Fachbeiträge & Kommentare zu Kassenführung

Zur Kassenführung existiert eine Vielzahl an Rechtsprechung. Zentral sind u. a. folgende beiden Punkte: Fehlende Kassensturzfähigkeit (z. B. wg. nicht täglich geführter Kasseneinträge) ist ein gravierender Mangel.[1] Wird ein Kassenbuch in Form aneinandergereihter Tageskassenberichte geführt, ist die Buchführung nur ordnungsgemäß, wenn die Ursprungsaufzeichnungen über die Barg...mehr

Eine geschlossene Kassenführung ist beim Einnahmen-Überschussrechner nicht erforderlich. Erfasst der Einnahmen-Überschussrechner jedoch seine Tageseinnahmen in einer Summe, muss er das Zustandekommen der Summe – bspw. durch einen Kassenbericht – nachweisen. Das bloße Aufschreiben des täglichen (Gesamt-) Umsatzes ohne Aufbewahrung weiterer Belege genügt den Anforderungen an e...mehr

Überblick In der täglichen Praxis der Buchhaltung treten immer wieder Fragen zu Buchführung, Aufzeichnungen und Aufbewahrung auf. In unserem Beitrag haben wir die Vorschriften des BMF-Schreibens zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aus 2019, Vorschriften...mehr

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Zunächst ist grundsätzlich zwischen Schätzung und Verprobung zu unterscheiden. Die Verprobung wird durchgeführt, um Besteuerungsgrundlagen, anders als dies der Steuerpflichtige getan hat, zu errechnen und dadurch die sachliche Richtigkeit der Aufzeichnungen zu überprüfen. Ergibt die durch die Verprobung durchgeführte Kontrolle der vom Steuerpflichtigen ermittelten Besteuerun...mehr

Rz. 8 Bei mehrköpfigen Leitungsorgangen gilt auch hier der Grundsatz der Gesamtverantwortung. Grundsätzlich besteht für die Erfüllung der steuerlichen Pflichten eine Gesamtverantwortung aller Leitungsmitglieder (sog. Generalzuständigkeit). Durch eine Ressortaufteilung kann die Aufgabe jedoch einzelnen Organmitgliedern zugewiesen werden, die diese Aufgabe dann kraft ihrer Res...mehr

Rz. 31 Die Eintragung in den Büchern muss nach § 239 Abs. 3 Satz 1 HGB in einer unveränderlichen Form erfolgen. Die Eintragungen dürfen nicht wegradiert und überschrieben werden; ihr ursprünglicher Inhalt muss feststellbar bleiben. Soweit fehlerhafte Eintragungen in den Büchern vorgenommen wurden, müssen diese offen korrigiert werden – bspw. durch Stornobuchungen. Rz. 32 Zur ...mehr

Rz. 22 Der Kfm. muss die Eintragungen in seinen Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen zeitgerecht vornehmen.[1] Rz. 23 Was noch zeitgerecht ist, schreibt das Gesetz nicht ausdrücklich vor. Bei der Auslegung des Begriffs "zeitgerecht" ist deshalb auf den Sinn und Zweck der Vorschrift abzustellen. Die zeitgerechte Buchführung soll sicherstellen, dass der Kfm. sich ...mehr

Steuerpflichtige haben Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten.[1] Dazu sind bei offenen Ladenkassen die Kasseneinnahmen wie folgt zu ermitteln:mehr

I. Der Kläger und Beschwerdeführer (Kläger) ist der Rechtsnachfolger seiner verstorbenen Eltern. Diese wurden in den Streitjahren 2004 bis 2010 zunächst zusammen zur Einkommensteuer veranlagt. Streitig ist, ob und in welcher Höhe die Mutter des Klägers (M) in diesen Jahren gewerbliche Einkünfte aus dem Betrieb einer Gaststätte erzielt hat. Der Beklagte und Beschwerdegegner (Fi...mehr

