungen. Dabei wird unterschieden zwischen dem Verkauf der Waren, die im Kabinett verbraucht und den Kunden zusätzlich in Rechnung gestellt werden und um ausschließlich über die Ladentheke abgewickelte Verkaufsgeschäfte. Der Friseurbetrieb agiert somit gleichzeitig als Dienstleister und al...mehr

Im neu eingefügten Satz 3 in § 146 Abs. 1 AO wird die Pflicht zur Einzelaufzeichnung aus Zumutbarkeitsgründen eingeschränkt, wenn Waren bar an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkauft werden. Erstmals wurde die Zumutbarkeitsregel, die bis dahin aus einem historischen BFH-Urteil von 1966[1] abgeleitet wurde, gesetzlich verankert. Auf die Formulierung, nach der es si...mehr

Solange der Unternehmer keiner gesetzlichen Buchführungspflicht (§ 238 HGB; §§ 140, 141 AO, auch ausländische Vorschriften lt. BFH, Urteil v. 20.4.2021, IV R 3/20, BFH/NV 2021 S. 1256) unterliegt oder nicht freiwillig Bücher führt und Abschlüsse erstellt, kann er zwischen der Einnahmenüberschussrechnung und der Buchführung wählen und somit auch freiwillig Bücher führen. Einze...mehr

Überblick Seit dem 1.1.2018 ermächtigt die Kassen-Nachschau nach § 146b AO die Finanzverwaltung, die Ordnungsgemäßheit der Kassenführung und der Kassenaufzeichnungen in den Betriebs- und Geschäftsräumen eines Steuerpflichtigen unangekündigt zu prüfen. Praktischer Hintergrund für die Einführung der Vorschrift sind im Bereich der Kassenführung bestehende Manipulationsmöglichke...mehr

Der Steuerpflichtige ist zur Mitwirkung im Rahmen der Kassen-Nachschau verpflichtet. Er hat auf Verlangen des Prüfers für einen von diesem bestimmten Zeitraum Einsichtnahme in seine (digitalen) Kassenaufzeichnungen und -buchungen sowie die für die Kassenführung sonstigen erheblichen Organisationsunterlagen zu gewähren sowie erforderliche Auskünfte zu erteilen.[1] Das Datenzug...mehr

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Rz. 246 Das Organschaftsverhältnis beginnt, wenn erstmals alle drei Eingliederungsvoraussetzungen zwischen dem Organträger und der Organgesellschaft gleichzeitig vorliegen. Die Organschaft im Umsatzsteuerrecht ist an keine Mindestlaufzeiten, Fristen oder volle Kalenderjahre gebunden, sie ist taggenau zu berücksichtigen. Wenn alle drei Eingliederungsvoraussetzungen vorliegen,...mehr

Die steuerliche Haftung des Vertreters kommt jedoch nur infrage, wenn er eine Pflichtverletzung leichtfertig oder vorsätzlich begangen hat (vgl. §§ 69 ff. AO). Er begeht eine Pflichtverletzung, wenn er durch sein Verhalten bewirkt, dass die Steuern der GmbH nicht oder nicht rechtzeitig festgesetzt oder erfüllt werden. Insbesondere muss z. B. ein GmbH-Geschäftsführer dafür so...mehr

Keine Außenprüfung im Sinne des § 193 AO, sondern ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Überprüfung der Kassenführung stellt die seit dem 1.1.2018 mögliche Kassen-Nachschau[1] dar. Sie wird nicht vorher angekündigt [2] und kann grundsätzlich jedes Unternehmen treffen. Bei der Auswahl der Betriebe müssen weder die Branchenzugehörigkeit noch steuerliche Auffälligkeiten in der ...mehr

7.1 Finanzgericht Sachsen-Anhalt Sachverhalt Die Journal(einzel)daten aller getätigten Barumsätze wurden vom Unternehmen (Apotheke) über das eingesetzte PC-Warenwirtschaftssystem erfasst. Im Streitfall war fraglich, ob für diese Einzelaufzeichnungen auch eine grundsätzliche Aufzeichnungspflicht bestand.[1] Ausführungen des Senats: Soweit der BFH in seinem Urteil vom 12.5.1966[2]...mehr

