Fachbeiträge & Kommentare zu Kassenführung

Zur Prüfung der gespeicherten Aufzeichnungen sowie der Belege des Unternehmers hat das Finanzamt auch das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten des Datenverarbeitungssystems zu nehmen. Befinden sich die Unterlagen bei einem Dritten, weil dieser z. B. gegenüber dem Unternehmer eine Dienstleistung zur Erfüllung der ordnungsmäßigen Buchführung bzw. zur Erstellung ordnungsmä... mehr

Im Einzelhandel, im Hotel- und Gaststättengewerbe und in den übrigen Geschäftszweigen, die laufend Umsätze mit wechselnden Kunden ausführen, werden die Geschäfte fast ausschließlich über die Kasse abgewickelt. Entweder werden die Entgelte in bar oder mit Kreditkarte, EC-Karte im Lastschriftverfahren per Unterschrift oder EC-Karte mit Geheimnummer geleistet. Alle im Rahmen die... mehr

Seit 2017 sind nur noch PC-Kassen mit unveränderbarer Speicherung der einmal eingegebenen Daten zulässig. Die erfassten Eingaben sind über Jahre hinweg, entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist[1] im Speicher zu belassen. mehr

Der Steuergefährdungstatbestand des § 379 Abs. 1 AO wurde im Zuge der Einführung des § 146a AO ergänzt. Dies war notwendig, um die gesetzlichen Verpflichtungen des § 146a AO bei Verstößen zu sanktionieren. Bei Ordnungswidrigkeiten kann nun eine Geldbuße bis zu 25.000 EUR verhängt werden. Die Steuergefährdungstatbestände greifen, wenn ein technisches System eingesetzt wird, das... mehr

Offene Ladenkassen und elektronische Kassen dürfen grds. nicht nebeneinander betrieben werden. Lediglich räumlich getrennt sind beide Systeme in einem Betrieb möglich. Beispielsweise, wenn im Ladengeschäft eine elektronische Kasse und am Marktstand eine offene Ladenkasse verwendet wird. Nicht aufrüstbare "Altkassen" durften als "Stand-alone" bis Ende 2022 neben elektronischen... mehr

Grundsätzlich müssen die elektronischen Kassen beim Finanzamt innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Ebenso muss eine Außerbetriebnahme dem Finanzamt gemeldet werden. In der Meldung sind folgende Angaben zu machen: Name des Steuerpflichtigen, Steuernummer des Steuerpflichtigen, Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, Art des verwendeten elekt... mehr

In den folgenden Branchen sind die Einnahmen in jedem Fall einzeln aufzuzeichnen: Hotel- und Beherbergungsgewerbe Hier kommt es wegen der Meldepflicht gerade darauf an, dass die Gäste identifiziert werden können. Autoreparaturwerkstätten Garantie- und Nachbesserungspflichten erfordern, dass die Reparaturen nach Zeitpunkt, Umfang, Inhalt und Kunden erfasst werden müssen. Restauran... mehr

Als elektronische Kassen gelten alle Systeme, die mit der Erfassung von Bareinnahmen ursächlich zusammengehören (elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen). Dazu gehören auch Verbundwaagen, welche die Einzelposten (z. B. in einer Metzgerei Art, Menge, Preis) an ein Kassensystem melden und somit Teil des elektronischen Kassen- und Abrechnungssys... mehr

Den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechende Buchführungen oder Aufzeichnungen setzen voraus, dass die Eintragungen in die Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.[1] Der Unternehmer ist in der Wahl des Aufzeichnungsmittels grundsätzlich frei und kann entscheiden, ob er seine Warenverkäufe... mehr

Die Personalisierung bzw. Zuordnung einer Kasse bzw. eines Kassensystems erfolgt über die Meldung an das Finanzamt. Damit können auch gemietete oder geleaste Kassen eingesetzt werden. Die Meldung ist dann durch den jeweiligen Mieter bzw. Leasingnehmer zu erstellen.[1] BMF, Schreiben v. 28.6.2024, IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009 (Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a... mehr

