Softwareeinführungen – So erleichtern Sie Mitarbeitern den Wandel

Wann haben Sie zuletzt einem Kollegen geholfen, der sich mit einer Software nicht auskannte? Jahr für Jahr stehen Unternehmen vor der Herausforderung, nicht nur den Kollegen nebenan, sondern die gesamte Belegschaft im Umgang mit neuer Software zu schulen. 

Softwareeinführungen kosten Unternehmen oft Millionen – und scheitern regelmäßig. Nicht zuletzt wegen mangelnder Fortbildung der Mitarbeiter. 

EPSS versprechen, die Schwachstellen traditioneller Schulungsformate auszugleichen: Statt einer handvoll Seminare im Jahr bieten sie Unterstützung on demand. Die intelligenten Software-Tools erkennen, welche Aufgabe der Nutzer gerade bearbeitet und zeigen bei Bedarf die passenden Informationen an.

Obwohl der Begriff vielen nicht geläufig ist, nutzen wir EPSS (Electronic Performance Support Systems) schon lange im Alltag. Ein Beispiel: Das Navigationssystem im Auto. Der Fahrer muss die Strecke nicht kennen. Er muss auch nicht an jeder Kreuzung auf die Karte schauen. Das Navi führt ihn in Echtzeit ans Ziel. 

Ineffektive Schulungsmethoden immer noch Standard

Personalentwicklern steht eine große Bandbreite an Hilfsmitteln zur Verfügung, um Mitarbeitern den Umgang mit Software zu erleichtern. Doch in der Praxis setzen Unternehmen noch auf Präsenzschulungen, Video-Tutorials und dicke Ordner mit Unterlagen. 

Diese bekannten Formate eignen sich bestens, um Grundwissen aufzubauen und kleinere Gruppen zu schulen. Sie reichen jedoch nicht aus, um eine große Anzahl von Mitarbeitern bei akuten Problemen im Arbeitsalltag zu unterstützen.

Große Kluft zwischen Theorie und Praxis

Seminare, Videos und Handbücher vermitteln das Wissen "auf Vorrat”. Wir nehmen theoretische Inhalte auf, um sie erst später praktisch anzuwenden.  Doch der Wissenstransfer aus dem Seminarraum an den Arbeitsplatz gelingt nur selten. Studien belegen, dass wir bis zu 75 Prozent des Gelernten schon nach zwei bis drei Wochen vergessen. 

Logistischer Aufwand

Für jede Präsenzschulung müssen Trainer, Schulungsräume und Unterlagen bereitgestellt werden. Nur wenige Unternehmen können es sich leisten, solche Veranstaltungen regelmäßig zu organisieren. 

Videos und Dokumente veralten schnell

Videos und Dokumente veralten mit jeder Änderung der Benutzeroberfläche und müssen aufwendig aktualisiert werden. Dadurch entstehen zusätzliche Kosten.  

Verluste in Millionenhöhe

Mitarbeiter verlieren pro Arbeitstag im Schnitt 22 Minuten mit IT-Problemen. Der Produktivitätsverlust kommt Unternehmen teuer zu stehen: Ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern verliert täglich 22.000 Minuten. Je nach Gehaltsniveau entstehen dadurch Verluste von circa 4,5 Millionen Euro im Jahr.

Welche Lösung bietet ein EPSS?

Mit EPSS finden “Learning” und “Doing” gleichzeitig statt. Mitarbeiter erledigen ihre Aufgaben, während sie direkt am Bildschirm von einem virtuellen Assistenten geführt werden – Schritt für Schritt und in Echtzeit.

Userlane schließt die Lücke zwischen Theorie und Praxis

Mit Userlane stammt einer der weltweit führenden EPSS-Anbieter aus Deutschland. Navigationssysteme führen den  Autofahrer mühelos an jedes Ziel. Userlane überträgt das gleiche Prinzip auf Software. Dazu werden sogenannte interaktive Guides (Schritt-für-Schritt-Anleitungen) direkt in die jeweilige Software integriert.

Die Guides führen Nutzer von Klick zu Klick durch jede Aufgabe – direkt innerhalb der Software. So lässt sich jeder Prozess einfach erklären.
Mit der Userlane-Technologie kann jeder Mitarbeiter eigene interaktive Guides erstellen –  in wenigen Minuten und ohne Programmierkenntnisse. So wird das Know-how für das ganze Unternehmen zugänglich.

Warum Unternehmen Userlane nutzen

Konzerne wie Commerzbank, Deutsche Bahn und Allianz setzen Userlane erfolgreich für   Mitarbeiterschulungen ein. Die Entscheidung für ein EPSS fällt meist in der Kombination folgender Gründe:

Mehr Produktivität am Arbeitsplatz

“Learning” und “Doing” finden gleichzeitig statt. Mitarbeiter müssen den Workflow nicht unterbrechen, um ein Handbuch zu lesen oder ein Video anzusehen. Sie können die Anwendung nutzen, selbst wenn sie keine Vorkenntnisse mitbringen.

Rücksicht auf individuelle Lernbedürfnisse

Mitarbeiter lernen vor Ort im eigenen Tempo und nutzen je nach Wissensstand die passenden Guides. Dadurch sind sie nicht länger auf Trainer angewiesen.

Software-Schulungen werden skalierbar

Durch den Einsatz von EPSS können Unternehmen einer unbegrenzten Anzahl von Mitarbeitern – egal ob 100 oder 100.000 – gleichzeitig Wissen vermitteln.

Software passt sich Menschen an – nicht umgekehrt

Userlane unterstützt Unternehmen bei der digitalen Transformation. Mit einer Lösung, die Software an die Bedürfnisse der Nutzer anpasst. Mitarbeiter werden bei jedem Schritt begleitet und können neue Tools vom ersten Tag an effektiv nutzen. 

Weitere Informationen zum Thema Mitarbeiterschulung mit interaktiven Guides sowie eine Demo von Userlane.