Begriff Die Kreditkarte ermöglicht den bargeldlosen Zahlungsverkehr. Sie ist weltweit einsetzbar und wird von Banken in Zusammenarbeit mit den Kreditkartenorganisationen an Kunden mit einer guten Bonität auf Antrag zur Verfügung gestellt. Die buchhalterische Erfassung von Zahlungsvorgängen per Kredit- oder Euroscheckkarte weicht von der Buchung anderer Zahlungen ab, weil bei...mehr

Praxis-Beispiel Kreditkartenumsätze Am 16.4. hat der Händler 200 EUR Erlöse über Kreditkarte eingenommen. Die Kreditkartenumsätze werden erst später auf dem betrieblichen Bankkonto gutgeschrieben (z. B. am 24.5.). Außerdem schreiben einige Kreditkartenorganisationen nicht den kompletten Betrag von 200 EUR gut, sondern verrechnen ihre Gebühren und erstatten einen niedrigeren B...mehr

In einem geordneten Unternehmen sollte i. d. R. kein Beleg verloren gehen. Jedoch kann es vorkommen, dass Belege verschwinden oder irrtümlich vernichtet werden. Besonders in kleineren Handwerksbetrieben, wo neben der eigentlichen Tätigkeit auch die gesamte kaufmännische Abwicklung vom Chef übernommen wird, herrscht oft Bürochaos. Zudem geht in der Hektik einer Geschäftsreise...mehr

Werden z. B. in Filialen jeweils separate Kassen geführt, so ist für jede dieser Kassen eine Bestandsrechnung zu erstellen. Dabei sind Abführungen der Nebenkassen an die Hauptkasse als solche zu kennzeichnen. Selbstverständlich müssen die Aufzeichnungen wechselseitig (Nebenkasse Abgang <> Hauptkasse Zugang) dabei übereinstimmen.mehr

Mittels Zahlart_Typ "Gutschein" können die Gutscheintypen (GV_Typ) Einzweck- oder Mehrzweckgutschein jeweils für Kauf oder Einlösung im TSE-System gebucht werden.mehr

5.2.1 Definition einer Kasse i. S. d. Kassensicherungsverordnung Als elektronische Kassen gelten alle Systeme, die mit der Erfassung von Bareinnahmen ursächlich zusammengehören (elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen). Dazu gehören auch Verbundwaagen, welche die Einzelposten (z. B. in einer Metzgerei Art, Menge, Preis) an ein Kassensystem mel...mehr

1.1 Tägliche Aufzeichnung? Per Gesetz müssen Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden.[1] Dies ist für eine ordnungsmäßige Buchführung zwingend erforderlich. 1.2 Gesetzliche Vorgabe für Kassenaufzeichnungen Den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechende Buchführungen oder Aufzeichnungen setzen voraus, dass die Eintragungen in die Bücher und sons...mehr

2.1 Erfassung der Bargeschäfte bei sog. "offenen Ladenkassen" Ermittlung der Tageseinnahmen bei "offenen Ladenkassen" per Kassenbericht Von einer sog. "offenen Ladenkasse" spricht man, wenn die Kasseneinnahmen und -ausgaben nicht durch eine Registrierkasse aufgezeichnet werden, sondern der Ablauf wie folgt aussieht: Das von den Kunden eingenommene Bargeld wird in die Kasse eing...mehr

Neben reinen Bargeschäften (Ware gegen Bargeld) sind an einer Kasse auch andere Vorgänge möglich. 6.1 Guthabenkarte Mit der – i. d. R. von Kreditinstituten herausgegebenen – Guthabenkarte kann e-Geld an einer Kasse oder einem Automaten aufgeladen werden. Anschließend wird mit der Guthabenkarte bezahlt. Im TSE-System ist hierfür der Zahlart_Typ "Guthabenkarte" hinterlegt. 6.2 Ku...mehr