Offene Ladenkasse Wird in einem bargeldintensiven Betrieb eine offene Ladenkasse verwendet (Einzelhandel) und werden Waren an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft, wird auf die Pflicht für Einzelaufzeichnungen verzichtet. Dies gilt mit Einschränkungen auch bei Dienstleistungen: Ist der Geschäftsbetrieb auf eine Vielzahl von K... mehr

Im Rahmen der Kassen-Nachschau dürfen von der prüfenden Person Räumlichkeiten des Unternehmens betreten werden. Die Grundstücke oder Räume müssen nicht im Eigentum der gewerblich oder beruflich Tätigen stehen. Bei den Grundstücken und Räumen muss es sich grundsätzlich um Geschäftsräume des Unternehmers handeln. Wohnräume dürfen gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung... mehr

Überblick Kassenzettel, Quittungen, Bareinnahmen und -ausgaben sind für viele Unternehmer das tägliche Brot. Beim Buchen geht es manchmal turbulent zu. Trotzdem sollten Unternehmen einen "kühlen Kopf" bewahren. Die nächste Betriebsprüfung bringt es ans Licht, ob man den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist. Soweit sollte man es aber nicht ... mehr

Werden über Bargeschäfte Aufzeichnungen mithilfe eines Datenverarbeitungssystems (PC-Kassen) erstellt, müssen die hierüber gefertigten Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.[1] Verschärfte Aufbewahrungspflichten für die digitalen Unterlagen Nach dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 [2] bestehen se... mehr

Rz. 1117 Muster in Ihr Textverarbeitungsprogramm übernehmen Muster 1a.68: Verlagerung der Beweislast Mankohaftung, Beweislast Der Arbeitnehmer ist für die ordnungsgemäße Kassenführung verantwortlich. Ergibt sich bei der Feststellung des Kassenbestandes ein Fehlbetrag, so stellt dies eine Pflichtverletzung dar; der Arbeitnehmer hat hierfür in vollem Umfang einzustehen, sofern e... mehr

Solange der Unternehmer keiner gesetzlichen Buchführungspflicht (§ 238 HGB; §§ 140, 141 AO, auch ausländische Vorschriften lt. BFH, Urteil v. 20.4.2021, IV R 3/20, BFH/NV 2021 S. 1256) unterliegt oder nicht freiwillig Bücher führt und Abschlüsse erstellt, kann er zwischen der Einnahmenüberschussrechnung und der Buchführung wählen und somit auch freiwillig Bücher führen. Einze... mehr

Rz. 130 Eine natürliche Person kann mehrere Gewerbebetriebe neben- oder nacheinander unterhalten.[1] Ob die gewerblichen Tätigkeiten einer Person einheitlich zu betrachten sind oder jeweils einen eigenständigen Gewerbebetrieb darstellen, ist nach den Umständen des Einzelfalls zu bestimmen. Ausnahmen für geringfügige Tätigkeiten soll es nach der Rechtsprechung nicht geben.[2]... mehr

Unabhängig von der Art der Kassenaufzeichnungen erfassen Unternehmer ihre Bareinnahmen und Barausgaben, indem sie diese Barbeträge auf das Konto "Kasse" 1000 (SKR 03) bzw. 1600 (SKR 04) buchen. Entscheidend ist, dass die Grundaufzeichnungen stimmen und beweiskräftig sind. Bei einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung geht der Betriebsprüfer der Finanzverwaltung regelmäßig da... mehr

Detaillierte Regelungen darüber, wie Bareinnahmen aufgezeichnet werden müssen, sind weder im HGB noch in den Steuergesetzen enthalten. In § 146 Abs. 1 AO heißt es lediglich, dass die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen sind und die Kasseneinnahmen täglich festgehalten werden sollen. 6.1 Einnahmen-Übers... mehr

