"Von der kostenlosen ChatGPT-Version rate ich ab"

Herr Dobinsky, wo ist der Informationsbedarf beim Thema ‚IT‘ bei den Kanzleien gerade am größten?

Jan Dobinsky: Im Moment sehe ich mich als eine Art Wanderprediger im Zusammenhang mit ChatGPT beziehungsweise dem Einsatz Künstlicher Intelligenz in der Kanzlei. Das ist im Moment tatsächlich das Top Thema, und 70 Prozent meiner Schulungen beschäftigen sich genau damit.

Setzen denn die Kanzleien schwerpunktmäßig ChatGPT ein?

Ja, und ich würde sagen, je kleiner die Kanzlei ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass ChatGPT eingesetzt wird. Wenn ich allerdings eine Empfehlung ausspreche, rate ich zum Microsoft Copilot. Dieser bietet ein wenig mehr Vertrauen in Sachen Datenschutz – die Server stehen seit Beginn in Europa, und die Daten werden getrennt gespeichert. Bei ChatGPT ist das alles ein klein wenig kritischer – bei der kostenfreien Version ist dieser Schutz überhaupt nicht gegeben. 

Gibt es eine Möglichkeit, wie Kanzleien die Sicherheit trotzdem gewährleisten können?

Das Wichtigste ist eine gründliche Schulung aller Mitarbeitenden. 

Lassen Sie uns zu den speziellen KI-Angeboten für Steuerberatungskanzleien zurück kommen. Wie beurteilen Sie diese?

DATEV hat wie viele andere auch die Technologie von OpenAI übernommen und diese zum Beispiel im Einspruchsgenerator umgesetzt. Hinter diesem steckt ein festgesetzter Prompt. Die passenden Rechtsquellen können von dem Nutzer zusätzlich ausgewählt und eingebunden werden. Das bringt schon einen erheblichen Mehrwert. Außerdem haben die Steuerberaterinnen und Steuerberater sehr schnell herausgefunden, welcher Nutzen im Automatisierungsservice Rechnungen bzw. Bank steckt.

Spannend finde ich auch den PlAIGround von WTS und PSP. Eine seiner Funktionen, nämlich sich mit mehreren Dokumenten gleichzeitig unterhalten zu können, birgt für die Beratung immense Potenziale. 

Des weiteren hat PlAIGround beim Thema Datenanalyse bei meinen ersten Tests deutlich besser abgeschnitten als ChatGPT & Co.: Heute kann Ihnen ein Bot wie ChatGPT bei 100 eingespielten Zeilen Excel zu Bilanz und GuV ungefähr sagen, wie es um ein Unternehmen wirtschaftlich steht. Spielen Sie ihm jedoch 1.000 oder mehr Zeilen von Transaktionsdaten ein, beginnt er zu halluzinieren – etwa durch das Erfinden von Geschäftsjahren, die gar nicht vorgelegen haben. Beim PlAIGround dagegen erhielt ich auch bei größeren Datenmengen bislang durchweg korrekte Antworten. Das habe ich so bisher nur dort erlebt.

Was machen denn die TaxTechs dieser Welt Ihrer Meinung nach im Marktgeschehen?

Sie bieten tolle Einzellösungen für spezielle Probleme etwa bei vergleichsweise einfachen Themen wie der Reisekostenabrechnung oder auch bei komplexeren Aufbereitungen von Datenbergen im E-Commerce. Die finale Buchführung erfolgt jedoch in der Regel weiterhin über etablierte Anbieter wie DATEV oder die großen ERP-Systeme.

Wo sehen Sie – ganz unabhängig von der Branche – die größten Sprünge, die in der KI-Entwicklung in der kommenden Zeit folgen werden?

Wir werden noch viel mehr mit Daten reden können. Außerdem wird der Copilot in MS Office schrittweise in Unternehmen flächendeckend ausgerollt werden. Momentan hat er noch einige technische Bugs. Die Verlagsbots werden sich zudem weiter verbessern, aber die vielleicht – für die Branche – spannendste Frage wird sein: Wann können wir mit DATEV-Daten über Mandanten reden? Können wir in fünf Monaten oder fünf Jahren fragen, ob überdurchschnittliche Schwankungen auf bestimmten Buchungskonten beim Mandanten vorliegen? Das weiß derzeit niemand seriös zu beantworten.

