Besprechungen als Zeiträuber

Erhebliche Disziplinmängel in der täglichen Kommunikation offenbart der „Workplace Survey 2013“ bei der Untersuchung der Effizienz von Meetings: Ein Fünftel der befragten HR-Verantwortlichen glaubt, dass jede zweite bis vierte Besprechung unproduktiv verläuft. Rund jeder Dritte schätzt den Anteil der überflüssigen Zusammenkünfte immerhin noch auf zwischen 11 und 25 Prozent. Damit gehöre das Meeting, so der Workplace Survey, zu den schlimmsten Zeiträubern am Arbeitsplatz.

Unklare Zielsetzung sorgt für ineffiziente Meetings

Eine Besprechung ist nach Ansicht der Hälfte der Befragten Personalmanager misslungen, wenn aus ihr weder Ergebnisse noch Entscheidungen hervorgehen. Als Hauptursache dafür nennen 42 Prozent der Befragten deutschen Manager eine fehlende Zielsetzung, 35 Prozent die fehlende Agenda und 39 Prozent die schlechte Vorbereitung der Beteiligten. Teilweise besteht die Runde auch schlicht aus den falschen Teilnehmern, während wichtige Interessenträger fehlen.

Verbindliche Standards für Besprechungen

Um die Kommunikation in Besprechungen effizienter zugestalten, raten die Studienautoren Unternehmen dringend, verbindliche Standards festzulegen und gemeinsam mit den Führungskräften durchzusetzen.  Als Grundlage können die folgenden Tipps von Officeteam dienen. 

Tipps für effiziente Meetings

• Je mehr Personen, desto mehr Redebeiträge: Halten Sie den Teilnehmerkreis deshalb klein und laden nur die für die Besprechung wirklich wichtigen Personen ein.
• Machen Sie sich klar, welche Erwartungen Sie haben. Keine klare Erwartung, kein Meeting. In diesem Fall ist es besser, auf die Zusammenkunft zu verzichten.
• Bereiten Sie eine Agenda vor und verschicken Sie diese rechtzeitig und gemeinsam mit kleinen Aufgaben an die Teilnehmer. Niemand wird mehr unvorbereitet auftauchen.
• Gut für den Rücken und für einen fokussierten Geist: Halten Sie ihr Meeting an einem Stehtisch ab. Die Dauer wird sich automatisch dramatisch verkürzen.
• Verbannen Sie Smartphones und Tablets, die nicht für eine Präsentation benötigt werden, und sorgen Sie so für weniger Ablenkung.