Überblick Worauf bei der Kassenführung von Apotheken besonders geachtet werden muss, damit sie betriebsprüfungsfest geführt wird, zeigt dieser Beitrag. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung § 140, § 146 Abs. 1, § 146b Abs. 1, § 147 Abs. 1 u. Abs. 6 Abgabenordnung (AO) § 22 Umsatzsteuergesetz (UStG) Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.1...mehr

Zusammenfassung Überblick Worauf bei der Kassenführung von Apotheken besonders geachtet werden muss, damit sie betriebsprüfungsfest geführt wird, zeigt dieser Beitrag. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung § 140, § 146 Abs. 1, § 146b Abs. 1, § 147 Abs. 1 u. Abs. 6 Abgabenordnung (AO) § 22 Umsatzsteuergesetz (UStG) Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeic...mehr

Eine anonyme Anzeige war verantwortlich für die Aufdeckung des bis dahin größten Falles von Datenmanipulation infolge Zappersoftware in Deutschland. Ausgerechnet bei einer gebräuchlichen Apothekensoftware wurden komplexe nachträgliche Veränderungen des Datenbestandes mittels Zappersoftware entdeckt. Wie sich schnell herausgestellt hat, blieb es jedoch nicht bei diesem Einzel...mehr

Aufzeichnungen über Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben liegen nicht vor, wenn lediglich Belege gesammelt werden. Belege, wie Rechnungen, Quittungen oder Lieferscheine sind keine Aufzeichnungen und können nach Auffassung des BFH[1] den buchmäßigen Nachweis nicht ersetzen.mehr

Auch wenn der Gesetzgeber die Verwendung einer offenen Ladenkasse weiterhin toleriert, kann unterstellt werden, dass sich alle Apotheken inzwischen eines elektronischen Aufzeichnungssystems bedienen. Inwieweit die Zumutbarkeitsregelung auf Apotheken mit einer offenen Ladenkasse angewendet werden kann, wäre deshalb rein spekulativ.mehr

Um die geschilderten Manipulationen möglichst zu verhindern, wurde mittlerweile durch den Gesetzgeber mit § 146a AO eine Vorschrift geschaffen, die dieses Ziel erreichen soll. Gelingen soll dies durch die Pflicht zum Schutz vor Manipulationen die elektronischen Daten mittels einer sog. "zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung" zu schützen. Wichtig Technische Sicherh...mehr

Wird im Betrieb eine elektronische Registrierkasse, eine PC-Kasse oder ein anderes elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, so werden alle Barverkäufe automatisch einzeln erfasst. Das eingesetzte System muss auch technisch dazu in der Lage sein, diese Journaldaten zu speichern und vorzuhalten. Die Frage nach der Zumutbarkeit stellt sich bei Verwendung eines elektronisch...mehr

Sachverhalt Die Journal(einzel)daten aller getätigten Barumsätze wurden vom Unternehmen (Apotheke) über das eingesetzte PC-Warenwirtschaftssystem erfasst. Im Streitfall war fraglich, ob für diese Einzelaufzeichnungen auch eine grundsätzliche Aufzeichnungspflicht bestand.[1] Ausführungen des Senats: Soweit der BFH in seinem Urteil vom 12.5.1966[2] noch davon ausgegangen ist, das...mehr

In Branchen mit hohen Bargeldumsätzen besteht immer das Risiko, dass Einnahmen an der Steuerbehörde vorbeigeschleust werden. Der Griff in die Kasse ist eine große Verlockung. Für einige ist das "schnelle Geld machen" fast schon zum Freizeitsport geworden. Ein bisschen kriminelle Energie und das richtige Handwerkszeug, mehr bedarf es nicht. "Das machen doch alle", "…die vom F...mehr

Neben den genannten Aufzeichnungspflichten sind auch die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes [1] zu beachten. Außersteuerliche Aufzeichnungspflichten ergeben sich aus den Vorschriften des § 22 der Apothekenbetriebsordnung (ApoBetrO), § 13 Abs. 3 des Betäubungsmittelgesetzes (BtMG) und der §§ 13 bis 15 der Betäubungsmittel-Verschreibungsverordnung (BtMVV).mehr

