Nach § 6 Abs. 1 ArbSchG ist eine Dokumentation verpflichtend für alle Betriebe - unabhängig von ihrer Größe.

Die Erfüllung der Dokumentationspflicht ist nicht nur ein formaler Vorgang. Sie dient auch der Rechtssicherheit des Arbeitgebers bzw. seiner verantwortlichen Personen. Im Schadensfall kann anhand der Dokumentation nachgewiesen werden, dass der Arbeitgeber grundlegenden Arbeitsschutzpflichten nachgekommen ist, insbesondere der Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung. Die Dokumentation kann als Hilfe zur Prüfung der Wirksamkeit der getroffenen Schutzmaßnahmen herangezogen werden. Außerdem ist sie eine hilfreiche Grundlage für die Unterrichtung/Unterweisung gegenüber den Beschäftigten. Aus diesen Gründen ist die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung auch für Betriebe mit zehn oder weniger Beschäftigten sinnvoll und zu empfehlen; dies entspricht auch dem europäischen Arbeitsschutzrecht.

Die Anforderungen an eine Dokumentation sind für Unternehmen mit zehn oder weniger Beschäftigten im Regelfall erfüllt, wenn der Arbeitgeber

  • zur Durchführung der Gefährdungsbeurteilung eine Hilfe zur Gefährdungsbeurteilung nutzt, die der zuständige Unfallversicherungsträger oder die staatliche Arbeitsschutzbehörde zur Verfügung stellt,
  • an der Regelbetreuung teilnimmt und die ihn beratenden Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Betriebsärzte ihm Unterlagen zur Gefährdungsbeurteilung überlassen oder
  • an einem alternativen Betreuungsmodell seiner zuständigen Berufsgenossenschaft teilnimmt und die im Rahmen dieses Modells vorgesehenen Instrumente für die Gefährdungsbeurteilung anwendet.

Für die Dokumentation des Ergebnisses der Gefährdungsbeurteilung, der festgelegten Maßnahmen und deren Überprüfung ist keine einheitliche Form vorgeschrieben. Zur Unterstützung halten die Berufsgenossenschaften Handlungshilfen zur Durchführung der Dokumentation bereit.

Die Dokumentation dient sowohl der Organisation und Eigenkontrolle des Unternehmens als auch für den Nachweis der Einhaltung der gesetzlichen Forderungen gegenüber den Aufsichtsbehörden. Sie sollte keine Formalie, sondern ein echtes betriebliches Arbeitsmittel sein. Auf vorhandene mitgeltende betriebliche Sicherheitsunterlagen kann verwiesen werden, z. B.:

  • Betriebsanweisungen für den Umgang mit gefährlichen Stoffen oder Arbeitsmitteln,
  • Sicherheitsdatenblätter,
  • Gefahrstoffkataster,
  • Bedienungs- und Betriebsanleitungen für Geräte und Maschinen,
  • Prüfnachweise,
  • Konformitätsbescheinigungen.

Eine rechtssichere Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung sollte enthalten:

  • Ergebnisse der jeweiligen Gefährdungsbeurteilung:

    • Welchen Gefährdungen sind die Beschäftigten ausgesetzt?
    • Wie groß ist das Ausmaß der Gefährdungen (Risiko klein, mittel, groß)?
    • Wie dringlich ist die Beseitigung der Gefährdung (sofort, kurz-, mittel-, langfristig)?
    • Welches Schutzziel muss erreicht werden (Vorschriften)?
  • Festlegung der erforderlichen Arbeitsschutzmaßnahmen (Handlungsbedarf):

    • Welche Maßnahmen sind durchzuführen (Rangfolge T–O–P beachten)?
    • Bis wann sind die Maßnahmen zu realisieren (Terminkontrolle)?
    • Wer ist für die Durchführung verantwortlich?
  • Ergebnisse der Überprüfung der durchgeführten Maßnahmen:

    • Wie wirksam sind die durchgeführten Maßnahmen?
    • Was muss zusätzlich veranlasst werden?

Die Dokumentation kann in schriftlicher Form (Aktenordner, Karteikarten) oder mittels Computer erfolgen.

Für die Ermittlung und Beurteilung von Gefahrenschwerpunkten oder Belastungsanalysen als Bestandteil von Gefährdungsbeurteilungen bieten die Unfallversicherungsträger und Arbeitsschutzbehörden zahlreiche Hilfen an.

Bei der Verwendung von Checklisten und Computerprogrammen für die Erstellung und Dokumentation von Gefährdungsbeurteilungen ist zu beachten, dass derartige Hilfen nie alle denkbaren Gefahrenmomente beinhalten können. Deshalb muss immer kritisch hinterfragt werden, ob außerhalb der vorgegebenen Gefährdungslisten spezielle, betriebsspezifische Gefährdungen vorhanden sind.

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