Ergibt es dann aus Ihrer Sicht überhaupt Sinn, sich heute als Kanzlei so intensiv mit KI auseinander zu setzen, wo die Systeme doch alle noch in den Kinderschuhen stecken, und die Entwicklungsgeschwindigkeit derart hoch ist?

Meiner Meinung nach ganz unbedingt. Man muss auf den Zug aufspringen, allein wegen  Datenschutzrisiken, die ansonsten drohen können. Denn gehen Sie mal vom Standardfall einer 10-Mann-Kanzlei aus: Hier hat der Chef sich nicht richtig mit KI beschäftigt, die Mitarbeitenden nutzen dann ohnehin ChatGPT – denn niemand macht sich seinen Arbeitsalltag unnötig schwer.

Wie gelingt der Einstieg am besten?

Kanzleien müssen das Ganze als sauberen Prozess aufziehen: Im ersten Step sollte die gesamte Belegschaft durchgeschult werden, also wissen, wie sie mit sensiblen Daten umgehen muss und so weiter. Im nächsten Schritt, wenn die Regeln klar sind, können die Mitarbeitenden KI dann nutzen, allerdings rate ich wirklich von der kostenlosen ChatGPT-Version ab, da sie datenschutzmäßig eine Katastrophe darstellt. Als letzten Schritt empfehle ich, eine klare Richtlinie im internen Kanzleiwiki zu hinterlegen, in der festgelegt ist, wie KI in der Kanzlei konkret eingesetzt werden soll.

Lassen Sie uns nochmals zur Investitionssicherheit zurückkommen – kann ich diese zum jetzigen Zeitpunkt als Kanzleichefin überhaupt haben?

Das Wissen, das in den Schulungen vermittelt wird, ist in großen Teilen universell, das heißt, es nützt den Mitarbeitenden auch später, wenn die KI-Entwicklung weiter fortgeschritten ist – denn der Datenschutz ändert sich dadurch zum Beispiel nicht. Dann investieren Sie natürlich intern, in Form von Zeit, aber diese zahlt sich erfahrungsgemäß jedoch schnell wieder aus.

Mir ist natürlich bewusst, dass wir zum Beispiel beim Thema ‚Wie schreibe ich einen guten Prompt?‘ inzwischen von der Zeit überholt worden sind. Anfang 2023 war es noch wichtig, Prompts möglichst präzise zu formulieren. Heute kann jeder, der WhatsApp-Nachrichten schreiben kann, auch prompten. Solche Phänomene, dass älteres Wissen obsolet wird, wird es immer geben, und insbesondere in diesem Bereich ist es extrem schwer, die Entwicklungsgeschwindigkeit richtig einzuschätzen.

Welche Skills sehen Sie denn als erfolgskritisch für den Umgang mit KI an – heute und morgen?

Was ich können muss, ist zu verstehen, wann ich mit einem KI-ChatBot Zeit sparen kann und wann nicht. Für welche Aufgaben nutze ich KI? Und für welche nicht? Was das Prompten anbelangt – hier vielleicht noch ein Hinweis für Neulinge – ist es einfach so, als würden Sie mit einem Praktikanten sprechen und diesem Aufgaben geben. Sprechen respektive schreiben Sie ganze Sätze, denn einzelne Wörter funktionieren nicht.

Diese Grundsätze gelten unabhängig davon, ob ich ChatGPT oder den Copilot verwende. Insgesamt lässt sich sagen, dass die Anzahl der Funktionen in den KI-ChatsBots nicht erschlagend ist, die Kanzleien haben insofern wenig Anpassungsaufwand, wenn sie im Laufe des Prozesses noch einmal die Lösung wechseln.

Muss es bei der Etablierung von KI einen einheitlichen Prozess für alle Mitarbeitenden geben?

