- 1. Die neue Rechtslage ab 1.1.2020
- 2. Compliance zur Vorbereitung auf die Kassen-Nachschau
- 3. Pflicht zur Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle
- 4. Problemvermeidung durch elektronische Kassen
- ABC der Fehlerquellen bei elektronischer Kassenführung
Die Kassenführung im bargeldintensiven Betrieb muss Fehler verhindern, die ein Bußgeld auslösen können. Deshalb muss der Unternehmer seine Kassenführung so organisieren, dass jeder Geschäftsvorfall einzeln aufgezeichnet wird. Das muss aus der Verfahrensdokumentation zu ersehen sein. Das ist nur mit elektronischer Kassenführung zu lösen. Die Fehlerquellen des § 379 Abs. 1 Nr. 3 AO im bargeldintensiven Betrieb sind nur so vermeidbar. Die Datensicherheit (Unveränderbarkeit) wird durch einen QR- Code auf den Kassenbons erhöht.
§ 158 AO als Beurteilungsmaßstab
Ob eine Kassenführung beanstandungssicher und damit in guter Verfassung ist, beurteilt sich nach § 158 AO. Fehlen die Einzelaufzeichnungen bzw. sind sie nicht vollständig, droht ab 1.1.2020 das Bußgeld. Das sollte ausreichen, um für präzise Kassenanweisungen und ihre lückenlose Umsetzung zu sorgen. Die Kassenführung muss, wenn sie verifizierbar sein soll, mit der Registrierkasse (Landesamt für Steuern Niedersachsen, Merkblatt Elektronisches Aufzeichnungssystem, Stand 22.2.2019) oder einem Kassensystem erfolgen. Nur das sichert, dass die Einzelaufzeichnungspflicht eingehalten wird und die gewollte schnelle Kassen-Nachschau in 20 Minuten durch Auslesung des digitalen Speichers möglich ist. Zudem hilft nur diese Kassenführung, etwaige Schätzungen zu verhindern, zu überprüfen und zu widerlegen.
Mischsysteme durch offene Ladenkassen
Mischsysteme betreffen den Einsatz einer Registrierkasse und von offenen Ladenkassen als summarische Kassenführung im bargeldintensiven Betrieb. Dadurch entstehen neue Risiken, und es werden alle Vorteile der Kassenführung mit elektronischen Registrierkassen gefährdet. Im Ergebnis führt das dazu, dass keine der beiden Kassenführungen ordnungsgemäß ist. Bekannt ist die Einbuchung der Gesamtsumme in die Registrierkasse, weil die Geschäftsvorfälle mittels offener Ladenkasse erfasst worden. Das ist ein klarer Verstoß gegen die Einzelaufzeichnungspflicht. Für ein und denselben Geschäftsvorfall darf nur die vorhandene Registrierkasse benutzt werden.
Wegen der hohen Risiken müssen der Unternehmer und sein steuerlicher Berater unbedingt verhindern, dass die summarische Kassenführung alle Vorteile der elektronischen Kassenführung gefährdet. Sonst setzen sie die Ursache dafür, dass nicht nur ein Verstoß gegen§ 158 AO eintritt, sondern auch noch ein Bußgeld verhängt wird.
Zusammenfassung
Es ist nicht mehr weit bis zum 1.1.2020. Dann können hohe Bußgelder verhängt werden. Deshalb muss jeder Unternehmer bereits jetzt überlegen, wie er seine elektronische Kassenführung so organisiert, dass das Risiko von Bußgeldern vermieden wird. Es versteht sich von selbst, dass derartig hohe Bußgelder für Existenzgründer und kleinere Betriebe zu einer schweren finanziellen Belastung führen. Umso wichtiger ist es, sich die Risikoquellen klar zu machen und so den Schadenseintritt durch ein einmaliges oder mehrfach verhängtes Bußgeld zu vermeiden. Sinnvoller ist es allemal, das Geld in einer modernen elektronischen Kassenführung anzulegen als die elektronische Registrierkasse oder das Kassensystem erst nach einem Bußgeld anzuschaffen.