6.1.1 Geordnete Ablage der Belege erforderlich Bei einer Einnahmen-Überschussrechnung können die Buchführungsunterlagen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen,[1] wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Das bedeutet, dass bei einer Einnahmen-Überschussrechnung die Bareinnahmen und Barausgaben al... mehr

6.2.1 Rechnungskopien empfehlenswert Rechnungskopien für die eigenen Unterlagen erstellen bzw. alle Ausgangsrechnungen ein 2. Mal für die eigenen Unterlagen ausdrucken. Auf den Rechnungskopien vermerken, ob der Betrag bar vereinnahmt wurde oder ob er aufs Konto überwiesen wurde. Der Einnahmen-Überschussrechner braucht dann nur eine Liste, in die er alle Einnahmen einträgt. Geson... mehr

Wo die Probleme sind: Das richtige Konto Geldzufluss Einlösung Erlösbuchung Umsatzsteuer 1 So kontieren Sie richtig! mehr

§ 22 UStG enthält die Aufzeichnungspflichten, die für die Umsatzsatzsteuer erfüllt werden müssen. Danach ist der Unternehmer verpflichtet, seine Einnahmen einzeln und getrennt nach Steuersätzen aufzuzeichnen. Dabei muss er festhalten, wann er die Rechnung ausgestellt hat und wann der Kunde die Rechnung bezahlt hat. Ein Kassenbuch ist nicht erforderlich. Umsatzsteuerlich ist ... mehr

Das richtige Konto Kassenberichte Registrierkasse Kassenfehlbeträge mehr

5.1 Bargeldbewegungen zeitnah und vollständig erfassen Bei einem Kassenbuch ist es erforderlich, alle Bargeldbewegungen zeitnah und vollständig zu erfassen. Es muss dann auch alles, was bar eingenommen oder ausgegeben wird, im Kassenbuch stehen. Unverzichtbar sind folgende Angaben: Bareinnahmen, Barausgaben, Privatentnahmen, Privateinlagen, Abhebungen vom Bankkonto zur Einlage in d... mehr

Das richtige Konto Geldzufluss Einlösung Erlösbuchung Umsatzsteuer mehr

Wenn der Unternehmer auf seinen Ausgangsrechnungen vermerkt, ob der Betrag auf sein Konto überwiesen oder bar gezahlt wurde, reicht eine Liste aus, die alle Einnahmen enthält. Gesonderte Listen sind nicht erforderlich, wenn sich die entsprechenden Daten aus den Konten einer EDV-Buchführung ergeben. mehr

Rechnungskopien für die eigenen Unterlagen erstellen bzw. alle Ausgangsrechnungen ein 2. Mal für die eigenen Unterlagen ausdrucken. Auf den Rechnungskopien vermerken, ob der Betrag bar vereinnahmt wurde oder ob er aufs Konto überwiesen wurde. Der Einnahmen-Überschussrechner braucht dann nur eine Liste, in die er alle Einnahmen einträgt. Gesonderte Listen sind nicht erforderlich... mehr

Erleichterungen gibt es, wenn eine Vielzahl von Geschäften mit oft nur geringen Beträgen gegen Barzahlung an unbekannte Personen ausgeführt werden. Hier ist es unzumutbar, jede Bareinnahme einzeln zu erfassen. Aus diesem Grund dürfen Tageseinnahmen auch summarisch ermittelt werden.[1] Ab einem Betrag von 15.000 EUR pro Kunde müssen die Barverkäufe zwingend einzeln aufgezeich... mehr

Bei einer Einnahmen-Überschussrechnung können die Buchführungsunterlagen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen,[1] wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Das bedeutet, dass bei einer Einnahmen-Überschussrechnung die Bareinnahmen und Barausgaben allein anhand der Rechnungen und Quittungen nach... mehr

