Eigenbelege: Der richtige Umgang mit Eigenbelegen und Er ... / 5.1 Verlust des Originalbelegs

In einem geordneten Unternehmen sollte i. d. R. kein Beleg verloren gehen. Jedoch kann es vorkommen, dass Belege verschwinden oder irrtümlich vernichtet werden. Besonders in kleineren Handwerksbetrieben, wo neben der eigentlichen Tätigkeit auch die gesamte kaufmännische Abwicklung vom Chef übernommen wird, herrscht oft Bürochaos. Zudem geht in der Hektik einer Geschäftsreise oder beim Büromaterial-Einkauf kurz vor Ladenschluss schon einmal ein Beleg verloren. Wenn das Fehlen Tage oder Wochen später in der Buchführung auffällt, ist es für die Anforderung einer Zweitausfertigung beim Aussteller meist zu spät oder aber der Betrag steht in keinem Verhältnis zu den dafür erforderlichen Recherchen, Telefonaten oder gar Briefwechseln.

Achtung

Oberster Grundsatz

Im Unternehmen sollten sowohl der Chef als auch die Angestellten immer beachten:

1. Fremd- bzw. Eigenbelege sind die Regel und
2. Ersatz- bzw. Notbelege bleiben die absolute Ausnahme

Die Finanzämter haben es in Betriebsprüfungen insbesondere auf Ersatz- bzw. Notbelege abgesehen. Diese werden sorgfältig geprüft. Im Steuerrecht gilt der Grundsatz: Bücher, Aufzeichnungen und Geschäftspapiere müssen vorgelegt werden können!^[1] Keine Chance besteht beim Finanzamt, mit einem Eigenbeleg durchzudringen, wenn auch ein Fremdbeleg beschaffbar gewesen wäre. Aus diesem Grund sollten in den Ersatz- bzw. Notbeleg möglichst alle Informationen aufgenommen werden, die bekannt sind. Dies wären z. B.:

• Aussteller der Rechnung mit vollständiger Anschrift
• Zeitpunkt und Nachweis der Zahlung
• die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Artikel/Dienstleistungen, Informationen über die empfangene Leistung (Grund und Art)
• Hinweis auf Zeugen, die bei der Zahlung anwesend waren
• Grund für das Fehlen oder den Verlust des Belegs
• Datum und Unterschrift des A...