Mit Excel und Access Kennzahlen aus Vorsystemen generieren

Zusammenfassung

Unternehmenssteuerung basiert im Wesentlichen auf Kennzahlen, die den Zielerreichungsgrad von Unternehmenszielen messen.

Die Erzeugung von Kennzahlen aus den Vorsystemen der Finanzbuchhaltung geschieht in kleinen und mittleren Unternehmen häufig mit Excel.

Die Ermittlung valider Kennzahlen benötigt ein Konzept für die Datenübernahme.

Durch die geschickte und dynamische Verknüpfung von Excel mit Acces erhält man ein sicheres und komfortables Auswertungstool.

1 Überblick

Kennzahlen – ein Muss für die Steuerung des Unternehmens

Heutzutage ist ein effektives und gut verankertes Unternehmenssteuerungssystem ein Muss für jedes Management, um dauerhaft und systematisch Erfolg und Wachstum erzielen zu können und um gegen die mit der Finanzkrise einhergehenden Probleme gut gewappnet zu sein. Die Unternehmenssteuerung basiert hierbei im Wesentlichen auf Kennzahlen, mit deren Hilfe das Erreichen von Unternehmenszielen gemessen wird und Unternehmensprozesse verbessert werden können. Business-Intelligence-Systeme sind hierfür ideale Werkzeuge, die aber nach wie vor viel zu selten eingesetzt werden.

Excel dominiert, gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen als Kennzahlensystem. Excel ist laut CBS Interactive GmbH "vor allem bei den größeren Unternehmen mit 100 bis 199 Mitarbeitern beliebt (48 %) und liegt damit weit über dem Durchschnitt. Mittlere Unternehmensgrößen mit bis zu 100 Mitarbeiten benutzen Excel nur in einem Fünftel aller Fälle, bei den kleinen mit bis zu zehn Mitarbeitern nur ein Zehntel. Selbst die Industrie schwört etwa zu einem Drittel auf eine Lösung mit Excel." (Quelle: www.zdnet.de, Basel II: Mittelstand spart am Controlling).

Excel-Auswertungen zeitaufwendig und fehleranfällig

Das Problem jedoch ist, dass die mit der Tabellenkalkulation ermittelten Unternehmenskennzahlen mit viel händischer Arbeit zeitaufwendig aufbereitet werden müssen und dadurch in hohem Maße fehleranfällig sind. Oftmals fehlt es den Unternehmen auch am Know-how, um die Datenströme aus den unterschiedlichen Vorsystemen schnell, konsistent und fehlerfrei (via Access) in die Excel-Auswertungen zu "lenken". Dieser Artikel widmet sich deshalb der Frage, wie sich Daten automatisiert aus unterschiedlichen Vorsystemen mithilfe von Access aufbereiten lassen, um dann anschließend in Excel ausgewertet werden zu können. Hierbei wird ein Tool vorgestellt, das für die eigenen Belange angepasst werden kann.

2 Die Konzeption der Auswertungen und der Strukturen

Ziele des Berichtswesens definieren

Zu Beginn eines Projekts, an dessen Ende ein Unternehmenssteuerungssystem stehen soll, stehen die Zielsetzung des Berichtswesens, die Konzeption der Berichte, Berichtsinhalte, Kennzahlen und der Aufbau der dafür benötigten Tabellen. Dieser Top-down-Ansatz stellt sicher, dass zum Schluss auch wirklich das gewünschte Ergebnis, d. h. die gewünschten Auswertungen, zum Tragen kommt. Der Top-down-Ansatz ist deshalb so wichtig, weil in dieser Art von Projekten sehr oft der Fehler begangen wird, dass sich die Projektbeteiligten zunächst mit den Daten aus dem Vorsystem beschäftigen und sich erst im Verlauf der Erstellung der Berichte Gedanken machen, was denn überhaupt ausgewertet werden soll.

Ein sogenannter Bottom-up-Ansatz ist zwar grundsätzlich auch möglich, führt jedoch meistens zu einem erhöhten Aufwand, weil der Datenprozess in aller Regel nachgebessert werden muss. Grundsätzlich müssen im Vorfeld der Gestaltung der Datenprozesse einige konzeptionelle Überlegungen angestellt und verschiedenste Fragestellungen abgearbeitet werden:

• Mit welchen Kenngrößen soll das Unternehmen im Hinblick auf welche Ziele gesteuert werden? Das heißt, welche Auswertungen und dazugehörigen Stamm- und Strukturdaten werden benötigt, um diese Anforderungen zu erfüllen?
• Welche Excel-Tabellen werden benötigt, um die benötigten Auswertungen umzusetzen?
• Wie sieht die übergeordnete Steuerung der Auswertungstabellen aus?
• Welcher konzeptionelle Ansatz liegt dem Berichtslayout zugrunde?

2.1 Konzeptionelle Überlegungen zu den Unternehmenszielen und Kenngrößen

Jedes Unternehmen verfolgt, teils mehr, teils weniger konsequent, eine Unternehmensstrategie, um seine Unternehmensziele umzusetzen. Die Ziele hierbei sind vielschichtig und die Zielerreichung ist meist das Ergebnis der Umsetzung mitunter sehr komplexer interner und externer Prozesse. Im Rahmen dieses Artikels kann deshalb nur exemplarisch anhand eines Beispiels aufgezeigt werden, wie das Berichtswesen prinzipiell aufgebaut werden muss und was es zu beachten gilt.

Beispielunternehmen

Im vorliegenden Beispiel wird ein Handelsunternehmen vorgestellt, das im Agrar- und Brennstoff-Bereich tätig ist. Das Unternehmen muss einerseits Kennzahlen und Berichte an externe Adressaten (z. B. Banken) liefern, benötigt aber auch ein System zur internen Unternehmenssteuerung. Es soll ein System etabliert werden, das basierend auf Excel und Access u. a. Informationen zu folgenden Fragestellungen liefert:

• Wie entwickelt sich das Ergebnis des Unternehmens unterjährig und im Vergleich zu den Vorjahren? Zielsetzung hierbei ist es, frühzeitig Trends zu erkennen, um Maßnahmen einleiten zu können. H...