Notfall-Plan für Veranstaltungen

In der aktuellen Ausgabe des "Tagen"-Hefts hat Event-Managerin Melanie von Graeve einige Tipps zusammengestellt, wie Organisatoren von Meetings, Events und Tagungen mit plötzlichen Notfällen umgehen können und diesen bereits vorab vorbeugen können.

Notfall 1: Verspätung bei Teilnehmern

Bei Verspätungen von Teilnehmern empfiehlt es sich, bereits vorab eine Grundsatzentscheidung zu treffen, wie lange gewartet werden soll beziehungsweise ab wann begonnen wird. Es ist für die Teilnehmer, die pünktlich erschienen sind, immer ein negatives Zeichen, wenn zu lange (also in der Regel mehr als 15 Minuten) auf die Spätkommer gewartet wird. Im schlimmsten Fall ziehen diese daraus den Schluss, dass sie bei künftigen Veranstaltungen ebenfalls nicht mehr pünktlich sein müssen.

Notfall 2: Verspätung von Schlüsselpersonen

Bei Verspätungen von Schlüsselpersonen sollte man die Teilnehmer darüber informieren, dass noch x Minuten auf y (Moderator, Vorstand, Ehrengast) gewartet wird. Spätestens jetzt merken Veranstalter, wie wichtig es ist, von wichtigen Personen eine Mobilnummer zu haben, um Verspätungszeiten auch in Echtzeit klären zu können. Man schiebe den Veranstaltungsbeginn aber auch hier nicht länger als 15 Minuten hinaus und kläre im Vorfeld, wer – vorübergehend – die Position dieser Schlüsselperson einnehmen kann.

Notfall 3: Streik, Stau, Zug-/Flugausfälle

Es ist zu prüfen, welche der Schlüsselpersonen bereits am Vorabend anreisen können, damit Zug- oder Flugausfälle, Staus oder ungünstige Witterungsbedingungen nicht gleich den Veranstaltungsablauf gefährden. Eine (und sei es späte) Anreise am Vorabend empfiehlt sich auch, wenn man als Veranstalter früh am Veranstaltungsmorgen den abschließenden Technikcheck mit den Speakern durchführen möchte. Dies kann bei Honorar-Speakern als Vertragsbestandteil vereinbart werden. Gibt es Schlüsselpersonen, bei denen eine Anreise am Vortag nicht erwünscht ist (meist aus Kostengründen), sollte man anhand des Ablaufplans prüfen, welche Veranstaltungsbausteine und Reihenfolgen gegebenenfalls getauscht werden können, damit sich durch Verspätungen einzelner Personen nicht die gesamte Veranstaltungszeit nach hinten verschiebt.

Notfall 4: Krankheit oder Ausfall

Wer könnte in Bezug auf Know-how, Position oder Strahlkraft nötigenfalls als Vertretung für Speaker, Moderator und Künstler einspringen? Bei externen Referenten könnte man dies bereits vertraglich festhalten, bei Buchung über eine professionelle Referentenagentur wird – wenn vereinbart – Ersatz gestellt.

Notfall 5: Technikprobleme

Eine Technikprobe sollte immer gemacht werden, wenn mehrere Speaker auftreten (und ein Wechsel der Präsentationstechnik nötig wird), wenn der Einsatz von Dolmetschern vorgesehen ist, wenn Live-Einspielungen oder Podiumsdiskussionen geplant sind. Die größte Herausforderung bei technischen Pannen ist, dass die Teilnehmer diese live miterleben und dann vor deren Augen nachgebessert wird. Dadurch wird wertvolle Veranstaltungszeit vergeudet und das Signal gesendet, dass der Veranstalter sein Event nicht wirklich im Griff hat. Die Technikprobe ersetzt jedoch nicht den Veranstaltungstechniker, der die Veranstaltung betreut und live nachsteuert, wenn beispielsweise ein Referent zu leise spricht oder der Ton bei einer Filmeinspielung plötzlich zu laut ist.

Den kompletten Beitrag "Konzepte optimieren, Notfällen vorbeugen" mit einer Checkliste zu Verbesserungen im Veranstaltungskonzept lesen Sie in der aktuellen Ausgabe von "Tagen".