Empfangsarbeitsplätze planen und optimieren / 4 Akustik

4.1 Akustische Bedingungen in offenen Empfangsbereichen

An offenen Theken gibt es i. d. R. keine gravierenden Akustikprobleme. In großen Räumen kann es Probleme mit Halleffekten geben, die aber meist mit einfachen Mitteln der Raumgestaltung (Stellwände, Pflanzkübel, textile Dekoration usw.) eingedämmt werden können. Probleme mit dem Schalleindruck am Telefon können über Auswahl oder Einstellungen des Telefons bzw. des Mikros abgestellt werden.

4.2 Akustische Bedingungen an geschlossenen Pforten

Von viel größerer Bedeutung ist die Akustik – und damit verbunden die Funktion der Gegensprechanlage – bei vollständig geschlossenen Pforten. Damit diese wirklich bestimmungsgemäß geschlossen betrieben werden können und trotzdem Besuchern und Personal erfolgreiche Kommunikation ermöglichen, muss die Gegensprechanlage absolut störungsfrei arbeiten. Dafür sind die technische Ausstattung ebenso wie die akustischen Bedingungen im Eingangsbereich und in der Pforte wesentlich.

4.2.1 Raumakustik

Sowohl Pforten als auch die Eingangsbereiche selbst sollten keine störenden Schalleindrücke vermitteln. Im Eingangsbereich werden z. B. gern Glas und polierte Steinoberflächen als hochwertige Baustoffe eingesetzt. Sie können aber dazu führen, dass Bereiche, in denen es auf präzise Kommunikation ankommt, in störender Weise schallhart werden. Abhilfe schaffen z. B. textile Bodenbeläge oder schallresorbierende Wand- oder Deckenbekleidungen. Moderate Akustikbedingungen schonen nicht nur die Nerven der Beschäftigten, sondern schaffen auch einfachere Bedingungen für den Betrieb einer Gegensprechanlage.

4.2.2 Geräuschkulisse

Hintergrundgeräusche erschweren auf beiden Seiten die Verständigung über eine Gegensprechanlage. Auf der Eingangsseite entstehen sie z. B. durch Gespräche von Passanten im Eingang, durch das Öffnen und Schließen von Türen oder durch von außen eindringende Verkehrsgeräusche, wenn die Eingangstüren geöffnet werden. Naturgemäß sind diese Geräusche kaum zu unterbinden und lassen sich auf der Eingangsseite nur indirekt über die Raumakustik und die Funktion des Mikrofons (s. Abschn. 4.2.3) unterdrücken.

Innerhalb der Pforte sind es ggf. benachbarte Arbeitsplätze, die sich mit ihrer Geräuschentwicklung gegenseitig stören, oder technische Einrichtungen wie Protokolldrucker der Haustechnik oder die Lüftungs- oder Klimaanlage. Grundsätzlich sollte eine ruhige Arbeitsatmosphäre und die Vermeidung von Störgeräuschen innerhalb der Pforte Vorrang haben. Hochwertige Gegensprechanlagen mit Richtmikrofonen sind zwar durchaus in der Lage, auch bei einer gewissen Geräuschkulisse einwandfrei zu übertragen. Allerdings steigt eben der technische Aufwand und überdies schont es die Beschäftigten mehr, wenn störende Hintergrundgeräusche von vornherein vermieden oder wenigstens unterdrückt werden.

Manchmal können Schallschutzelemente wie halbhohe Trennwände gegen Störgeräusche abschirmen, sie lassen die Pforte aber auch enger und unübersichtlicher wirken. Technische Einrichtungen sollten auf jeden Fall lärmarm gestaltet bzw. abgeschirmt werden. Überwachungseinrichtungen der Haustechnik müssen ggf. in abgetrennten Bereichen, in Schränken oder unter Schallschutzhauben untergebracht werden, was allerdings wieder entsprechende Platzreserven erfordert.

4.2.3 Betrieb der Gegensprechanlage

Erfolgreiche Kommunikation funktioniert nicht nur über problemlose sprachlich-akustische Verständigung. Angenehme Atmosphäre und Sichtkontakt spielen eine mindestens ebenso große Rolle. Dies darf bei Gestaltung und Betrieb geschlossener Pforten auf keinen Fall außer Acht gelassen werden. Grundsätzlich muss man davon ausgehen, dass der Besucher beim Betreten eines Gebäudes stets eher den persönlichen Kontakt mit einem Gegenüber sucht. Vor einer geschlossenen Pforte zu stehen, schafft zunächst Distanz. Diese Distanz muss mit allen Mitteln der Kommunikation – Atmosphäre, Blickkontakt und sprachlicher Kontakt – überbrückt werden.

Für die positive Einstellung ist es wesentlich, dass der Besucher auf Anhieb die richtige Kontaktstelle erkennen kann, er also sofort den Mitarbeiter sieht und sich eingeladen fühlt, in üblicher Weise Kontakt aufzunehmen. Das besucherseitige Mikrofon muss daher unbedingt dem Verhalten und den Bedürfnissen der Besucher angepasst sein, und nicht umgekehrt. Bedienknöpfe ("Hier drücken und sprechen") sollten ebenso vermieden werden wie die Notwendigkeit, bestimmte Körperhaltungen einzunehmen ("Hier sprechen").

Trotzdem wird man feststellen, dass allein die geschlossene Glasscheibe manchen Besucher davon abhält, sich an den Mitarbeiter in der Pforte zu wenden. Dieses Problem wird oft verstärkt durch falsche Lichtgestaltung, getöntes Glas usw. Abhilfe schaffen z. B. geschickt angebrachte Gestaltungselemente auf der Glasfläche, die den Eindruck vermitteln, dass Kontakt möglich ist. Natürlich kann auch die Aufmerksamkeit des Personals wesentlich dazu betragen, dass diese Kluft überwunden wird. Grundsätzlich möchte der Besucher aber den Eindruck haben, selber aktiv über die Kontaktaufnahme zu entscheiden und nicht etwa aufgerufen zu werden.

Auf der Pfortenseite kommt es ebenfalls darauf an, dass die Anlage mit der entsprechenden Mikrofontechn...