Mindestanforderungen an das Risikomanagement 2023 / BTO 2.2 Anforderungen an die Prozesse im Handelsgeschäft

BTO 2.2.1 Handel

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Bei Abschluss von Handelsgeschäften müssen die Konditionen einschließlich der Nebenabreden vollständig vereinbart werden. Das Institut hat standardisierte Vertragstexte zu verwenden, soweit dies in Anbetracht der jeweiligen Geschäftsarten möglich und zweckmäßig ist. Interne Handelsgeschäfte dürfen nur auf der Basis klarer Regelungen abgeschlossen werden. Erläuterung: Interne Handelsgeschäfte Interne Handelsgeschäfte im Sinne dieses Rundschreibens sind Geschäfte innerhalb einer Rechtseinheit, die dazu dienen, Risiken zwischen einzelnen Organisationseinheiten bzw. Teilportfolien zu transferieren (z. B. Handelsgeschäfte zwischen eigenen Niederlassungen, Organisationseinheiten, Portfolios etc.). Für interne Handelsgeschäfte ist eine sinngemäße Einhaltung der Anforderungen an externe Handelsgeschäfte sicherzustellen.

2

Handelsgeschäfte zu nicht marktgerechten Bedingungen sind grundsätzlich unzulässig. Ausnahmen hiervon sind im Einzelfall möglich, wenn

a)	sie auf Kundenwunsch erfolgen, sachlich begründet sind und die Abweichung von den marktgerechten Bedingungen aus den Geschäftsunterlagen deutlich ersichtlich ist,

b)	sie aufgrund von internen Vorgaben erfolgen, die die Geschäftsarten, den Kundenkreis, den Umfang und die Ausgestaltung dieser Handelsgeschäfte festlegen und

c)	sie bei entsprechender Bedeutung an die Geschäftsleitung berichtet werden.

Erläuterung: Dokumentation der Abweichung von marktgerechten Bedingungen

Der Dokumentation der Abweichung von marktgerechten Bedingungen in den Geschäftsunterlagen wird in der Regel auch durch die Offenlegung gegenüber dem Kunden in der Geschäftsbestätigung Rechnung getragen.

3

Geschäftsabschlüsse außerhalb der Geschäftsräume sind nur im Rahmen interner Vorgaben zulässig. Dabei sind insbesondere die Berechtigten, der Zweck, der Umfang und die Erfassung festzulegen. Auch soweit das Handelsgeschäft teilweise an häuslichen Arbeitsplätzen vorgenommen wird, ist stets eine ausreichende Präsenz anderer Händler in den Geschäftsräumen zu gewährleisten. Für Handelsgeschäfte, die nicht direkt in einem Abwicklungs- oder Bestätigungssystem der Bank erfasst werden, ist vom Kontrahenten eine unverzügliche Bestätigung in geeigneter Form (z.B. schriftlich oder elektronisch) zu verlangen. Diese Handelsgeschäfte sind, sofern keine direkte Erfassung dieser Geschäfte in bestandsführenden Buchungssystemen erfolgt, vom Händler unverzüglich in geeigneter Form dem eigenen Institut anzuzeigen und dem für den Handel zuständigen Geschäftsleiter bzw. einer von ihm autorisierten Organisationseinheit zur Kenntnis zur bringen. Sämtliche Geschäftsabschlüsse außerhalb der Geschäftsräume sind besonders zu kennzeichnen und spätestens am auf den Geschäftsabschluss folgenden Geschäftstag einem handelsunabhängigen Bereich, anhand von geeigneten Berichten, zur Kenntnis zu bringen. Erläuterung: Interne Vorgaben Interne Vorgaben für den Handel an häuslichen Arbeitsplätzen müssen mindestens die folgenden Aspekte spezifizieren bzw. deren Einhaltung gewährleisten: Das Institut muss die Vertraulichkeit der den Geschäftsabschlüssen zugrundeliegenden Daten anhand geeigneter Richtlinien sicherstellen. Hinsichtlich der Stabilität der Abwicklungs- bzw. Bestätigungssysteme und der Anforderungen an die IT-Sicherheit muss der Handel an häuslichen Arbeitsplätzen grundsätzlich vergleichbaren Anforderungen wie der Handel in den Geschäftsräumen genügen. Erläuterung: Häusliche Arbeitsplätze Häusliche Arbeitsplätze von Händlern müssen sich an festgelegten und vereinbarten Standorten befinden und dürfen während der Arbeitszeit von Händlern nur so genutzt werden, dass die Vertraulichkeit der Geschäftsabschlüsse gewahrt ist. Erläuterung: Ausreichende Präsenz in den Geschäftsräumen Eine ausreichende Präsenz anderer Händler in den Geschäftsräumen ist dann als gegeben anzusehen, sofern die Handelstätigkeit bei (technischen) Beeinträchtigungen des Handelsgeschäftes an häuslichen Arbeitsplätzen im notwendigen Umfang unverzüglich in die Geschäftsräume verlagert werden kann. Kleine Institute mit nur einem oder zwei Händlern müssen hier zumindest für angemessene Vertretungsregeln sorgen oder Regelungen für den Wechsel vom häuslichen Arbeitsplatz in die Geschäftsräume treffen.

4	Die Geschäftsgespräche der Händler sollten im Telefonhandel grundsätzlich auf Tonträger aufgezeichnet werden und sind mindestens drei Monate aufzubewahren. Für die Dokumentation des Handels über Handelssysteme sind entsprechende Verfahren vorzuhalten.

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Handelsgeschäfte sind unverzüglich nach Geschäftsabschluss mit allen maßgeblichen Abschlussdaten zu erfassen, bei der Ermittlung der jeweiligen Position zu berücksichtigen (Fortschreibung der Bestände) und mit allen Unterlagen an die Abwicklung weiterzuleiten. Die Weiterleitung der Abschlussdaten kann auch automatisiert über ein Abwicklungssystem erfolgen. Erläuterung: Abschlussdaten Maßgebliche Abschlussdaten sind u. a. Geschäftsart, Volumen, Konditionen, Fälligkeit, Kontrahent, Datum, Uhrzeit, Händler, fortlaufende N...