Fachbeiträge & Kommentare zu Kassenführung

In jedem Betrieb gibt es manchmal Besonderheiten und Situationen, die sich vom alltäglichen Geschäftsbetrieb unterscheiden. Sind solche außergewöhnlichen Gegebenheiten für die Besteuerung von Bedeutung, kann es im Rahmen einer Betriebsprüfung zu Rückfragen zu kommen. Nicht immer kann man sich nach Jahren noch genau an die damaligen Verhältnisse erinnern, man gerät schnell in... mehr

In einer Gastwirtschaft liegt der tatsächliche Eigenverbrauch wesentlich höher als die angesetzten Pauschalsätze der Richtsatzsammlung. Der Koch verwendet nur den teuersten Spätburgunder-Rotwein für den Sauerbraten und benötigt davon ca. 7 Liter je Woche. Anstelle von Leitungswasser wird Mineralwasser verwendet. Immer nach Geschäftsschluss öffnet der Unternehmer zwei Flaschen C... mehr

Finden in der Gaststätte regelmäßig Geschäftsessen oder beruflich veranlasste Besprechungen statt, so werden meistens Rechnungen hierüber verlangt, um diese Ausgaben im eigenen Unternehmen steuerlich absetzen zu können. Bewirtungskosten dürfen jedoch nur dann als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn der Bewirtungsbeleg maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet wu... mehr

Während bei diesen Bereichen die eindeutige räumliche Trennung von den Hauptgeschäftsräumen unterstellt werden kann, ist es dennoch meist zumutbar, die vorhandene elektronische Kasse zu bedienen. Insbesondere dann, wenn das Bedienpersonal die Kundenbestellungen an den Theken- oder Küchenbereich weitergibt, dort auch die Warenausgabe erfolgt und sich die elektronische Registr... mehr

Die Einzelaufzeichnungspflicht ist gesetzlich in § 146 Abs. 1 Satz 1 AO geregelt. Demnach sind die Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung ist aus Zumutbarkeitsgründen eingeschränkt, wenn Waren bar an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkauft werden.[1] Der Begriff "Waren" ist großzügig ... mehr

Ob unterschiedliche Kassensysteme in einem Unternehmen nebeneinander eingesetzt werden dürfen, war bisher nicht Gegenstand eines gerichtlichen Verfahrens. Das Führen einer offenen Ladenkasse neben der elektronischen Hauptkasse wurde durch die Rechtsprechung zwar nie ausdrücklich zugelassen, aber in anderen Entscheidungen auch nicht beanstandet. Es wurde deshalb auch im Rahme... mehr

Im Grunde kann jeder Restaurantbesuch eines Finanzbeamten nachträglich zu einer verdeckten Beobachtung umqualifiziert werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Beamte aus privatem Anlass anwesend ist oder ob er einem dienstlichen Auftrag nachkommt. Da er sich nicht zu erkennen gibt, hat der Gastwirt davon keine Kenntnis. Dabei kann u. a. das Tippverhalten des Kellners eben... mehr

Individuelle Gewohnheiten, die dem Prüfer nicht bekannt sind, können bei einer Verprobung verständlicherweise auch nicht berücksichtigt werden. Sie verfälschen das Kalkulationsergebnis und müssen hinterher mühevoll aufgeklärt werden. Erklärungsversuche im Nachhinein klingen nicht immer glaubwürdig, soweit man überhaupt dazu in der Lage ist. Werden ungewöhnliche oder branchen... mehr

Der Prüfer stellt mithilfe seiner Analysesoftware Lücken in den Tageseinnahmen fest. Kann nicht auf einen festen Ruhetag oder auf Betriebsferien verwiesen werden, liegt der Verdacht von Einnahmenverkürzungen durch Nichterfassung von Tageseinnahmen nahe. Tatsächlich gibt es jedoch eine Reihe weiterer triftiger Gründe, warum keine oder nur eingeschränkte Erfassung von Einnahmen... mehr

Kassenführungsunterlagen sind, wie die Unterlagen der Finanzbuchführung, grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren, soweit sie steuerlich von Bedeutung sind.[1] Das gilt für Tagesendsummenbons, Kassenbücher, Waren- und Kellnerberichte, aber auch für Organisationsunterlagen, wie Programmierprotokolle (Erstprogrammierung und Programmieränderungen), Bedienungsanleitungen u. a. Bei E... mehr