Großflächig angelegte Prüfungen erforderten Betriebsprüfer und Steuerfahnder, die über detaillierte Branchen- und EDV-Fachkenntnisse verfügten. In einigen Bundesländern wurden sogar eigens ausgebildete Apothekenfachprüfer bei den jeweiligen Außenprüfungsstellen installiert. So mussten Apotheker, die ihre Einnahmen auf diese Weise frisierten, die schmerzliche Erfahrung machen,...mehr

Betreiber einer Apotheke sind nach einer Entscheidung des Finanzgerichts Münster[1] verpflichtet, dem Betriebsprüfer die vollständigen Kasseneinzeldaten in elektronischer Form vorzulegen. Die Frage der Zumutbarkeit stellte sich für das Finanzgericht nicht, da alle baren Einzelaufzeichnungen tatsächlich über die elektronische Kasse, hier PC-Kasse, geführt wurden. Das verwende...mehr

Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ist jedes einzelne Handelsgeschäft und damit jeder einzelne Kassenvorgang aufzuzeichnen.[1] Dazu gehören alle Bareinnahmen und Barausgaben aber auch alle Entnahmen und Einlagen. Die Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass eine substanzielle Überprüfung des Geschäftsvorfalls sowie dessen Inhalt und Bedeutung für den Betrieb...mehr

Auch für die Daten der Apothekenkassen gilt das Recht der Finanzverwaltung auf Prüfung mittels Datenzugriff.[1] Das trifft zumindest auf die Daten zu, die steuerlich relevant sind. Das Datenzugriffsrecht erstreckt sich jedoch nicht nur auf die reinen Finanzbuchhaltungsdaten, sondern insbesondere auf die Daten der vorgelagerten Systeme.[2] Bei den in der Praxis eingesetzten Sy...mehr

Die grundsätzliche Einzelaufzeichnungspflicht aller Barbewegungen einer Apotheke dürfte unstrittig sein. Es stellt sich lediglich die Frage der Zumutbarkeit. Nach den Ausführungen des BFH in seinem historischen Urteil von 1966[1] wurde die Pflicht zur Einzelaufzeichnung aus Zumutbarkeitsgründen eingeschränkt, wenn Waren in geringem Umfang bar an eine Vielzahl von nicht bekan...mehr

Das Finanzgericht Sachsen-Anhalt[1] verweist bezüglich des Anforderns von Kassendaten in elektronisch verwertbarer Form auf die BFH-Urteile vom 16.12.2014 und zitiert diese u. a. wie folgt: "Voraussetzung für die Datenanforderung ist das Bestehen einer Aufzeichnungspflicht." Der Senat macht in seiner Urteilsbegründung deutlich, dass es sich bei den mithilfe einer PC-Kasse ein...mehr

Im Gegensatz zum FG Sachsen-Anhalt (Tz. 7.1) vertrat das Hessische FG die Auffassung, dass die Einzelaufzeichnung der Kassenvorgänge aus Zumutbarkeits- und Praktikabilitätsgründen nicht gilt, wenn ein Unternehmer gegen Barzahlung Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Zahl von Kunden in einem offenen Ladengeschäft verkauft. Die Aufzeichnung der täglichen Tagessummen ist...mehr

Der Wunsch, Massendaten platzsparend und fälschungssicher über die komplette Zeit der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vorzuhalten, ist nicht neu. Einige, auf Archivierung von Daten spezialisierte Unternehmen stellen Apotheken im Auftrag von Pharmagroßhändlern die angesammelten steuerlich relevanten Daten auf einer Archiv-CD/-DVD zur Verfügung. Dabei handelt es sich um Daten,...mehr

Auch Apotheker haben das Recht, Auskünfte über Dinge, die ihnen ihre Kunden anvertraut haben oder die im Rahmen der Geschäftstätigkeit bekannt geworden sind, gegenüber den Finanzbehörden zu verweigern.[1] Sie dürfen auch die Vorlage von Unterlagen verweigern, aus denen sich entsprechende personenbezogene Daten ihrer Kunden ergeben. Gemeint sind neben der Identität der einzel...mehr

