Mit Excel und Access Kennzahlen aus Vorsystemen generieren / 2.3 Konzeptionelle Überlegungen zur übergeordneten Steuerung der Berichte

Die übergeordnete Steuerung der Tabellen soll ein schnelles Navigieren zwischen den verschiedenen Auswertungen ermöglichen und durch ein einheitliches Layout dem Anwender die Einstellungen der Parameter oder den Aufruf von Makros erleichtern. Die Steuerung und die Funktionen im Bereich der Zeilen 1 bis 20 sind deshalb in allen Tabellen (nahezu) identisch.

Abb. 1:Die übergeordnete Steuerung der Tabellen

Die übergeordneten Elemente setzen sich aus folgenden Bereichen zusammen:

• Überschrift: Die Überschrift rechts von der Abkürzung MIS ist dynamisch gehalten. Sie bezieht sich zunächst auf das Kürzel in der Zelle, über die zu den einzelnen Tabellen navigiert werden kann (Zellenbereich C3:C7). Weiterhin wird das ausgewählte Jahr bzw. die Periode mit angezeigt. Die Überschrift wird durch die Verkettung variabler Inhalte, so z. B. in der Tabelle BerGuV-1, durch folgende Formel gebildet: =VERKETTEN(LINKS($C$3;3)&"elle"&RECHTS($C$3;9);" | Jahresübersicht ";$E$3). Die Überschrift in den übrigen Tabellen wird ähnlich gebildet, bezieht sich dort jedoch auf andere Zellinhalte. Das angezeigte Datum wird über die Formel =JETZT() erzeugt und ist deshalb ganz hilfreich, damit beim Ausdruck der Datei immer auch der Stand der Daten nachvollzogen werden kann.
• Navigation: Die Navigation zu den einzelnen Arbeitsblättern findet in den Auswertungstabellen im Bereich der Zellen C3:C7 statt. Der Sprung in die nächste Tabelle wird durch einen Klick auf die entsprechende Zelle ausgelöst und wird via Hyperlink gesteuert. Das entsprechende Dialogfenster wird über das Menü Einfügen und dort über den Befehl Hyperlink aufgerufen.

Abb. 2:Die Navigation zur Tabelle BerGuV-1 erfolgt via Hyperlink

• Auswahlfeld: In den Auswertungstabellen kann im Zellenbereich E3:E6 die Auswahl getroffen werden, welche Daten (z. B. Jahr bzw. Periode) angezeigt werden sollen. In Tabelle BerGuV-1 kann z. B. das Jahr gewechselt und in Tabelle BerGuV-2 die Periode umgeschaltet werden. Die Werte verändern sich entsprechend der getroffenen Einstellung. Die hierfür eingerichteten Drop-down-Felder werden über eine Gültigkeits-Liste gefüllt, die wiederum über einen Namens-Bezug auf die Tabelle SDSonstiges verweist. Erwähnt werden sollte noch, dass die Tabelle immer dann neu durchgerechnet wird, wenn die Einstellungen im besagten Zellenbereich E3:E6 wechseln. Diese Aktion ist Makro-gesteuert und soll sicherstellen, dass immer der richtige Datenbezug dargestellt wird. In der Tabelle BerGuV-1 können Auswertungselemente, so z. B. das Element Jahr in Zelle E3 ausgewählt werden, die momentan noch nicht "belegt" sind. Das heißt konkret, dass beispielsweise noch keine Daten aus dem Jahr 2008 vorhanden sind und somit auch keine Werte bei der Auswahl 2008 angezeigt werden. Diese Werte können jedoch jederzeit in das Tool mit aufgenommen werden. 
• Steuerungsfeld: In Zelle E7 befindet sich ein Steuerungsfeld, über welches Makros aufgerufen werden können. Dieses Drop-down-Feld wird auch über eine Gültigkeits-Liste gefüllt, die über einen Namens-Bezug auf die Tabelle Parameter verweist. Das entsprechende Makro wird immer im Zusammenhang mit einer Auswahl in Zelle E7 ausgeführt.
• Weitere Steuerungsmechanismen: In den beiden Tabellen BerGuV-1 und BerGuV-2 ist im Bereich der Zellen C11:E16 ein Zusatz-Feature eingebaut, das helfen soll, die Stammdaten (Konten) in den Berichtstabellen leichter zu pflegen. Wenn die Zelle C13 angeklickt wird, so wird in Zelle C15 gleichzeitig die dazugehörige übergeordnete Berichtszeile angezeigt und gleichzeitig erscheint in Zelle C16 die Angabe, in welcher Excel-Zeile sich diese Berichtszeile befindet. Die Excel-Zeile wird aus den Informationen, beginnend in Zelle G26, und den darunter liegenden Zellen generiert. Hier wird mithilfe der Funktion SVERWEIS() vorgegangen. Die Anzeige der Berichtszeile ist dann sehr hilfreich, wenn, wie im vorliegenden Fall, die Tabellen sehr groß sind und sehr viele Berichtszeilen beinhalten und ein neues Konto in diesen Bericht einfügt werden muss. In diesem Fall muss einfach das neue Konto ausgewählt und zur Anzeige gebracht werden. Jetzt wird ersichtlich, zu welcher Berichtszeile es zugeordnet werden muss. Das neue Konto kann somit sehr viel schneller einpflegt werden. Dies setzt jedoch voraus, dass die Beziehungen zwischen z. B. Konto und Berichtszeile in der Tabelle SDGuV gepflegt werden.

Abb. 3:Über das Zusatz-Feature kann der Bericht einfacher gepflegt werden