Als Teil des Konjunkturpakets im Zuge der Corona-Krise hatte die Bundesregierung eine zeitlich befristete Senkung des Umsatzsteuersatzes beschlossen. Vom 1.7 bis 31.12.2020 wurde der Regelsteuersatz von 19 % auf 16 %, der ermäßigte Steuersatz von 7 % auf 5 % abgesenkt.[1] Mit diesem Maßnahmepaket wollte die Bundesregierung die wirtschaftlichen Folgen der Corona-Krise für Unt... mehr

Mit der unangekündigten Kassen-Nachschau steht den Finanzbehörden mittlerweile ein Mittel gegen den Betrug im Bargeldbereich zur Verfügung. Zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben kann ein Amtsträger ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume d... mehr

Der Steuerberater übernimmt die kompletten Buchführungsarbeiten bzw. das Führen steuerlicher Aufzeichnungen.[1] Die Monatsgebühr beträgt 2/10 bis 12/10 einer vollen Gebühr nach der Tabelle C. Der Mittelsatz beträgt somit 7/10. Der Unternehmer zahlt die Vergütung für jeden Monat, auch wenn der Mandant seine Unterlagen nur alle drei 3 Monate zum Steuerberater gibt, weil er z. B... mehr

Rz. 27d Ebenfalls neu durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.12.2016[1] neu eingefügt wurde § 146 Abs. 1 S. 2 AO.[2] Die Norm beinhaltet die Pflicht, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben (grundsätzlich) täglich festzuhalten sind.[3] Auch diese Pflicht ist grundsätzlich nicht neu, sondern ergab sich bereits in der Vergangenhei... mehr

Rz. 12 Die allgemeine Zeitdifferenz galt auch für die Buchung der Bargeschäfte. § 146 Abs. 1 S. 2 AO a. F. bestimmte lediglich, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden sollen.[1] Nach dem ausdrücklichen Wortlaut handelte es sich um eine Sollvorschrift. Das Gesetz brachte damit zum Ausdruck, dass nicht in jedem Fall das tägliche Festhalten für eine... mehr

Rz. 20 Die Aufhebung oder Änderung von Steuerbescheiden nach § 173 AO ist sowohl zuungunsten als auch zugunsten des Stpfl. nur möglich, wenn und soweit Tatsachen oder Beweismittel nachträglich bekannt werden. "Tatsache" ist alles, was Merkmal oder Teilstück eines gesetzlichen Steuertatbestands sein kann, also Zustände, Vorgänge, Beziehungen, Eigenschaften materieller und imma... mehr

Zahlungen des Arbeitnehmers aufgrund der Mankohaftung gehören zu den Werbungskosten. Vor allem Arbeitnehmer, die im Kassen- und Zähldienst beschäftigt sind, erhalten von ihren Arbeitgebern vielfach eine besondere Entschädigung zum Ausgleich von Kassenverlusten, die auch bei Anwendung der gebotenen Sorgfalt auftreten können (Fehlgeldentschädigungen, Zählgelder, Mankogelder, K... mehr

Die Kassenführung von Friseurbetrieben und mit den Friseuren vergleichbare Handwerks- oder Dienstleistungsunternehmen muss formelle und materielle Voraussetzungen erfüllen. Eine nicht zutreffende Anwendungsvorschrift oder die unzutreffende Auslegung einer Vorschrift kann bereits zu gewichtigen Mängeln führen, auch wenn diese nur von formeller Natur sind. Steuerliche Folgen si... mehr

Die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs und der Finanzgerichte sah die "beleglose" Kassenführung in der Vergangenheit meist großzügiger und erkannte die Führung einer offenen Ladenkasse mit summarischer Ermittlung der Tageslosung regelmäßig noch als zulässig an, soweit unter einkommensteuerlichen Gesichtspunkten eine Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle unzumutbar erschi... mehr

Überblick Eine Buchführung, die der Besteuerung zugrunde gelegt werden soll, muss sowohl die formellen als auch die materiellen Voraussetzungen erfüllen. Gleiches gilt für Aufzeichnungen. Ein ganz wesentlicher Anteil an der Buchführung bzw. den Aufzeichnungen hat die Kassenführung. Insbesondere bei Unternehmen mit erheblichem Bargeldverkehr können die Kassenbewegungen einen ... mehr