Die konträren Apothekenurteile aus dem Jahr 2013 führten zu höchstrichterlichen Entscheidungen des BFH.[1] In beiden, im Wesentlichen inhaltsgleichen Urteilen, führt der BFH aus, die Frage, ob die Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung aus Zumutbarkeitsgründen einzuschränken ist, sei in beiden Urteilsfällen zu verneinen. Ausnahmen vom Grundsatz der Einzelaufzeichnung werden nach...mehr

Für Taxiunternehmen gelten grundsätzlich die gleichen Formvorschriften für die Kassenführung, wie für andere Branchen auch. Die Erfassung Ihrer Einnahmen im Vorsystem mittels Schichtzettel unterscheidet sich jedoch ganz erheblich von der Einnahmeaufzeichnung anderer Systeme. Bei der Kassenführung von Taxibetrieben ist einiges zu beachten, Fehlerquellen formeller Art gibt es ...mehr

Allgemeines zur Kassenführung Bei Unternehmen mit hohem Bargeldanteil hat die Kassenführung einen besonderen Stellenwert. Als Hauptbestandteil der gesamten Buchführung ist sie entscheidend für deren Ordnungsmäßigkeit verantwortlich. Nur durch eine sorgfältige und lückenlose Aufzeichnung aller baren Geschäftsvorfälle ist der Unternehmer in der Lage seine Einnahmen und Ausgaben...mehr

2.1 Das Taxi – Teil des öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV) In Deutschland werden jährlich über 400 Mio. Fahrgäste mit Taxen befördert. Um diese enormen Anforderungen erfüllen zu können sind fast 100.000 Fahrzeuge im Einsatz, verteilt auf etwa 33.000 Taxi- und Mietwagenbetriebe. Für die Fahrgastbeförderung bedarf es einer behördlichen Genehmigung. Rund 250.000 Konzessione...mehr

5.1 Einzelaufzeichnungspflicht: Laut Gesetzgeber grundsätzlich zumutbar Taxi- und Mietwagenbetriebe müssen ihre Einnahmen einzeln aufzeichnen. Das gilt auch für die Barumsätze. Darüber hinaus gilt dies auch für Einnahmen, die nicht mit einem Taxameter oder Wegstreckenzähler aufgezeichnet wurden (z. B. Rechnungs- oder Krankenfahrten).[1] Die Verpflichtung zur Einzelaufzeichnu...mehr

11.1.1 Tariffahrten Der genehmigte Taxiverkehr zählt, soweit er innerhalb der Grenzen von 50 km oder innerhalb einer Gemeinde durchgeführt wird, zum öffentlichen Personennahverkehr. Für Tariffahrten bis 50 km und für Tariffahrten innerhalb einer Gemeinde gilt der ermäßigte Steuersatz von 7 % gem. § 12 Abs. 2 Nr. 10 UStG. Nach § 12 Abs. 2 Nr. 10 Buchst. b UStG sind u.a. Persone...mehr

11.2.1 Sonstige Fahrten Beförderungsfahrten mit einer Gesamtstrecke von über 50 km unterliegen grundsätzlich dem Regelsteuersatz.[1] 11.2.2 Wartefahrten Die Hin- und die Rückfahrt ist immer dann als eine einheitliche Leistung anzusehen, wenn die Fahrt nur kurz unterbrochen wird und der Fahrer auf den Fahrgast wartet.[1] Die Strecken für die Hin- und die Rückfahrt sind in diesen...mehr

5.6.1 Das "Schichtzettel-Urteil" Aus dem BFH-Urteil v. 26.2.2004[1] ergeben sich folgende Erkenntnisse: Werden die Inhalte der Schichtzettel unmittelbar und vollständig nach Auszählung der Tageskasse in das Kassenbuch übertragen, müssen die Schichtzettel trotz ihres Charakters als Einnahmenursprungsaufzeichnungen nicht aufbewahrt werden. Die Vernichtung der Schichtzettel ist ab...mehr

7.1 Verfahrensdokumentation Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)[1] ist das betriebliche Datenverarbeitungssystem in einer übersichtlich gegliederten Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Die auch für Dritte verständlich abzufassende Beschreibung und Erläuterung des Datenve...mehr