Aufbau eines AMS gemäß NLA: Hauptelement Messung und Bew ... / 4.1 Zielsetzung

Formalisierte Managementsysteme sehen zur systematischen Überprüfung und Verbesserung der Eignung und Wirksamkeit der installierten Managementsysteme regelmäßige interne Audits vor. Zeitgemäße Managementkonzepte, wie das EFQM-Modell sprechen auch von Self Assessments. Interne Audits oder Self Assessments zählen zu den wichtigsten Managementmethoden.

Interne Audits^[1] ergänzen die laufende Überprüfung und kontinuierliche Überwachung der Prozesse. Sie werden geplant und in regelmäßigen Abständen (z. B. jährlich) nach einem festgelegten Verfahren durchgeführt. Im Rahmen eines AMS sollten sie immer ein Systemaudit und ein Complianceaudit, die gemeinsam stattfinden, umfassen.

Wichtig

Unterschied zum internen Audit im Rahmen des QMS

Die Differenzierung zwischen Systemaudit und Complianceaudit und die gleichzeitige Durchführung sind Unterscheidungsmerkmale zu den internen Audits im Rahmen des Qualitätsmanagements. Ansonsten ist die Vorgehensweise gleich. Hat ein Unternehmen ein QMS, können Sie bei der Gestaltung der Arbeitsschutzorganisation auf den QMS-Prozess "Interne Audits" verweisen und nur die Ergänzung Systemaudit und Complianceaudit einfügen.

Der Systemteil eines internen Audits überprüft

• die Eignung des AMS (Angemessenheit der Dokumentation des AMS und darin festgelegter Verfahren),
• die Vollständigkeit des AMS (Abdeckung der im Referenzmodell (z. B. "nationalem Leitfaden") aufgezeigten Elemente und Spezifikationen),
• und die Wirksamkeit des AMS (Bekanntheitsgrad im Unternehmen sowie wesentliche Ergebnisse der Umsetzung).

Der Complianceteil eines internen Audits untersucht parallel,

• ob das Unternehmen die für die einzelnen Unternehmensbereiche relevanten öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen kennt,
• den Umsetzungsverantwortlichen mitteilt und
• wirksam umsetzt (Lenkung der Umsetzung).

Ein internes Audit untersucht hierzu in definiertem Umfang die interne Dokumentation zum AMS sowie stichprobenartig

• die Prozesse, wie sie durch Verfahren festgelegt und anhand von Anweisungen beschrieben sind,
• die Verfahren der Überprüfung und Überwachung sowie Bewertung und der aufgrund ihrer Ergebnisse eingeleiteten Maßnahmen,
• die Qualifikation und soweit möglich das Verhalten der eigenen bzw. geliehenen Mitarbeiter sowie der Mitarbeiter von Fremdfirmen und
• die Eignung des Arbeitsumfeldes, der Arbeitsmittel und -stoffe aus der Sicht des Arbeits- und Gesundheitsschutzes.

Der Auditumfang hängt insbesondere von der "Gefahrgeneigtheit" des zu auditierenden Bereiches sowie vom Detaillierungsgrad der AMS-Dokumentation ab.

Praxis-Tipp

Interne Audits

"Vollständige" interne Audits, die das gesamte Unternehmen (unter Einbeziehung aller Standorte und Funktionsbereiche) untersuchen, sollten Sie alle drei Jahre einplanen.

"Teilaudits" mit definiertem Inhalt sollten Sie in jährlichem Rhythmus einplanen.

Bei besonderen Anlässen (z. B. einem schweren Unfall) können weitere spezifische interne Audits zum AMS erforderlich werden.

Die Ergebnisse eines internen Audits (Stärken und Schwachpunkte) sollten in einem Auditbericht festgehalten werden. Sie bilden dann den Ausgangspunkt für das Ableiten und Ergreifen von Folgemaßnahmen zur Verbesserung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes und des AMS. Die Ergebnisse können auch für die Leistungsbewertung von Führungskräften herangezogen werden.

Mit den Ergebnissen des Systemteils der internen Audits kann ein Unternehmen die Erfüllung seiner Organisationsverpflichtungen nach § 3 Abs. 2 ArbSchG nachweisen. Die Ergebnisse des Complianceteils belegen die Einhaltung der für das Unternehmen zutreffenden öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen sowie der Regeln der Technik im Arbeits- und Gesundheitsschutz.

Ein internes Audit für ein AMS kann entweder eigenständig oder zusammen mit anderen internen Audits (z. B. des Umweltmanagements) durchgeführt werden. Neben fachliche Aspekten sprechen vor allem auch wirtschaftliche Aspekte für kombinierte interne Audits:

• insgesamt geringere Belastung der auditierten Bereiche,
• Nutzung von Gemeinsamkeiten der einzelnen Auditsysteme,
• Erzielung synergistisch bewerteter Ergebnisse und
• Einsparungen (z. B. geringerer Planungsaufwand, Vermeidung überflüssiger Mehrfacharbeiten).

Zur Planung und Lenkung "fähiger" interner Audits fordert der NLA die Erstellung eines Auditprogramms. Es legt i. W. einen Zeitplan, die Vor- und Nachbereitungen, die Verfahren, den Auditplan sowie die erforderlichen Ressourcen fest.

Der Auditplan legt insbesondere fest:

• die Ziele, den Umfang und die Kriterien eines Audits,
• das Auditteam und sonstige Teilnehmer, wie Beobachter, Begleiter, Arbeitnehmervertretung sowie
• den Ablauf und die Methoden der Auditierung.

[1] Siehe hierzu auch Interne Audits im Arbeitsschutz.