Führt ein Einzelhändler, wie z. B. ein Apotheker, über die nach der Rechtsprechung zulässige Ermittlung der Tageseinnahmen durch Tagesendsummenbons hinaus freiwillig eine von seiner PC-Kasse erstellte Datei mit Einzelaufzeichnungen der Barverkäufe, ist er nach dem BFH-Urteil vom 16.12.2014[1] verpflichtet, diese Datei dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung vorzulegen. Im ent... mehr

Wo die Probleme sind: Das richtige Konto Kassenberichte Registrierkasse Kassenfehlbeträge 1 So kontieren Sie richtig! So kontieren Sie richtig! Unternehmer müssen gegenüber dem Finanzamt dokumentieren, dass sie a... mehr

Unabhängig von der Art der Gewinnermittlung besteht also für den Unternehmer die Verpflichtung, Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben durch Belege nachzuweisen.[1] Allerdings gibt es für die Bilanzierung und die Einnahmen-Überschussrechnung unterschiedliche Reglungen, wie die Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen sind. Wer seinen Gewinn mithilfe einer Einnahmen-Überschussrec... mehr

Wenn Unternehmer ihre Einnahmen-Überschussrechnung mit einer einfachen Belegablage ermitteln, müssen sie ihre Belege über Einnahmen und Ausgaben geordnet ablegen. Es reicht aus, wenn sie auf ihrer Ausgangsrechnung vermerken, ob und wann der Kunde bar gezahlt hat. Bei einer EDV-Buchführung sollte das Konto "Kasse" 1000 beim SKR 03 bzw. 1600 beim SKR 04 nur dann verwendet werden... mehr

Es gibt keine Patentlösung für alle Fälle. Es muss je nach Situation unterschiedlich verfahren werden. Die nachfolgende Aufzählung zeigt, wie in welcher Situation am besten vorgegangen wird: Der Unternehmer hat Ausgangsrechnungen erstellt, die von den Kunden in bar beglichen werden. Lösung: Er vermerkt die Zahlung auf der Rechnung "bar bezahlt am …". Mehr braucht der Unternehm... mehr

Die von der Kassen-Nachschau betroffenen Steuerpflichtigen haben dem damit betrauten Amtsträger auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen über die der Kassen-Nachschau unterliegenden Sachverhalte und Zeiträume vorzulegen und Auskünfte zu erteilen. mehr

Es gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff (GoBD). Diese Grundsätze hat die Finanzverwaltung im BMF-Schreiben vom 14.11.2014 [1] festgehalten. Sie wirken sich auch auf die Kassenführung aus. Soweit bilanzierungspflichtige bzw. bargeldintensive Betriebe (etwa Kiosk... mehr

Praxis-Tipp Betriebsprüfung: Ermittlung von Fehlbeträgen in der Kassenführung Führt der Unter... mehr

Bei Gutscheinen ist danach zu unterscheiden, ob damit eine hinreichend bezeichnete Ware eingekauft werden kann (Einzweck-Gutschein) oder er dazu berechtigt, diesen bei einem späteren Kauf von Artikeln nach Wahl des Kunden zur Bezahlung einzusetzen (Mehrzweck-Gutschein). 3.1 Mehrzweck-Gutscheine: Keine konkrete Leistungsbezeichnung – Umsatzbesteuerung erst bei Einlösung Ist im Gu... mehr

7.1 Wie Sie vorgehen müssen Es gelten die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff (GoBD). Diese Grundsätze hat die Finanzverwaltung im BMF-Schreiben vom 14.11.2014 [1] festgehalten. Sie wirken sich auch auf die Kassenführung aus. Soweit bilanzierungspflichtige bzw. bargeldint... mehr

Ein Unternehmer hat ein Geschäft, in dem er Geschenkartikel verkauft. Ein Kunde erwirbt einen Gutschein über 50 EUR in bar. Der Inhaber dieses Gutscheins kann zu einem späteren Zeitpunkt beim Kauf von Artikeln seiner Wahl damit bezahlen. Es handelt sich somit um einen Mehrzweck-Gutschein. Der Betrag von 50 EUR erhöht den Kassenbestand, obwohl noch kein Umsatz getätigt wurde.... mehr