3.1 Müssen Friseurbetriebe alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzeichnen? Ob und in welchem Umfang Friseurbetriebe und vergleichbare Dienstleistungsbranchen ihre Geschäftsvorfälle einzeln aufzeichnen müssen, war in der Vergangenheit ein viel diskutiertes und umstrittenes Thema. Schon vor der Verabschiedung des sog. "Kassengesetzes 2016"[1] wurden für viele Unternehmen in der Bar... mehr

Zusammenfassung Überblick Eine Buchführung, die der Besteuerung zugrunde gelegt werden soll, muss sowohl die formellen als auch die materiellen Voraussetzungen erfüllen. Gleiches gilt für Aufzeichnungen. Ein ganz wesentlicher Anteil an der Buchführung bzw. den Aufzeichnungen hat die Kassenführung. Insbesondere bei Unternehmen mit erheblichem Bargeldverkehr können die Kassenbe... mehr

Erst mit der Enttarnung von Manipulationssoftware, die eigens für Zwecke von Friseurbetrieben entwickelt wurde, rückte auch das Friseurgewerbe mehr und mehr in den Fokus der Finanzbehörden. Bedienerfreundliche und speziell auf das Friseurgewerbe zugeschnittene Programme versprachen dem Unternehmer nachträgliche Einnahmekorrekturen, die angeblich nicht mehr im System erkannt ... mehr

Auch aktuell ist es jedem Unternehmer erlaubt eine offene Ladenkasse zu führen, solange die Vorschriften der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) beachtet werden. Wer nicht von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit ist und dennoch keine Registrierkasse anschaffen will, muss seiner Aufzeichnungsverpflichtung auf andere Weise nachkommen. Die Anforderungen an eine ordnu... mehr

Grundsätzlich ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.[1] Die handelsrechtlichen Buchführungspflichten gelten auch für die Besteuerung.[2] Danach müssen sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung progressiv und ... mehr

Auf die Aufzeichnung von Personenstammdaten seiner Kunden kann ein Unternehmer in der Bargeldbranche, wie bisher schon üblich, verzichten, auch wenn er gesetzlich zur Einzelaufzeichnung verpflichtet ist. Das gilt jedoch nur, wenn die Kundendaten nicht zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des Geschäftsvorfalls benötigt werden.[1] Auch wenn das elektronische Aufzeichnun... mehr

Neben der reinen Dienstleistung erbringt der Friseurbetrieb gewöhnlich auch Verkaufsleistungen. Dabei wird unterschieden zwischen dem Verkauf der Waren, die im Kabinett verbraucht und den Kunden zusätzlich in Rechnung gestellt werden und um ausschließlich über die Ladentheke abgewickelte Verkaufsgeschäfte. Der Friseurbetrieb agiert somit gleichzeitig als Dienstleister und al... mehr

Ob und in welchem Umfang Friseurbetriebe und vergleichbare Dienstleistungsbranchen ihre Geschäftsvorfälle einzeln aufzeichnen müssen, war in der Vergangenheit ein viel diskutiertes und umstrittenes Thema. Schon vor der Verabschiedung des sog. "Kassengesetzes 2016"[1] wurden für viele Unternehmen in der Bargeldbranche Ausnahmeregelungen von der Einzelaufzeichnungspflicht aus ... mehr

Auf die Aufzeichnungserleichterungen können sich weder Einzelhändler noch Dienstleister berufen, wenn tatsächlich Einzelaufzeichnungen geführt werden. Dies ist bei Verwendung einer elektronischen Registrierkasse oder einem Computerkassensystem regelmäßig der Fall. Wird ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Unternehmen eingesetzt, so werden die einzelnen Geschäftsvorfälle ... mehr

Friseurbetriebe benutzen für die Abrechnung mit ihren Kunden oft sog. Bedienerzettel oder nutzen hierfür eine spezielle Friseursoftware. Einzeln aufgeführt werden neben der erbrachten Dienstleistung auch der Warenverbrauch im Kabinett und die Verkaufswaren. Diese Unterlagen sind zwingend aufzubewahren. Die Preise der im Kabinett eingesetzten Produkte sind meist nicht mit den ... mehr

