Seit vielen Jahren hält sich Excel hartnäckig als die meistverwendete Software für Planungs- und Berichtsanwendungen im Controlling. Dabei stoßen Excel-basierte Anwendungen längst an ihre Grenzen und hindern viele Unternehmen daran, ihre Planungs- und Analyseprozesse an die heutigen Anforderungen anzupassen.
Die meisten Planungssysteme werden im Controlling erstellt und gepflegt. Die Controller koordinieren die Planung, analysieren die Rückläufer aus dem Business und bereiten die Plandaten für die Abstimmungsrunden im Management auf. Diese Prozesse der Koordination, Aggregation und Verifikation von Plandaten laufen typischerweise unter hohem Zeitdruck ab. Da Excel den Controllern aus dem Tagesgeschäft sehr vertraut und in den meisten Fällen ihr Arbeitswerkzeug Nummer 1 ist, haben sie ein sehr hohes Vertrauen in dieses Tool und wissen, dass sie nicht auf externe Hilfe angewiesen sind. Ähnliche Erfahrungen machen sie während des Geschäftsjahres mit den Berichtsprozessen. Die Aufbereitung der Daten in Excel und die Erstellung unzähliger Standardberichte kostet so viel Zeit, dass kein Raum mehr für fundierte Businessanalysen bleibt.
Die Controller nehmen in Kauf, dass die Nutzung von Excel erhebliche Prozessprobleme, Koordinationsprobleme, Sicherheitsrisiken und viele Fehler verursacht.
Die meisten der hier dargestellten Lösungsmöglichkeiten sind mit Excel nicht oder nur sehr schwer umsetzbar. Ohne ein modernes, integriertes Performance-Managementsystem auf Basis einer zentralen, mehrdimensionalen Datenbank, das von den Controllern selbst gepflegt werden kann, ist es für ein Unternehmen nicht möglich, ein agiles Kostenmanagement mit vertretbarem Aufwand zu implementieren und zu betreiben.
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