Einfach anfangen: Wie KI den Kanzleialltag erleichtert

Kleine Schritte statt großer Versprechen

Die Digitalisierung und der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Steuerberatung werden oft als revolutionäre Veränderung beschrieben. Doch diese Überhöhung sorgt nicht selten für Skepsis oder Überforderung. Dabei ist der Einstieg in die Welt der KI viel weniger kompliziert, als es auf den ersten Blick scheint. Statt die gesamte Kanzlei von heute auf morgen umzustrukturieren, geht es darum, mit kleinen Schritten anzufangen. Wie bei einem großen Berg Arbeit: Man teilt ihn in kleine, machbare Aufgaben auf – und fängt einfach an.

Einfach ausprobieren: KI als Werkzeug für den Alltag

"Wegducken ist keine Option mehr", sagt Luisa Stalla, Managerin für digitale Transformation beim Deutschen Steuerberaterverband (DStV) in einem Interview mit haufe.de/steuern. Sie betont, wie wichtig es ist, sich aktiv mit KI auseinanderzusetzen, statt auf den perfekten Moment zu warten. Tools wie Haufe CoPilot Tax bieten die Möglichkeit, Routineaufgaben zu erleichtern, ohne dass dafür umfassende Umstellungen nötig sind. Der Schlüssel liegt darin, die KI in konkreten, klar abgegrenzten Bereichen einzusetzen – und sich von dort aus vorzuarbeiten.

Ein Beispiel:

Frau Steuer, Steuerberaterin in einer mittelständischen Kanzlei, nutzt CoPilot Tax zunächst für eine einzige Aufgabe: die Erstellung von Checklisten für den Jahresabschluss. Nach wenigen Wochen stellt sie fest, dass das Tool nicht nur Zeit spart, sondern auch die Qualität der Checklisten verbessert. Mit diesem Erfolgserlebnis wagt sie den nächsten Schritt und nutzt die KI, um Musterdokumente für Mandantenanfragen zu erstellen. So wächst das Vertrauen in die Technologie – und mit jedem kleinen Erfolg wird die Hemmschwelle geringer.

KI nicht überhöhen: Die Grenzen erkennen

"KI kann Paragrafen verstehen, aber sie hat kein Bauchgefühl", erklärt Malte Albers, Senior Manager im Bereich Global Compliance & Reporting bei EY Deutschland, im Unternehmensblog von EY. Diese Aussage unterstreicht, dass KI ein mächtiges Werkzeug ist, aber kein Ersatz für menschliches Urteilsvermögen. Sie kann Routineaufgaben automatisieren und Informationen bereitstellen, aber die Verantwortung bleibt beim Steuerberater.

Praktischer Tipp:

Bevor Sie KI-Ergebnisse direkt übernehmen, stellen Sie sich drei einfache Fragen:

1. Sind die gelieferten Informationen vollständig?
2. Passen sie zum konkreten Fall des Mandanten?
3. Muss ich die Ergebnisse noch anpassen oder ergänzen?

Indem Sie die KI als unterstützendes Werkzeug betrachten, bleiben Sie in der Verantwortung und bewahren die Qualität Ihrer Arbeit.

Der Alltag zählt: Integration statt Revolution

Die größte Herausforderung bei der Einführung von KI ist oft nicht die Technologie selbst, sondern die Frage, wie sie in den Arbeitsalltag integriert werden kann. Der Schlüssel liegt in der Praxis: Je mehr Sie die Technologie in konkreten Situationen testen, desto besser verstehen Sie, wie sie funktioniert – und wo sie wirklich nützlich ist.

So gelingt der Einstieg:

• Wählen Sie einen Pilotbereich: Starten Sie mit einer klar definierten Aufgabe, z. B. der Belegverarbeitung oder der Erstellung von Musterdokumenten.
• Setzen Sie auf Routine: Integrieren Sie die KI in tägliche Arbeitsabläufe, um ihre Stärken und Schwächen kennenzulernen.
• Holen Sie das Team ins Boot: Besprechen Sie regelmäßig, welche Erfahrungen gemacht wurden, und tauschen Sie Tipps aus.

"Es geht nicht darum, alles auf einmal zu verändern, sondern darum, kleine Schritte zu gehen und die Technologie mit dem Team gemeinsam zu entdecken", sagte Christian Böke, Präsident des Steuerberaterverbands Niedersachsen Sachsen-Anhalt, auf dem diesjährigen KI-Tools-Day des Verbands. Der Verband betont, dass die schrittweise Einführung von KI der Schlüssel zum Erfolg ist.

Die ersten Erfolge feiern

Ein wichtiger Aspekt bei der Einführung von KI ist, die kleinen Erfolge sichtbar zu machen. Wenn ein Tool wie CoPilot Tax eine Aufgabe schneller und präziser erledigt, sollte das nicht als Selbstverständlichkeit abgetan werden. Diese Erfolge motivieren nicht nur das Team, sondern zeigen auch, dass der Einsatz von KI tatsächlich Mehrwert schafft.

Ein Beispiel:

Ein Mandant von Frau Steuer hatte eine Frage zu einer komplexen steuerlichen Änderung. Mithilfe von CoPilot Tax konnte sie in wenigen Minuten eine präzise Antwort liefern, inklusive eines Musterdokuments und relevanter Quellen. Der Mandant war beeindruckt von der schnellen und fundierten Antwort – und Frau Steuer konnte sich gleich der nächsten Aufgabe widmen.

Einfach anfangen, einfach machen

"KI eröffnet große Potenziale für Effizienz, Qualität und Zukunftssicherheit", erklärt die Steuerberaterkammer Hessen in ihrem monatlichen digitalen KI-Forum. Doch der Einstieg muss nicht kompliziert sein. Es geht nicht darum, die gesamte Kanzlei auf den Kopf zu stellen, sondern mit kleinen, konkreten Schritten zu beginnen. Probieren Sie aus, was funktioniert, und bauen Sie darauf auf. Die größte Veränderung geschieht nicht durch große Visionen, sondern durch die kleinen Dinge, die den Alltag einfacher machen.

Tipp aus der Redaktion:

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