Liegen Bedienerzettel, Terminbücher oder sonstige Aufzeichnungen vor, sollten sie unbedingt aufbewahrt werden. Die Aufbewahrung wird auch dann empfohlen, wenn keine gesetzliche Verpflichtung gegeben ist. Nach einer Entscheidung des FG Rheinland-Pfalz gehören Terminbücher nicht zu den in § 147 Abs. 1 AO genannten aufbewahrungspflichtigen Aufzeichnungen.[1] mehr

Seit dem 1.1.2018 müssen auch Friseurbetriebe jederzeit damit rechnen, dass ihr Abrechnungssystem und die Ordnungsmäßigkeit ihrer Kassenaufzeichnungen im Rahmen einer Kassen-Nachschau[1] vor Ort überprüft werden. Bei diesem besonderen Verfahren zur zeitnahen Prüfung einer Kassenbuchführung handelt es sich um keine Außenprüfung im Sinne der §§ 193 ff. AO. Eine Kassen-Nachscha... mehr

Im neu eingefügten Satz 3 in § 146 Abs. 1 AO wird die Pflicht zur Einzelaufzeichnung aus Zumutbarkeitsgründen eingeschränkt, wenn Waren bar an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkauft werden. Erstmals wurde die Zumutbarkeitsregel, die bis dahin aus einem historischen BFH-Urteil von 1966[1] abgeleitet wurde, gesetzlich verankert. Auf die Formulierung, nach der es si... mehr

Solange der Unternehmer keiner gesetzlichen Buchführungspflicht (§ 238 HGB; §§ 140, 141 AO, auch ausländische Vorschriften lt. BFH, Urteil v. 20.4.2021, IV R 3/20, BFH/NV 2021 S. 1256) unterliegt oder nicht freiwillig Bücher führt und Abschlüsse erstellt, kann er zwischen der Einnahmenüberschussrechnung und der Buchführung wählen und somit auch freiwillig Bücher führen. Einze... mehr

Überblick Seit dem 1.1.2018 ermächtigt die Kassen-Nachschau nach § 146b AO die Finanzverwaltung, die Ordnungsgemäßheit der Kassenführung und der Kassenaufzeichnungen in den Betriebs- und Geschäftsräumen eines Steuerpflichtigen unangekündigt zu prüfen. Praktischer Hintergrund für die Einführung der Vorschrift sind im Bereich der Kassenführung bestehende Manipulationsmöglichke... mehr

Der Steuerpflichtige ist zur Mitwirkung im Rahmen der Kassen-Nachschau verpflichtet. Er hat auf Verlangen des Prüfers für einen von diesem bestimmten Zeitraum Einsichtnahme in seine (digitalen) Kassenaufzeichnungen und -buchungen sowie die für die Kassenführung sonstigen erheblichen Organisationsunterlagen zu gewähren sowie erforderliche Auskünfte zu erteilen.[1] Das Datenzug... mehr

mehr

Rz. 246 Das Organschaftsverhältnis beginnt, wenn erstmals alle drei Eingliederungsvoraussetzungen zwischen dem Organträger und der Organgesellschaft gleichzeitig vorliegen. Die Organschaft im Umsatzsteuerrecht ist an keine Mindestlaufzeiten, Fristen oder volle Kalenderjahre gebunden, sie ist taggenau zu berücksichtigen. Wenn alle drei Eingliederungsvoraussetzungen vorliegen,... mehr

Die steuerliche Haftung des Vertreters kommt jedoch nur infrage, wenn er eine Pflichtverletzung leichtfertig oder vorsätzlich begangen hat (vgl. §§ 69 ff. AO). Er begeht eine Pflichtverletzung, wenn er durch sein Verhalten bewirkt, dass die Steuern der GmbH nicht oder nicht rechtzeitig festgesetzt oder erfüllt werden. Insbesondere muss z. B. ein GmbH-Geschäftsführer dafür so... mehr

Keine Außenprüfung im Sinne des § 193 AO, sondern ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Überprüfung der Kassenführung stellt die seit dem 1.1.2018 mögliche Kassen-Nachschau[1] dar. Sie wird nicht vorher angekündigt [2] und kann grundsätzlich jedes Unternehmen treffen. Bei der Auswahl der Betriebe müssen weder die Branchenzugehörigkeit noch steuerliche Auffälligkeiten in der ... mehr