Ich würde sagen nein, wenn es um die persönlichen Assistenzgeschichten geht. Denn es nutzen auch zum Beispiel nicht alle Excel Pivot – die einen können es, die anderen nicht. Und das, obwohl es Excel seit 30 Jahren gibt. Anders sieht es bei KI-Lösungen wie Finmatics oder dem Automatisierungsservice von der DATEV aus. Diese verlangen natürlich einen strukturierten Prozess.

Grundsätzlich lässt sich beobachten, dass die Nutzung von KI in der Steuerberatungsbranche auf einem durchschnittlichen Niveau ist, also nicht besonders viele oder wenige Berufsangehörige hier voran gehen, wenn man das mit anderen Branchen vergleicht. Viel genutzt und sehr praktisch, weil automatisch im Abo dabei, sind die Verlagsbots, die sehr hilfreich bei der Recherche sind.

Wo liegt Ihrer Meinung nach momentan die größte Herausforderung für die Kanzleien?

Dabei diejenigen mitzunehmen, die es bislang nicht nutzen – ob aus Gewohnheit, Unsicherheit oder mangelnder Kenntnis. Das sind in Deutschland derzeit etwa zwei Drittel der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter laut einer Umfrage der Karriereplattform ‚Stepstone‘. Dazu kann ich vor allem berichten: Schulungen haben hier auch einen psychologisch wichtigen Effekt: Die Leute fühlen sich up-to-date, verstehen, worüber in den Medien geredet wird und gehen meiner Beobachtung nach mit einem positiven Gefühl raus.

Nun löst KI ja nicht alle Probleme in der Kanzlei, etwa nicht das weite Feld der unstrukturierten Mandantenkommunikation...

Das ist richtig, mit Mandantenportalen versucht man, die E-Mailflut abzuschaffen. Das gelingt mal mehr, mal weniger, und ich bin gespannt auf die finale DATEV-Lösung in diesem Bereich. Vermutlich wird man gegenüber den Spezialisten in dieser Nische wie kanzlei.land oder KanzleiDrive Abstriche in der Funktionalität machen müssen, hat dafür aber eine bessere Integration in das Restsystem. Allerdings stimmt es schon: Man kann bündeln, strukturieren und automatisieren so viel man will – am Ende ändert das nichts an einem Mandanten, der einem zu spät oder unvollständig die erforderlichen Infos und Dokumente liefert.

In dieser ganzen Gemengelage – welchen strategischen Optionen sehen Sie für Kanzleien im Bereich IT überhaupt?

Man kann sich mit seiner Kanzlei entweder als Early Adopter positionieren und alles sofort umfänglich ausprobieren. Oder aber man kann versuchen, einfach state-of-the-art zu bleiben und seine Hausaufgaben machen. Damit fahren viele Kanzleien schon ganz gut, glaube ich. Denn offen gesprochen reicht das schon und ist für viele sicherlich beinahe eine Überforderung.

Inwiefern?

Die Anforderungen wachsen ständig: Die Toollandschaft beim Mandanten wird bunter, für die eigenen Kanzleiprozesse gibt es mehr Möglichkeiten und der Datenfluss mit der Finanzverwaltung verändert sich wie beispielsweise bei DIVA oder RABE. Das ist ein Bündel an Herausforderungen an drei Fronten, die erst einmal gleichzeitig bespielt werden müssen. Insofern bin ich fast sicher, dass viele in der Branche gar nicht traurig wären, wenn sich im Bereich TaxTech eine Zeitlang einmal nicht so viel verändern würde.

Dennoch ist Ihnen um die Zukunft der Branche nicht bange...

Nein, denn der Gesetzgeber war schon immer der beste Auftragsbeschaffer für die Steuerberaterinnen und Steuerberater. Und das wird sich absehbar auch so schnell nicht ändern.

Zur Person: Jan Dobinsky ist Trainer und Berater zu den Themen TaxTech & KI. Durch sein Studium der Rechts- und Wirtschaftswissenschaften sowie einschlägiger Berufserfahrung bei PwC, WTS und Taxdoo verfügt er über ein breites Spektrum an Fachwissen zur Automatisierung von steuerrechtlichen Prozessen.