Softwareauswahlprozess für Planungswerkzeuge / 3 Der Softwareauswahlprozess

Generelles Ziel einer Softwareauswahl ist es, mit ausreichender Sicherheit und möglichst geringem Ressourceneinsatz die individuell passende Softwarelösung zu identifizieren. Die Auswahl einer geeigneten Planungslösung kann als mehrstufiger Prozess abgebildet und in folgende Phasen geteilt werden:

1. Definition der Rahmenparameter

   • Ziel- und Projektdefinition
   • Anforderungsanalyse

2. Evaluierung des Softwareangebotes

   • Markterhebung
   • Vorauswahl
   • Detailevaluierung

Das Durchlaufen dieser fünf Prozessschritte ermöglicht die zielgerichtete Identifikation und Auswahl einer passenden Lösung (s. Abb. 5).

Abb. 4: Strukturiertes BARC-Vorgehen bei der Softwareauswahl

Wichtig für die Auswahl einer passenden Planungslösung sind ein zielgerichtetes, effizientes Vorgehen im Softwareauswahlprozess sowie eine fundierte Kenntnis des Marktes für Planungssoftware. Die ersten beiden Schritte des Softwareauswahlprozesses bestimmen dabei erst strategisch und dann operativ die Rahmenparameter für den anschließenden Softwareauswahlprozess im engeren Sinne (s. Abb. 5).

3.1 Ziel- und Projektdefinition

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor von Softwareauswahlprojekten liegt in der Ziel- und Projektdefinition. Softwareauswahlprojekte können scheitern, bevor sie beginnen, wenn sie unzureichend oder utopisch geplant wurden. Dies gilt generell für alle Arten von Business-Intelligence-Projekten, insbesondere aber für Planungsprojekte. Basis jedes Projekts sind aus diesem Grund eine umfassende Planung und eine klare Zieldefinition. Nur wer mit klaren Zielen und Vorstellungen in ein Softwareauswahlprojekt geht, hat eine Chance, es erfolgreich umzusetzen. Zur Zieldefinition gehören

• eine klare Formulierung der Aufgabenstellung und Zielsetzung des Projekts,
• eine Definition der Rahmenparameter Projektdauer, Budget, Projektteam und
• politische Auswahlaspekte.

Aus der Zielsetzung lässt sich ein konkreter Projektplan ableiten, der einzelne Teilphasen mit klaren Ergebnissen, sog. Meilensteinen definiert. Die Vorbereitungsphase sollte dabei die benötigte Funktionalität der Software behandeln, ebenso wie deren Bedienung und organisatorische Rahmenbedingungen. Das Projektteam ist zumindest teilweise von den Tätigkeiten des operativen Geschäfts freizustellen, um die Ansprüche der Anforderungsanalyse, Softwareauswahl, ‐einführung und ‐betreuung bewältigen zu können.

3.2 Anforderungsanalyse

Basis des gesamten Softwareauswahlprozesses ist eine fachliche und technische Anforderungsanalyse.

• Im Rahmen der fachlichen Anforderungsanalyse werden unbedingt notwendige und gewünschte Funktionen sowie der Anwenderkreis der Planungslösung identifiziert. In dieser Phase ist es sinnvoll, Mitarbeiter aus den einzelnen Abteilungen mit einzubeziehen, um ihre fachlichen Kenntnisse zu nutzen.
• Die technische Anforderungsanalyse befasst sich mit Datenschutz, Datensicherheit, notwendiger und erreichbarer Performance, Plattformen und Betriebssystemen sowie der Datenbanktechnologie. Grundsätzliche Fragen hinsichtlich Datenbanken, Integrationsthemen oder Anwenderschnittstellen werden hier bereits deutlich und können als Kriterien für die Markterhebung oder Vorauswahl relevant sein.

Ergebnis der Anforderungsanalyse ist ein individueller Kriterienkatalog, der die erhobenen Anforderungen enthält und eine objektive Betrachtung verschiedener Planungslösungen erlaubt. Da nicht jedes Kriterium gleichwertig ist, sollte eine Gewichtung angewandt werden. Für die anschließende Vorauswahl werden lediglich die wichtigen Kriterien herangezogen, um anhand einer kleinen Auswahl relevanter Beurteilungspunkte (sog. K.o.-Kriterien) eine Eingrenzung der am Markt angebotenen Lösungen zu erreichen. Erst in der Detailevaluierung werden weitere Kriterien herangezogen.

Zur Beschleunigung dieses Prozessschritts bietet die BARC-Studie "Softwarewerkzeuge für die Planung" einen umfassenden, kommentierten Kriterienkatalog mit Kriterien, die für die Auswahl eines Planungswerkzeugs relevant sind.^[1] Der Kriterienkatalog kann Unternehmen als Vorlage für den eigenen Auswahlprozess dienen.

[1] Weitere Informationen finden Sie unter http://www.barc.de/planung.

3.3 Markteingrenzung

Mit der Markteingrenzung beginnt der Softwareauswahlprozess im engeren Sinne. Basierend auf den in der fachlichen und technischen Anforderungsanalyse erhobenen Kriterien wird eine grobe Markteingrenzung in Frage kommender Lösungen vorgenommen, die dann in den Schritten Vorauswahl und Detailevaluierung sukzessive bis zur Identifikation der passenden Planungslösung verfeinert wird (s. Abb. 6).

Der Markteingrenzung geht die meist klare und daher nicht weiter betrachtete Definition eines generellen Funktionsbereichs der Software voraus (im vorliegenden Fall die Eingrenzung auf den Markt für Planungssoftware). Als Informationsquellen für die Eingrenzung können u. a. BARC-Studien mit Produktanalysen, Softwarekataloge, unabhängige Softwareberater oder Fachtagungen/-messen dienen. Sofort ersichtliche Ausschlusskriterien ergeben sich üblicherweise bereits bei Betrachtung allgemeiner Informationen über den Anbieter.

Herausforderung im Rahmen der Markte...