7.1 Finanzgericht Sachsen-Anhalt Sachverhalt Die Journal(einzel)daten aller getätigten Barumsätze wurden vom Unternehmen (Apotheke) über das eingesetzte PC-Warenwirtschaftssystem erfasst. Im Streitfall war fraglich, ob für diese Einzelaufzeichnungen auch eine grundsätzliche Aufzeichnungspflicht bestand.[1] Ausführungen des Senats: Soweit der BFH in seinem Urteil vom 12.5.1966[2]... mehr

Zusammenfassung Überblick Worauf bei der Kassenführung von Apotheken besonders geachtet werden muss, damit sie betriebsprüfungsfest geführt wird, zeigt dieser Beitrag. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung § 140, § 146 Abs. 1, § 146b Abs. 1, § 147 Abs. 1 u. Abs. 6 Abgabenordnung (AO) § 22 Umsatzsteuergesetz (UStG) Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeic... mehr

Eine anonyme Anzeige war verantwortlich für die Aufdeckung des bis dahin größten Falles von Datenmanipulation infolge Zappersoftware in Deutschland. Ausgerechnet bei einer gebräuchlichen Apothekensoftware wurden komplexe nachträgliche Veränderungen des Datenbestandes mittels Zappersoftware entdeckt. Wie sich schnell herausgestellt hat, blieb es jedoch nicht bei diesem Einzel... mehr

Überblick Worauf bei der Kassenführung von Apotheken besonders geachtet werden muss, damit sie betriebsprüfungsfest geführt wird, zeigt dieser Beitrag. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung § 140, § 146 Abs. 1, § 146b Abs. 1, § 147 Abs. 1 u. Abs. 6 Abgabenordnung (AO) § 22 Umsatzsteuergesetz (UStG) Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.1... mehr

Auch wenn der Gesetzgeber die Verwendung einer offenen Ladenkasse weiterhin toleriert, kann unterstellt werden, dass sich alle Apotheken inzwischen eines elektronischen Aufzeichnungssystems bedienen. Inwieweit die Zumutbarkeitsregelung auf Apotheken mit einer offenen Ladenkasse angewendet werden kann, wäre deshalb rein spekulativ. mehr

Aufzeichnungen über Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben liegen nicht vor, wenn lediglich Belege gesammelt werden. Belege, wie Rechnungen, Quittungen oder Lieferscheine sind keine Aufzeichnungen und können nach Auffassung des BFH[1] den buchmäßigen Nachweis nicht ersetzen. mehr

Wird im Betrieb eine elektronische Registrierkasse, eine PC-Kasse oder ein anderes elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, so werden alle Barverkäufe automatisch einzeln erfasst. Das eingesetzte System muss auch technisch dazu in der Lage sein, diese Journaldaten zu speichern und vorzuhalten. Die Frage nach der Zumutbarkeit stellt sich bei Verwendung eines elektronisch... mehr

Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ist jedes einzelne Handelsgeschäft und damit jeder einzelne Kassenvorgang aufzuzeichnen.[1] Dazu gehören alle Bareinnahmen und Barausgaben aber auch alle Entnahmen und Einlagen. Die Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass eine substanzielle Überprüfung des Geschäftsvorfalls sowie dessen Inhalt und Bedeutung für den Betrieb... mehr

Auch für die Daten der Apothekenkassen gilt das Recht der Finanzverwaltung auf Prüfung mittels Datenzugriff.[1] Das trifft zumindest auf die Daten zu, die steuerlich relevant sind. Das Datenzugriffsrecht erstreckt sich jedoch nicht nur auf die reinen Finanzbuchhaltungsdaten, sondern insbesondere auf die Daten der vorgelagerten Systeme.[2] Bei den in der Praxis eingesetzten Sy... mehr

Die grundsätzliche Einzelaufzeichnungspflicht aller Barbewegungen einer Apotheke dürfte unstrittig sein. Es stellt sich lediglich die Frage der Zumutbarkeit. Nach den Ausführungen des BFH in seinem historischen Urteil von 1966[1] wurde die Pflicht zur Einzelaufzeichnung aus Zumutbarkeitsgründen eingeschränkt, wenn Waren in geringem Umfang bar an eine Vielzahl von nicht bekan... mehr