Effizienz im Fokus: So arbeiten Steuerkanzleien digital

Im Vergleich zu analogen Zeiten, in denen papierbasierte Abläufe, persönliche Termine und manuelle Prozesse den Takt vorgaben, erfordert die Digitalisierung ein völlig neues Arbeiten: standardisierte Workflows rücken in den Vordergrund – mit klar definierten Schritten, Rollen und Freigaben; sauber dokumentiert und reproduzierbar.  Davon ist das gesamte operative Geschäft betroffen: vom Recruiting über die Zusammenarbeit in- und extern, bis hin zur Mandanten-Akquise.

Um die Vorzüge der Digitalisierung auszuschöpfen, müssen sich Steuerkanzleien dem schnellen Takt der digitalen Entwicklungen anpassen und Tools inklusive der zugehörigen Prozesse regelmäßig überprüfen: Werden alle relevanten Funktionen genutzt? Gibt es neue Technologien, die den Alltag weiter verbessern könnten?

Eine digitale Kanzlei ist nur dann erfolgreich, wenn sie agil bleibt, sich an neue Anforderungen anpasst und die Chancen der Technologie konsequent nutzt. Achten Sie daher auf folgende Punkte:

Digitale Prozesse: Der Kern einer digitalen Kanzlei

Das tägliche Geschäft einer digitalisierten Kanzlei zeichnet sich durch automatisierte und vernetzte Prozesse aus. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sind oft das Herzstück. Sie stellen Dokumente in Echtzeit bereit und minimieren die Suchzeiten. Andere Workflows, wie die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen oder die Erstellung von Standardberichten, reduzieren den Arbeitsaufwand für Routineaufgaben erheblich. Nicht zuletzt ermöglichen es Cloud-Lösungen von überall zu arbeiten – sei es im Büro, im Homeoffice oder beim Mandanten.

Aber alle technischen Lösungen arbeiten nur so gut, wie die Menschen, die sie bedienen. Außerdem ist es wichtig, die Systeme regelmäßig zu aktualisieren und die Datenqualität zu überwachen, um Inkonsistenzen oder Verzögerungen zu vermeiden.

• Checkpunkt: Überprüfen Sie regelmäßig die Datenqualität in den automatisierten Workflows. Müssen Mitarbeiter hier trotzdem noch manuelle Arbeitsschritte durchführen? Stellen Sie sicher, dass Eingabedaten korrekt sind, da Fehler in der Automatisierung weitreichende Folgen haben können.

• Tipp: Überwachen Sie die Nutzung Ihres DMS und Ihrer Workflows, um sicherzustellen, dass alle Funktionen effizient genutzt werden.

Digitale Lösungen: Auf das Zusammenspiel kommt es an

Das tägliche Geschäft einer digitalen Kanzlei lebt vom reibungslosen Zusammenspiel integrierter Softwarelösungen und deren richtiger Bedienung. Automatisierungstools sparen Zeit und Kosten bei wiederkehrenden Aufgaben wie Buchhaltung und Steuererklärungen und schaffen dadurch mehr Spielraum für die Beratung.

Zunehmend erleichtert Künstliche Intelligenz (KI) den Kanzleialltag, indem sie Belege automatisch kategorisiert, Anomalien erkennt oder Berichte vorbereitet. Im Vergleich zu früher, wo isolierte Systeme und lokale Speicherungen den Takt vorgaben, hängt die Effizienz heute von der Vernetzung und der kompetenten Nutzung der Software ab. Achten Sie darauf, dass alle Lösungen nahtlos integriert sind und Mitarbeiter regelmäßig geschult werden, um Funktionen wie KI oder Automatisierungen optimal zu nutzen.

• Checkpunkt: Erstellen Sie eine Liste Ihrer Softwarelösungen und prüfen Sie, ob alle Tools täglich effizient genutzt werden oder ob es redundante Systeme gibt.

• Tipp: Planen Sie regelmäßige Updates und Schulungen ein, um sicherzustellen, dass Ihr Team die Lösungen optimal einsetzt.

Digitales Mindset: Mitarbeiter und Arbeitskultur im Fokus

Das tägliche Geschäft in einer digitalen Kanzlei erfordert ein Team, das Technologie nicht nur nutzt, sondern aktiv mitgestaltet. Mitarbeiter sollten daher ein möglichst digitales Mindset entwickeln, das Veränderungen als Chance sieht. Idealerweise sollten die Mitarbeiter der Steuerkanzlei Softwarelösungen nicht nur nutzen, sondern darüber hinaus auch Optimierungsvorschläge einbringen.

Für die erfolgreiche operative Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie ist es nötig, in der Kanzlei eine Kultur zu pflegen, die Fehler als Lernchancen sieht. Dazu gehört es auch, regelmäßiges Feedback einzuholen, um die Akzeptanz digitaler Tools sicherzustellen. Denn feststeht: Nicht jeder bestehende Prozess läuft nach einer Automatisierung rund; manche Abläufe müssen mitunter umgestaltet werden. Entsprechend sollten neue Prozesse anfangs regelmäßig gecheckt, gegebenenfalls optimiert und die Mitarbeiter dabei einbezogen werden.

• Checkpunkt: Führen Sie anonyme Umfragen durch, um die Einstellung der Kanzlei-Mitarbeiter zur Nutzung digitaler Tools im Alltag zu erfassen.