1.3.1 Grundsatz der Einzelaufzeichnung Bei jedem einzelnen Geschäftsvorfall sind aufzuzeichnen: der verkaufte, eindeutig bezeichnete Artikel der endgültige Einzelverkaufspreis der dazugehörige Umsatzsteuersatz und -betrag (Wahlrecht bis 250 EUR: Gesamtentgelt und Steuersatz), eine ggf. vereinbarte Preisminderung die Zahlungsart das Datum und der Zeitpunkt des Umsatzes sowie die verk...mehr

2.4.1 Filialen mit separater Kassenführung Werden z. B. in Filialen jeweils separate Kassen geführt, so ist für jede dieser Kassen eine Bestandsrechnung zu erstellen. Dabei sind Abführungen der Nebenkassen an die Hauptkasse als solche zu kennzeichnen. Selbstverständlich müssen die Aufzeichnungen wechselseitig (Nebenkasse Abgang <> Hauptkasse Zugang) dabei übereinstimmen. 2.4.2...mehr

Buchführungspflichtige Unternehmer müssen Bargeldbewegungen in einem Kassenbuch bzw. in Form von aneinander gereihten Kassenberichten erfassen.mehr

3.1 Aufbewahrungspflicht für Belege und Aufzeichnungen bei Geschäften mit Kunden Im Einzelhandel, im Hotel- und Gaststättengewerbe und in den übrigen Geschäftszweigen, die laufend Umsätze mit wechselnden Kunden ausführen, werden die Geschäfte fast ausschließlich über die Kasse abgewickelt. Entweder werden die Entgelte in bar oder mit Kreditkarte, EC-Karte im Lastschriftverfah...mehr

Wer eine elektronische Kasse benutzt, muss im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang dem Kunden einen "Beleg über den Geschäftsvorfall" (= Bon) ausstellen. Lediglich beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen kann das Finanzamt aus Zumutbarkeitsgründen[1] den Unternehmer von einer Belegausgabepflicht befreien. Achtung Widerruf des Finanzamts möglich Das...mehr

Ein in der Praxis umstrittenes Thema, welches meist bei Außenprüfungen auf den Tisch kommt, ist die Aufbewahrungspflicht von Notizzetteln über Kasseneinnahmen, wenn deren Ergebnisse noch am gleichen Tag in das Kassenbuch eingetragen werden. Die Rechtsprechung äußert sich in dem folgenden Beispiel: Praxis-Beispiel Notizzettel sind nicht zwingend aufzubewahren F betreibt eine Fle...mehr

Die Verwendung von Registrierkassen ohne unveränderbaren Speicher ist seit 2017 nicht mehr zulässig. Der Nachweis einer ordnungsgemäßen Kassenführung nur durch die Vorlage von Z-Bons ist nicht mehr möglich. Praxis-Tipp Wechsel von der elektronischen zur "offenen" Ladenkasse Grundsätzlich besteht keine Pflicht zur elektronischen Erfassung von Kassenvorgängen. Damit ist ein Über...mehr

Zusammenfassung Überblick Kassenzettel, Quittungen, Bareinnahmen und -ausgaben sind für viele Unternehmer das tägliche Brot. Beim Buchen geht es manchmal turbulent zu. Trotzdem sollten Unternehmen einen "kühlen Kopf" bewahren. Die nächste Betriebsprüfung bringt es ans Licht, ob man den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist. Soweit sollte man...mehr

Entsprechen die Buchführung und die Aufzeichnungen den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO, werden sie für die Besteuerung herangezogen[1]. Kommt der Betriebsprüfer allerdings zum Schluss, dass die an sich formell ordnungsmäßige Buchführung sachlich unrichtig ist, kann diese ganz oder teilweise verworfen werden.[2] Ergeben sich (lediglich) Fehlbeträge aufgrund einer Nachkalkul...mehr

