Ab dem 1.1.2017 wird das bisherige Lohnnachweisverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung durch den digitalen Lohnnachweis abgelöst. Eine 2-jährige Übergangsregelung soll sicherstellen, dass der Beitrag der Unternehmen auch in Zukunft korrekt berechnet wird. Auch für Steuerberater sind die Änderungen relevant, wenn sie z. B. die Meldungen zur Sozialversicherung für ihre Mandanten durchführen.
Ab 1.12.2016: verpflichtender Stammdatenabgleich möglich
Als Vorverfahren zur eigentlichen Lohnnachweismeldung ist ein sog. verpflichtender Stammdatenabgleich vorzunehmen. Dieser kann ab 1.12.2016 durchgeführt werden. Der Abruf muss aktiv durch den Nutzer angestoßen werden. Der automatisierte Abgleich stellt sicher, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und den im betreffenden Meldejahr veranlagten Gefahrtarifstellen an die Unfallversicherungsträger übermittelt werden.
Folgende Zugangsdaten sind für den Stammdatenabgleich erforderlich:
- Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers (BBNRUV)
- Mitgliedsnummer
- PIN [NEU eingeführt]
Die Zugangsdaten (einschließlich der neu eingeführten PIN) bekommen die Unternehmen ab November 2016 schriftlich von der zuständigen Berufsgenossenschaft mitgeteilt. Steuerberater, die für ihre Mandanten die Meldungen zur Sozialversicherung durchführen, müssen sich diese Zugangsdaten von ihren Mandanten aushändigen lassen. Sie sollten spätestens zum Jahreswechsel prüfen, ob sie die entsprechenden Informationen von ihren Mandanten erhalten haben.
Übergangsphase und Parallelverfahren
Die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. (DGUV) weist darauf hin, dass der Lohnnachweis für das Beitragsjahr 2016 erstmals bis zum 16.2.2017 auf dem neuen digitalen Weg übermittelt werden muss. Die Meldung nach dem UV-Meldeverfahren entfällt, sofern kein Personal – auch keine Aushilfen – beschäftigt wird.
Für die Beitragsjahre 2016 und 2017 muss parallel zum digitalen Lohnnachweis auch weiterhin der bisher bekannte Lohnnachweis im Online-, Papier- oder Fax-Verfahren eingereicht werden. Ab dem Beitragsjahr 2018, das heißt ab 1.1.2019, erfährt die Praxis eine Erleichterung. Ab diesem Zeitpunkt genügt die Übermittlung des digitalen Lohnnachweises über das neue UV-Meldeverfahren.