Dieser kleine Exkurs in den Arbeitsalltag zeigt schon alle wesentlichen Elemente der ABC-Analyse, die als Controlling-Instrument in der betrieblichen Praxis, hier am Beispiel Vertrieb, eingesetzt wird:
2.1 Systematische Bestandsaufnahme
Am Anfang steht eine systematische Bestandsaufnahme der Ist-Situation. Die vage Vorstellung, dass uns ›die Zeit wegläuft‹, ist sicher zutreffend, genügt aber nicht, um Veränderungen einzuleiten. Ebenso weiß jeder, welches seine wichtigsten Produkte (Kunden, Lieferanten) sind. Doch was man im Tagesgeschäft wahrnimmt, täuscht oft über die tatsächliche Situation hinweg. Viele werden bei dieser systematischen Bestandsaufnahme überrascht sein, wie klein die Zahl der Produkte ist, mit denen der größte Teil des Gewinns erwirtschaftet wird, und wie wenig die große Zahl von C-Produkten zum Ergebnis beiträgt.
2.2 Fokussierung auf wenige Klassen
Mit der ABC-Analyse können komplizierte Strukturen überschaubar gemacht werden. Erst eine gewisse Unübersichtlichkeit wie beim Arbeitstag oder der Woche macht eine solche Bestandsaufnahme und Fokussierung auf wenige Klassen notwendig. Diese Unübersichtlichkeit ist typisch für die meisten Unternehmen, die eine Vielzahl sehr unterschiedlicher Produkte führen. Obgleich die Einteilung in nur 3 Klassen eher grob erscheint, hat sie doch gerade dadurch den Vorteil, den Blick auf das Wesentliche zu lenken.
2.3 Prioritäten setzen
Ziel der ABC-Analyse ist es, Prioritäten zu setzen. Sie dient als Entscheidungshilfe, um Management-Aufgaben effizienter zu gestalten. Zeit, Kapital und Wissen können nicht beliebig vermehrt werden. Deshalb müssen diese knappen Ressourcen optimal eingesetzt werden, Aufwand und Nutzen müssen in einem sinnvollen Verhältnis stehen. Die meiste Aufmerksamkeit wird den A-Produkten gewidmet, bei C-Produkten sind Arbeitsaufwand und Mitteleinsatz auf das Minimum zu beschränken. B-Produkte nehmen eine Zwischenstellung ein, hier ist von Fall zu Fall abzuwägen.
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