Seit 2017 sind nur noch PC-Kassen mit unveränderbarer Speicherung der einmal eingegebenen Daten zulässig. Die erfassten Eingaben sind über Jahre hinweg, entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist[1] im Speicher zu belassen.mehr

Werden Barzahlungen von mehr als 10.000 EUR für Güter geleistet, muss in jedem Fall die Identität des Geschäftspartners festgehalten werden. Die Vereinfachungsregel gilt hier nicht mehr. [1]mehr

Handelt es sich um Kundenguthabenkarten, die nur im emittierenden Unternehmen zur Zahlung benutzt werden können, muss in der TSE die Zahlung aus Gutschein erfolgen. Kreditkarten (z. B. Flottenkarten bei Tankstellen) sind in der TSE als Forderung abzubilden.mehr

5.1 Anforderungen Die Vorschriften für elektronische Kassen sind in § 146a AO und in der sog. Kassensicherungsverordnung [1] geregelt. Werden Kassenvorgänge in irgendeiner Weise elektronisch erfasst oder verarbeitet, gelten seit dem 1.4.2021 nachfolgende Regelungen: 5.1.1 Anforderungen an TSE-Kassen Es dürfen nur noch sog. TSE-Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherhei...mehr

Trinkgelder an den Unternehmer gehören zum Umsatz des Unternehmens, sind zwingend zu versteuern und als Entgelt TSE-mäßig zu erfassen. Trinkgelder an Arbeitnehmer sind grundsätzlich bei diesem steuerfrei. Zu beachten ist jedoch die Kassensturzfähigkeit. Gehen also Trinkgelder an Arbeitnehmer in den geschäftlichen Bargeldbestand ein, sind diese im Kassensystem (mit TSE) als sol...mehr

Per Gesetz müssen Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden.[1] Dies ist für eine ordnungsmäßige Buchführung zwingend erforderlich.mehr

Mit der – i. d. R. von Kreditinstituten herausgegebenen – Guthabenkarte kann e-Geld an einer Kasse oder einem Automaten aufgeladen werden. Anschließend wird mit der Guthabenkarte bezahlt. Im TSE-System ist hierfür der Zahlart_Typ "Guthabenkarte" hinterlegt.mehr

Lt. Kassensicherungsverordnung sind auf dem auszugebenden Beleg auch der Beginn und das Ende des aufzuzeichnenden Geschäftsvorfalls (= Vorgang) und seine TSE-Nummer auszuweisen[1]. Bei Bestellungen oder Reservierungen kommt es auf die Wahrscheinlichkeit an, mit der z. B. aus einer Vorbestellung ein verbindlicher Kauf wird: Wird aufgrund einer Bestellung mit der Produktion bego...mehr

Bei der Kassen-Nachschau handelt es sich nicht um eine Außenprüfung i. S. d. § 193 AO. Kommt es zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen, -buchungen oder der technischen Sicherheitseinrichtung, kann der Prüfer aber ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen[1]. Hierauf muss er den Unternehmer schriftlich hinweisen. Achtung Eine Kassen-Nachschau ist bei alle...mehr

Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Werden Eintragungen geändert, muss der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleiben und erkennbar sein, ob die Veränderungen ursprünglich oder erst später gemacht worden sind[1]. Die Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Bei einer EDV-Buchfü...mehr

Die Vorschriften für elektronische Kassen sind in § 146a AO und in der sog. Kassensicherungsverordnung [1] geregelt. Werden Kassenvorgänge in irgendeiner Weise elektronisch erfasst oder verarbeitet, gelten seit dem 1.4.2021 nachfolgende Regelungen: 5.1.1 Anforderungen an TSE-Kassen Es dürfen nur noch sog. TSE-Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TS...mehr

Bei jedem einzelnen Geschäftsvorfall sind aufzuzeichnen: der verkaufte, eindeutig bezeichnete Artikel der endgültige Einzelverkaufspreis der dazugehörige Umsatzsteuersatz und -betrag (Wahlrecht bis 250 EUR: Gesamtentgelt und Steuersatz), eine ggf. vereinbarte Preisminderung die Zahlungsart das Datum und der Zeitpunkt des Umsatzes sowie die verkaufte Menge bzw. Anzahl. Die Grundaufze...mehr

