Robotic Process Automation: Vor relevanter Effizienzsteigerung stehen hohe Hürden

Laut der Managementberatung Horváth & Partners versteht man unter roboterbasierter Prozessautomatisierung (RPA) die selbstständige Ausführung wiederkehrender, regelbasierter und auf strukturierten Daten fußender Prozessschritte oder -ketten durch spezifisch programmierte Softwareroboter. Für die Studie „Next Generation Process Automation“ wurden dazu mehr als 100 Personen aus unterschiedlichen Industrien und Funktionen zu den Themen RPA und KI befragt.

Roboterbasierte Prozessautomatisierung verbessert die Compliance

RPA-Systeme imitieren menschliche Prozessschritte in bereits bestehenden Anwendungen. Die Kontrolle dieser digitalen Technologie erfolgt durch die Produktionssteuerung. Die durch RPA ausgeführten Handlungen verbessern die Compliance und erstellen ein integriertes Protokoll gleich mit. Weitere Vorteile sind beispielsweise

• die Reduktion der durchschnittlichen Arbeitszeit um ca. 40%,
• die Reduktion der Prozesszeiten um bis zu 80 %, dabei Entkopplung von Transaktionsvolumen und Mitarbeiterkapazität,
• eine Kosteneinsparung bei reduzierter Komplexität in der IT-Umgestaltung,
• signifikante Fehlerreduzierungen und die Verringerung der Nacharbeit sowie
• eine widerstandsfähige und automatische Lösung, die bis zu „24/7“ laufen kann.

Mit zunehmendem Automatisierungsgrad und dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz entwickeln sich Roboter in Zukunft sogar zu selbstständig handelnden und entscheidenden Systemen. Obwohl die Vorzüge des Einsatzes von RPA wünschenswert sind, gibt es noch einige Herausforderungen und Hürden mit der neuen Technologie (s. Abb.1).

• 55% der Befragten gaben an, dass in ihrem Unternehmen Mitarbeiterwiderstände herrschen. Dies ist hauptsächlich auf die Angst vor dem Jobverlust zurückzuführen, die nicht ganz unbegründet ist. Langfristig könnten knapp 20% der Ganztagsstellen überflüssig werden.
• Auf dem zweiten Platz wurde mit 53% das fehlende Verständnis für die Integration in das Operating Model genannt.
• Das hohe Investitionsvolumen und das fehlende technische Know-how wurden von jeweils 44% angegeben.

Die Teilnehmer der Studie erwarten vor allem in den Bereichen Accounting und Reporting eine steigende Bedeutung für den Einsatz von RPA. Es könnten Doppelarbeiten minimiert und Mitarbeiter entlastet werden, was eine höhere Fokussierung auf die Kernkompetenzen ermöglichen würde.

Erfolg ist ohne klar definierte Voraussetzungen nicht möglich

Mit der Implementierung von RPA-Systemen erhoffen sich die Unternehmen langfristigen Erfolg in der Unternehmenssteuerung. Dafür sind folgende Aspekte zu beachten:

• bei der Anpassung der Prozesse, Support-Modelle und Mitarbeiter-Fähigkeiten entstehen neue Herausforderungen,
• eine vielschichtige Automationsstrategie zur Ableitung der Anforderungen ist notwendig,
• die integrierte Vorgehensweise ist erfolgskritisch und
• es müssen die „richtigen“ Use-Cases identifiziert werden.

RPA ist in annähernd allen Branchen und Funktionsbereichen erfolgreich pilotiert worden. Die Einführung einer neuen digitalen Technologie ist allerdings nicht ohne weiteres möglich. Im Vorfeld müssen die Prozessorganisation und -architektur angepasst werden. Anschließend sollte die RPA stufenweise in einzelne ausgewählte Prozesse überführt werden. Mithilfe eines 360-Grad-Assessments können die Auswirkungen eines umfassenden RPA-Einsatzes identifiziert und ein spezifisches Leitbild abgeleitet werden.