Der Großteil der im Controlling verwendeten Daten stammt originär aus der Buchhaltung. Wir haben deshalb die Prozesse im Tagesgeschäft der Buchhaltung analysiert. Unser Anspruch war es, die Abläufe so zu gestalten, dass wir künftig konzernweit Gleiches an der gleichen Stelle und unter der gleichen Bezeichnung wiederfinden.
Es hat sich schnell gezeigt, dass die Buchung der Geschäftsfälle auf unterschiedlichste Weise und verschiedene Konten erfolgt. Die Anzahl der Hauptbuchkonten musste deutlich verringert werden. Wir stellten einen Konzernkontenrahmen und eine jeweils einheitliche Gliederung für Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Cashflow-Statement auf. Als Arbeitsunterlage zur Umsetzung und zur Einhaltung im täglichen Betrieb schrieben wir die neuen Buchungsrichtlinien in das Konzernkontenhandbuch. Erschwerend kamen die zwischen Österreich und Kroatien/Slowenien abweichenden Richtlinien hinzu. Zusätzlich musste die nachgelagerte Umsetzung in beiden ERP-Systemen (SAP ERP Österreich und SAP ERP Kroatien) erfolgen.
Einzelne Konten können im Bedarfsfall ergänzt werden. Bei einer derart zentralen Richtlinie ist es jedoch notwendig, die Struktur (z. B. die Hierarchie der GuV) nur in Ausnahmefällen zu verändern. Die Abstimmungen beim initialen Aufbau mussten wir deshalb mit äußerster Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit erledigen. Sämtliche Änderungs- und Anpassungsfreigaben übergaben wir nach dem Projektabschluss in die Verantwortung des zentralen Finanzleiters.[1]
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