Drei Tipps, wie KI die Teamarbeit verbessert

Homeoffice und hybride Arbeitsmodelle sind längst zur neuen Normalität geworden. Eine Studie des Wirtschaftsforschungsinstituts ZEW zeigt, dass keine Trendumkehr zu erwarten ist. Doch mit der neuen Flexibilität gehen auch spürbare Herausforderungen einher: Der persönliche Austausch nimmt ab, spontane Abstimmungen werden seltener und gemeinsam gelebte Kreativität kann zu kurz kommen. Das führt häufig dazu, dass mehr Meetings stattfinden, die Abstimmung aufwendiger wird und damit weniger Zeit für strategisches Arbeiten und neue Ideen bleibt.

Künstliche Intelligenz kann Teamarbeit produktiver machen

Hinzu kommt: Workflows und Entscheidungsprozesse werden zunehmend komplexer. Die Arbeitswelt ist heute durch branchenspezifisches Fachwissen geprägt und wird zugleich von einer stetig wachsenden Vielfalt an Tools und Technologien beeinflusst. All diese Entwicklungen haben spürbare Auswirkungen, wie aktuelle Studiendaten zeigen: Beschäftigte verlieren im Schnitt 8,8 Stunden pro Woche in unproduktiven Meetings. Zusätzlich verbringen Arbeitnehmende zehn Stunden pro Woche damit, nach Informationen zu suchen, und weitere acht Stunden, zwischen verschiedenen Tools zur Zusammenarbeit zu wechseln.

Im Kern liegt die Herausforderung darin, dass Wissen leicht bei einzelnen Expertinnen und Experten verbleibt oder in fragmentierten Tools und isolierten Chatverläufen verschwindet. Denn der Arbeitsalltag besteht heute nicht nur aus klar umrissenen Einzelaufgaben, sondern vor allem aus der Koordination gemeinsamer Ziele: organisieren, priorisieren, kommunizieren, überprüfen, nachverfolgen, aktualisieren, überarbeiten und Fortschritte erzielen.

KI als Teammitglied einbinden

Genau hier setzt künstliche Intelligenz an. Viele dieser wichtigen, aber zum Teil repetitiven Aufgaben können durch KI unterstützt oder sogar vollständig übernommen werden. Eine aktuelle Harvard-Studie deutet darauf hin, dass Teams, die mit KI arbeiten, bei der Performance besser abschneiden als solche, die sie nicht nutzen.

Doch bevor KI gewinnbringend genutzt werden kann, müssen Organisationen umdenken. Derzeit konzentrieren sich Unternehmen noch in erster Linie darauf, die individuelle Produktivität mittels KI zu steigern. Doch KI muss insbesondere als Teamplayer genutzt werden, der beispielsweise für einen transparenten Informationsfluss sorgt, beim KPI-Tracking unterstützt, Statusabfragen und Reminder automatisiert und so die Teamabstimmung beschleunigt sowie die Entscheidungsfindung erleichtert.

Das bedeutet konkret: KI kann strukturieren, analysieren, filtern und zusammenfassen. Sie schafft einen Mehrwert für die Zusammenarbeit – gerade dort, wo menschliche Kapazitäten oft überlastet sind. Also etwa dann, wenn Beschäftigte Informationen aus verschiedenen Tools, Teamchats und E-Mails filtern oder wenn sie komplexe Sachverhalte zusammenfassen und sie in direkte Team-Workflows integrieren.

Wer KI in die täglichen Arbeitsprozesse einbindet, profitiert zudem von ihrem größten Vorteil: Sie erkennt systematisch Muster in der Zusammenarbeit. Wo stauen sich Aufgaben? Welche Prozesse wiederholen sich? Welche Informationen fehlen regelmäßig? Daraus lassen sich automatisierte Empfehlungen ableiten, wie Teams effizienter zusammenarbeiten können. Das entlastet nicht nur Projektleitungen, sondern bringt Klarheit und Fokus für alle im Team.

Drei Erfolgsfaktoren für KI als Teammitglied

Damit KI als Teammitglied wirksam wird, braucht es drei zentrale Voraussetzungen:

1. KI in bestehende Workflows integrieren: KI muss dem Team und dessen Arbeitsbedürfnissen dienen und nicht umgekehrt. Zudem muss KI nahtlos in die bestehende Tool-Landschaft integriert werden und darf keine neuen Silos erzeugen. Deshalb muss sie dort genutzt werden, wo die Arbeit anfällt, eingebettet in zentrale Abläufe, nicht als bloßes Zusatzinstrument. Außerdem müssen KI-Effizienzgewinne im Kontext von Geschäftszielen betrachtet werden. Das bedeutet beispielsweise, dass ein KI-Tool nicht einfach pauschal Erinnerungen an alle Teammitglieder versendet – sondern nur dann, wenn es erforderlich ist, um das Ziel zu erreichen. Das bedeutet auch, dass KI gezielt dazu beitragen sollte, die Auslastung von Teammitgliedern im Blick zu behalten, damit Deadlines realistisch geplant und zuverlässig eingehalten werden können.
2. Die Teams direkt einbeziehen: Die Einführung von KI ist nicht allein Sache der IT. Auch die Teams müssen einbezogen werden, um die Technologie im Alltag zu verankern. Unternehmen sollten daher dafür sorgen, dass alle Teammitglieder eigene Berührungspunkte mit der KI-Lösung bekommen. Denn nur das schafft eine solide Grundlage für die gemeinsame Nutzung der Technologie. Projektverantwortliche steuern damit teamübergreifende Aufgaben, Teammitglieder behalten ihre Arbeitsbelastung im Blick und das Management nutzt die Technologie, um Prognosen fundiert zu unterstützen.
3. Eine Feedbackkultur für die KI etablieren: Der Mehrwert, den KI bieten kann, hängt maßgeblich davon ab, wie passgenau sie auf die Bedürfnisse von Teams reagiert. Dafür müssen KI-Entscheidungen transparent und nachvollziehbar sein. Aus diesem Grund sollten Unternehmen eine KI-Feedbackkultur etablieren und Mechanismen schaffen, mit denen Teams KI-Outputs freigeben, bewerten und weiterentwickeln können. Das kann über Tool-interne Feedbackfunktionen erfolgen, zusätzlich sollten die Tools regelmäßig evaluiert werden. Denn nur wer der KI kontinuierlich Rückmeldung gibt, stellt ihren langfristigen Nutzen sicher.

Fazit: Die Stärke von KI liegt in ihrer Integration

Die moderne Arbeitswelt verlangt nach neuen Lösungen, besonders dort, wo traditionelle Formen der Zusammenarbeit an ihre Grenzen stoßen, zum Beispiel in Remote-Umgebungen. Genau hier entfaltet KI ihr großes Potenzial.

Dabei ist entscheidend: KI-Agenten schöpfen ihr Potenzial nicht allein schon durch ihre bloße Existenz aus. Sie wirken erst dann effektiv, wenn sie systematisch in den Arbeitsalltag eingebunden werden. Nur wenn sie wie ein echtes Teammitglied agieren und in Abläufe integriert sowie in Entscheidungsprozesse einbezogen werden, entsteht ein echter Mehrwert. Das macht sich bemerkbar durch eine höhere Effizienz, mehr Innovationskraft und spürbare Entlastung von Mitarbeitenden bei Routinetätigkeiten. Letztlich ist nicht nur ausschlaggebend, was die KI kann, sondern wie sie in die Workflows von Unternehmen eingebunden wird.

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