Das funktionale Herzstück von BI-Tools für das Controlling ist ein intuitiv bedienbares Controlling-Cockpit mit unterschiedlichen Informationsbereichen und Analysepfaden (z. B. für das Top-Management, oder die Sparten oder Funktionsbereichsleitungen). Führungskräfte und Controller haben Zugriff auf alle relevanten (und freigegebenen) Geschäftsdaten, die sie für ihr Geschäftsfeld oder Fachgebiet benötigen.
Auf den höheren Entscheidungsebenen stehen bei Führungskräften zumeist übergeordnete Fragen und Perspektiven im Fokus. Schwachstellen, die dieses "große Ganze" gefährden, werden in Analysen gemäß eines Top-down-Ansatzes stufenweise aufgedeckt, wobei das Management sich schrittweise in Richtung des gewünschten Informationsdetailgrads herantastet.
Dieses Vorgehen lässt sich innerhalb eines BI-Tools sehr gut mithilfe verschiedener Navigationsmöglichkeiten unterstützen. So können für jede Entscheidungsebene übersichtliche Dashboards mit Kennzahlen und Berichten aufbereitet werden, die auf die Anforderungen der Führungskräfte zugeschnitten sind.
Startcockpits mit Datenvisualisierungen sind hierbei wichtig für die Orientierung. User können sich mit Hilfe weniger Klicks einen transparenten Überblick zur aktuellen Geschäftslage verschaffen (s. Abb. 2).
Abb. 2: Exemplarisches Controlling-Cockpit im Handel[1]
Nicht zu unterschätzen sind die Darstellungsmöglichkeiten von BI-Tools. Gerade in KMU kranken Berichte oft an fehlender Einheitlichkeit und unpassenden Darstellungen (z. B. Kreisdiagramme mit zu vielen Objekten). Das erschwert es Führungskräften, sich in Zahlen und Themen hineinzudenken.
BI-Tools visualisieren Daten hingegen einheitlich und nachvollziehbar. Richtig aufgesetzt orientieren sie sich an anerkannten Visualisierungsregeln wie den "International Business Communication Standards", welche auf die Gestaltung verständlicher Berichte und Präsentationen (u. a. inhaltliche Konzeption, visuelle Wahrnehmung und semantische Vereinheitlichung) abzielen. Verbesserungspotentiale sind dadurch wesentlich leichter erkennbar, was wiederum die Handlungsschnelligkeit des Unternehmens steigert.
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