Im Verbund können auch mehrere Kassen an eine TSE angebunden werden. Bei Ausfall einer TSE müssen die Umsätze manuell erfasst und später nachgebucht werden. Es kann aber auch auf eine zweite "Vorrats-TSE" zurückgegriffen werden. Auch gebrauchte TSE-Module können weitergegeben oder von anderen Personen verwendet werden. Voraussetzung dazu ist die Ab- und Neuanmeldung beim zustä...mehr

Offene Ladenkassen und elektronische Kassen dürfen grds. nicht nebeneinander betrieben werden. Lediglich räumlich getrennt sind beide Systeme in einem Betrieb möglich. Beispielsweise, wenn im Ladengeschäft eine elektronische Kasse und am Marktstand eine offene Ladenkasse verwendet wird. Nicht aufrüstbare "Altkassen" durften als "Stand-alone" bis Ende 2022 neben elektronischen...mehr

Im Einzelhandel, im Hotel- und Gaststättengewerbe und in den übrigen Geschäftszweigen, die laufend Umsätze mit wechselnden Kunden ausführen, werden die Geschäfte fast ausschließlich über die Kasse abgewickelt. Entweder werden die Entgelte in bar oder mit Kreditkarte, EC-Karte im Lastschriftverfahren per Unterschrift oder EC-Karte mit Geheimnummer geleistet. Alle im Rahmen die...mehr

Grundsätzlich müssen die elektronischen Kassen beim Finanzamt innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Ebenso muss eine Außerbetriebnahme dem Finanzamt gemeldet werden. In der Meldung sind folgende Angaben zu machen: Name des Steuerpflichtigen, Steuernummer des Steuerpflichtigen, Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, Art des verwendeten elekt...mehr

Ergänzend zu den bereits vorhandenen Außenprüfungen ist seit 2018 auch eine Kassen-Nachschau gesetzlich möglich. Durch eine unangekündigte Kassen-Nachschau während der üblichen Geschäftszeiten können Prüfer Grundstücke und Räume von Personen betreten, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit ausüben, um vor Ort die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen sowie der K...mehr

Die Personalisierung bzw. Zuordnung einer Kasse bzw. eines Kassensystems erfolgt über die Meldung an das Finanzamt (z. Zt. Stand Juni 2023 noch nicht realisiert[1]). Damit können auch gemietete oder geleaste Kassen eingesetzt werden. Die Meldung ist dann durch den jeweiligen Mieter bzw. Leasingnehmer zu erstellen.mehr

Die Kassen-Nachschau ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuerlicher Sachverhalte – wie die Lohn- oder Umsatzsteuer-Nachschau. U. a. wird so die ordnungsgemäße Erfassung von Geschäftsvorfällen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme oder offener Ladenkassen kontrolliert. Es werden sowohl computergestützte Kassensysteme, Registrierkassen als auch off...mehr

Zur Prüfung der gespeicherten Aufzeichnungen sowie der Belege des Unternehmers hat das Finanzamt auch das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten des Datenverarbeitungssystems zu nehmen. Befinden sich die Unterlagen bei einem Dritten, weil dieser z. B. gegenüber dem Unternehmer eine Dienstleistung zur Erfüllung der ordnungsmäßigen Buchführung bzw. zur Erstellung ordnungsmä...mehr

Offene Ladenkasse Wird in einem bargeldintensiven Betrieb eine offene Ladenkasse verwendet (Einzelhandel) und werden Waren an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft, wird auf die Pflicht für Einzelaufzeichnungen verzichtet. Dies gilt mit Einschränkungen auch bei Dienstleistungen: Ist der Geschäftsbetrieb auf eine Vielzahl von K...mehr