Kassensysteme sind mit Software ausgestattet. Ob elektronische Kassen manipulierbar sind, hängt somit davon ab, ob die Software (nachträgliche) Veränderungen zulässt, die nicht nachvollziehbar sind. Die KassenSichV lässt es nicht zu, dass unkontrollierbare (nachträgliche) Eingriffe vorgenommen werden. Beliefert ein Unternehmer (Programmierer) seine Kunden mit offensichtlich ... mehr

Das Gesetz sieht eine sog. Kassennachschau vor. Danach kann das Finanzamt zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, während der üblichen Geschäfts-und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalt... mehr

Ist im Gutschein der Bezug von Leistungen nicht hinreichend bezeichnet, kann er zur Bezahlung jeder beliebigen Ware eingesetzt werden. Es handelt sich bei der Ausgabe des Gutscheins dann lediglich um den Umtausch eines Zahlungsmittels (z. B. Bargeld) in ein anderes Zahlungsmittel (Gutschein). Somit stellt der Kauf des Gutscheins selbst noch keine Lieferung dar. Eine Anzahlun... mehr

Bei einem Kassenbuch ist es erforderlich, alle Bargeldbewegungen zeitnah und vollständig zu erfassen. Es muss dann auch alles, was bar eingenommen oder ausgegeben wird, im Kassenbuch stehen. Unverzichtbar sind folgende Angaben: Bareinnahmen, Barausgaben, Privatentnahmen, Privateinlagen, Abhebungen vom Bankkonto zur Einlage in die Kasse und Entnahmen zwecks Einzahlung bei der Bank. D... mehr

Ergibt die Kassendifferenz einen Fehlbetrag, ein Manko, buchen Sie diesen auf das Konto "Sonstige Aufwendungen unregelmäßig" 2309 (SKR 03) bzw. 6969 (SKR 04). Buchungssatz: Haben Sie allerdings mehr Geld in der Kasse, als nach der Abrechnung sein dürfte, also ein Plus, buchen Sie diesen Plusbetrag auf das Konto "Sonstige Erträge unreg... mehr

Da es tatsächlich keine Kassenfehlbeträge geben kann, unterstellt der Betriebsprüfer, dass der Unternehmer nicht alle Einnahmen erfasst hat, und erhöht die Betriebseinnahmen um einen geschätzten Betrag. Der Betriebsprüfer darf jedoch nicht die Summe aller Fehlbeträge addieren. Er darf die Einnahmen nur um den jeweils höchsten Fehlbetrag erhöhen, zuzüglich des Betrags, der im ... mehr

Ein Unternehmer zahlt seine Aufwendungen während einer Geschäftsreise üblicherweise mit seiner EC-Karte bzw. mit seiner Kreditkarte. Kleinbeträge zahlt er in bar. Er entnimmt daher vor Beginn der Geschäftsreise einen Betrag von 200 EUR aus der Kasse. Für Verpflegung hat er insgesamt 119 EUR in bar ausgegeben, obwohl er nur eine Verpflegungspauschale von 56 EUR geltend machen... mehr

Nach dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen besteht seit dem 1.1.2020 die Pflicht, dass jedes eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO in Verbindung mit § 1 Kassensicherungsverordnung durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen ist. Betroffen sind alle Betriebe, die ihre Bargeldeinnahme... mehr

Liegen die Aufzeichnungen oder Bücher in elektronischer Form vor, ist der Amtsträger berechtigt, diese einzusehen, die Übermittlung von Daten über die digitale Schnittstelle zu verlangen oder zu verlangen, dass Buchungen auf einem maschinell auswertbaren Datenträger nach den Vorgaben der digitalen Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige... mehr