Schon das Bundesfinanzministerium hat vor einiger Zeit klargestellt, dass Selbstständige bei der Vergabe ihrer Rechnungsnummern vor allem darauf achten müssen, dass es keine Doppler gibt. Nun hat auch das Finanzgericht Köln in einem Urteil entschieden, dass Selbstständige nicht verpflichtet sind, lückenlos fortlaufende Rechnungsnummern zu vergeben. Dies gilt zumindest dann, wenn sie ihren Gewinn per Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln.

Bei Gewinnermittlung per Einnahmen-Überschussrechnung besteht keine Pflicht von numerisch fortlaufenden Rechnungsnummern

Verwendet ein Unternehmer keine lückenlos fortlaufenden Rechnungsnummern, darf das Finanzamt nicht allein deswegen einen Sicherheitszuschlag zum Gewinn hinzuschätzen. Dafür müssen noch andere Anhaltspunkte für nicht oder falsch erfasste Einnahmen vorliegen – etwa fehlende Rechnungen, ungeklärte Posten auf dem Girokonto oder unvollständige Buchungsunterlagen. Denn für die Gewinnermittlung innerhalb einer Einnahmen-Überschussrechnung besteht keine Pflicht, numerisch fortlaufender und systembedingt damit „nachprüfbarer“ Rechnungsnummern zu vergeben.

Sachverhalt: Finanzamt sah einen schwerwiegenden Mangel in der Buchführung auf Grund nicht numerisch fortlaufenden Rechnungsnummern

Eine solche Pflicht ergibt sich nach Ansicht des Finanzgerichts Köln weder aus dem Vollständigkeitsgebot noch aus den bestehenden umsatzsteuerlichen Pflichten (FG Köln, Urteil v. 7.12.2017, 15 K 1122/16). Der Kläger, ein Veranstaltungsunternehmen, hatte in seinen elektronischen Rechnungen ausschließlich Buchungsnummern verwendet, die computergesteuert durch eine Kombination aus Veranstaltungsnummer, Geburtsdatum des Kunden und Rechnungsdatum erzeugt wurden. Damit wurde jede Buchungsnummer zwar nur einmalig vergeben, diese bauten aber nicht numerisch aufeinander auf. Das Finanzamt kam bei einer Betriebsprüfung zu dem Schluss, dass hierin ein schwerwiegender Mangel der Buchführung des Klägers vorliege. Die Folge: ein „Unsicherheitszuschlag“ auf den Gewinn und damit verbunden eine drohende Steuernachzahlung. Konkrete Einzelfälle, in denen Ausgangsrechnungen nicht oder fehlerhaft erfasst worden wären, stellten die Prüfer jedoch nicht fest. Auch nahmen sie keine Verprobungsrechnungen wie eine Geldverkehrsrechnung oder Vermögenszuwachsrechnung vor.

FG Köln sieht keine Pflicht, Rechnungsnummern nach einem bestimmten lückenlosen numerischen System zu vergeben

Das Finanzgericht verwarf die Hinzuschätzung. Für Einnahmen-Überschussrechner bestehe weder eine gesetzliche noch eine aus der Rechtsprechung herleitbare Pflicht, Rechnungsnummern nach einem bestimmten lückenlosen numerischen System zu vergeben. Zwar verlange das Umsatzsteuerrecht die Angabe einer fortlaufenden Rechnungsnummer. Nach Ansicht der Richter steht diese Vorschrift aber im Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug. Sie dient also lediglich dem umsatzsteuerlichen Zweck, die Umsatzsteuerschuld des Leistenden und Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers prüfen zu können.

Das Gericht wies aber zugleich auf andere Gerichtsentscheidungen hin, in denen Lücken in der Nummernfolge zu einem geschätzten Zuschlag zum Gewinn geführt hatten. Dies war zum Beispiel in Kombination mit nachweisbar nicht verbuchten Rechnungen der Fall. Trotzdem vermochte das Finanzgericht bislang aus der Rechtsprechung keine Pflicht herleiten, die Rechnungsnummern nach einem bestimmten lückenlosen numerischen System zu schreiben.

Was bei der Vergabe von Rechnungsnummern beachtet werden muss

Wenn Sie Ihre Rechnungen selbst verwalten, müssen Sie die Nummern zuordnen. Beachten Sie dabei folgende Punkte:

  • Die Rechnungsnummer muss einmalig sein, darf also nicht doppelt vergeben werden.
  • Die Nummerierung sollte sich aus einem nachvollziehbaren System ergeben.
  • Sie können Zahlen und Buchstaben verwenden.
  • Die Rechnungsnummer darf mehrere Zahlenreihungen enthalten.

Praxis-Tipp: Bislang ist noch keine höchstrichterliche Entscheidung gefallen

Das Finanzgericht Köln hat die Revision zugelassen, da bislang höchstrichterlich noch nicht hinreichend geklärt ist, ob Einnahmen-Überschussrechner verpflichtet sind, numerisch fortlaufende, zugleich lückenlose und damit nachprüfbare Rechnungsnummern zu vergeben. Auf den Internetseiten des Bundesfinanzhofs können Sie die mögliche weitere Entwicklung verfolgen – und gegebenenfalls Ihr eigenes Rechnungssystem anpassen.