Basis des gesamten Softwareauswahlprozesses ist eine fachliche und technische Anforderungsanalyse.
- Im Rahmen der fachlichen Anforderungsanalyse werden unbedingt notwendige und gewünschte Funktionen sowie der Anwenderkreis der Planungslösung identifiziert. In dieser Phase ist es sinnvoll, Mitarbeiter aus den einzelnen Abteilungen mit einzubeziehen, um ihre fachlichen Kenntnisse zu nutzen.
- Die technische Anforderungsanalyse befasst sich mit Datenschutz, Datensicherheit, notwendiger und erreichbarer Performance, Plattformen und Betriebssystemen sowie der Datenbanktechnologie. Grundsätzliche Fragen hinsichtlich Datenbanken, Integrationsthemen oder Anwenderschnittstellen werden hier bereits deutlich und können als Kriterien für die Markterhebung oder Vorauswahl relevant sein.
Ergebnis der Anforderungsanalyse ist ein individueller Kriterienkatalog, der die erhobenen Anforderungen enthält und eine objektive Betrachtung verschiedener Planungslösungen erlaubt. Da nicht jedes Kriterium gleichwertig ist, sollte eine Gewichtung angewandt werden. Für die anschließende Vorauswahl werden lediglich die wichtigen Kriterien herangezogen, um anhand einer kleinen Auswahl relevanter Beurteilungspunkte (sog. K.o.-Kriterien) eine Eingrenzung der am Markt angebotenen Lösungen zu erreichen. Erst in der Detailevaluierung werden weitere Kriterien herangezogen.
Zur Beschleunigung dieses Prozessschritts bietet die BARC-Studie "Softwarewerkzeuge für die Planung" einen umfassenden, kommentierten Kriterienkatalog mit Kriterien, die für die Auswahl eines Planungswerkzeugs relevant sind.[1] Der Kriterienkatalog kann Unternehmen als Vorlage für den eigenen Auswahlprozess dienen.
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