• Tipp: Benennen Sie „Digitalisierungsbotschafter“, die neue Tools im Team etablieren und Kollegen im täglichen Einsatz unterstützen.

Digitale Kommunikation: Für Mandanten-Akquise und -Betreuung unverzichtbar

In der digitalen Kanzlei beginnt Zusammenarbeit nicht mehr am Empfang, sondern online. Über digitale Schnittstellen können Mandanten und Kanzlei bequem und schnell Dokumente austauschen – sogar mit dem Handy oder Tablet über eine App. Elektronische Signaturen ersetzen handschriftliche Unterschriften, was Verträge und Vereinbarungen in Minuten statt Tagen abschließt.

Mit automatisierte Nachrichten, wie Fristenerinnerungen per E-Mail oder SMS, können Mandanten jederzeit informiert werden und so auf dem neusten Stand bleiben, ohne dabei den Arbeitsalltag der Kanzlei zu belasten.

Gleichzeitig verschiebt sich in der Mandantenakquise der Fokus von traditioneller Mundpropaganda hin zu digitaler Sichtbarkeit.

• Checkpunkt: Können Mandanten Termine, Rückfragen oder Datenübermittlungen digital abwickeln? Fragen Sie Ihre Mandanten auch, wie zufrieden sie mit der digitalen Kommunikation sind. Eine Umfrage kann Schwachstellen aufdecken.

• Tipp: Nutzen Sie spezielle Steuerportale oder Kanzlei-Apps, um die Kommunikation mit Ihren Mandanten zu optimieren und die Mandantenbindung zu stärken.

Digitale Mehrwerte: Datenanalyse und datenbasierte Beratung

Die Digitalisierung verändert die Beratung im täglichen Geschäft grundlegend. Anstelle von statischen, papierbasierten Berichten liefern digitale Kanzleien Echtzeit-Daten, etwa durch Dashboards mit Finanzkennzahlen oder automatisierten Betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA). Dank kürzerer Bearbeitungszeiten, erlaubt es die Digitalisierung auch, mehr Mandanten effizient zu betreuen, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

Wichtig ist, die Datenqualität regelmäßig zu prüfen und Mandanten in die Nutzung digitaler Berichte einzubinden, um den Mehrwert voll auszuschöpfen.

• Checkpunkt: Prüfen Sie, ob und wie Ihre digitalen Beratungsleistungen im Alltag skalierbar sind und mehr Mandanten effizient betreut werden können.

• Tipp: Nutzen Sie Tools (zum Beispiel Microsoft Power BI), um Daten für Mandanten visuell aufzubereiten und überprüfen Sie regelmäßig, ob die Automatisierung die Beratungsqualität unterstützt.

Digitale Sichtbarkeit: Präsenz und Vernetzung im digitalen Raum

Die digitale Sichtbarkeit ist der Motor für das tägliche Geschäft einer modernen Kanzlei. Die Basis der Online-Präsenz ist eine professionelle Steuerkanzlei-Homepage. Die Website muss aktuell, benutzerfreundlich und für Suchmaschinen optimiert sein, um bei Suchanfragen wie „Steuerberater in Hamburg“ gefunden zu werden. Wird die Seite mit aktuellen Inhalten wie Blog-Artikeln oder News gepflegt, hat sie gute Chancen relevant zu bleiben – für Suchmaschinen und Interessenten.  

Immer öfter suchen Menschen Informationen aber nicht mehr über den klassische Suchschlitz, sondern direkt in den KI-Chats. Daher sollten digital ausgerichtete Steuerkanzleien ihre Website jetzt auch für KI-Chatbots optimieren, indem sie klare, strukturierte Inhalte und FAQs bereitstellen. Einträge in Steuerkanzlei-Suchverzeichnissen und eine Präsenz in dem beliebten Dienst Google Maps erhöhen die Auffindbarkeit zusätzlich.

Eine weitere zentrale Rolle für die digitale Sichtbarkeit spielen soziale Netzwerke wie LinkedIn und YouTube. Sie zahlen nicht nur auf die Bekanntheit der Steuerkanzlei ein, sondern helfen darüber hinaus, neue Mitarbeiter und neue Mandanten zu gewinnen. Doch Achtung: Die digitale Sichtbarkeit erfordert kontinuierliche Aktivität. Achten Sie darauf, Inhalte regelmäßig zu aktualisieren und auf die Zielgruppe abzustimmen, um die digitale Präsenz voll auszuschöpfen.

• Checkpunkt: Überprüfen Sie monatlich die Auffindbarkeit Ihrer Website in Suchmaschinen und KI-Chats sowie die Aktivität Ihrer Social-Media-Kanäle.

• Tipp: Erstellen Sie regelmäßig Inhalte wie LinkedIn-Posts, Blog-Artikel oder Videos und verlinken Sie darin auf die Kanzlei-Homepage, um Ihre digitale Sichtbarkeit zu stärken.

Eine digitale Kanzlei erkennt man am Alltag. Sie ist mehr als die Summe ihrer Tools – sie ist ein Zusammenspiel aus effizienten Prozessen, moderner Kommunikation, kompetenten Mitarbeitern und datengetriebener Beratung. Wer als Steuerberater wirklich digital arbeitet, automatisiert Routine, berät effizienter, sorgt für klare Kommunikation und stärkt die Zusammenarbeit – im Team und mit den Mandanten.